Slik sparer du tid og får full oversikt over mobilkostnadene
Dersom virksomheten din har tydelige retningslinjer, kan du både spare tid, få mer forutsigbare kostnader og de ansatte får mer frihet. Her er alt du trenger å vite for å komme i gang allerede i dag!
Det er nytt år og nye muligheter til å tenke nytt rundt kostnadsbesparelser, ressursbruk og interne prosesser.
3 myter om mobilabonnement fra våre kunder
Vi snakker daglig med kunder og har oppdaget flere myter rundt mobilbruk og abonnement. For deg med ansvar for bestilling av mobiltelefoner, abonnement og retningslinjer til ansatte kan disse være fine å kjenne til:
1. «Det er for lite data inkludert»
Ofte er det enkeltpersoner som skaper inntrykk av at alle ansatte har for lite data inkludert i abonnementet sitt. Dette kan være fordi de selv ønsker seg ubegrenset data. Men vi vet at de fleste klarer seg godt med et enklere abonnement.
2. «Ledere har alt inkludert»
Flere tror at ledere har ubegrenset med data og hastighet. Men etter at våre eksperter har gått igjennom retningslinjene med kundene viser det seg at dette var mer vanlig før. Veldig mange ledere er for likhet, og at alle ansatte skal ha de samme betingelsene.
3. «Jeg har et helt vanlig forbruk»
Vi har også hørt at det er mange ansatte som aldri ser mobilregningene sine. De ville muligens fått seg et stort sjokk hvis de fikk vite hvor mye ekstra kostnader virksomheten faktisk må ut med for å dekke utgifter da de jobbet fra hytta eller var på juleferie i Thailand. Det kan være lurt at de ansatte får et forhold til regningene sine, både for sin egen del og bedriften sin.
det finnes digitale verktøy som hjelper dere med å spare tid, smartere administrasjon og forutsigbare kostnader for virksomhetens mobilpark?
mange ansatte har høy betalingsvilje til å ta deler av kostnaden selv for å få nyeste, dyreste mobil?
få ansatte har behov for ubegrenset datamengde?
tydelige retningslinjer kan bidra optimalisert tidsbrukt og reduserte kostnader?
det er mulig å automatisere bestillingsprosessen på mobil, abonnement og utstyr og bedriftens retningslinjer?
Spar tid og få full oversikt over mobilkostnadene
Vi har snakket med to av våre eksperter på mobilitet, som sitter tett på våre kunder.
- Vår erfaring er at dersom kunder investerer tid i å lage tydelige retningslinjer, er det fullt mulig for virksomheten å både spare tid og få full oversikt over mobilkostnadene. Med et solid regelverk i bunn kan oppgaver som bestilling av mobil og utstyr automatiseres. Da kan ansatte enkelt bestille selv digitalt det de vil ha, det vet vi at de setter pris på.
Samtidig vil dere få full oversikt over mobilkostnadene. Og forutsigbare kostnader gjør det enklere å budsjettere. Dette er en «win-win»-situasjon for både bedriften og ansatte, sier Stian Heldahl, Solutions Architect Mobilitet i Telenor.
Her er Stians tre beste tips for retningslinjer:
1. Lag tydelige retningslinjer som alle forstår
Vi anbefaler alle virksomheter å ha tydelige, gode retningslinjer som inneholder både offentlig regelverk, mobilabonnement, beskatning, utstyrskjøp og rutiner.
Samtidig bør dere få stadfestet det ansatte skal betale selv, skaffe dere forutsigbarhet over kostnader og få oversikt over manuelle oppgaver som kan automatiseres.
2. Oppdater retningslinjene jevnlig
Retningslinjer bør oppdateres jevnlig da det kan være nye offentlige regler som bør inn, eller endringer i bruksmønster eller behov. Det gir også bedriften mulighet til å endre på egenandel på mobiltelefon, abonnement, mobilutstyr og rutiner.
3. Snakk med eksperter, få bistand til beste praksis
Vi har et eget team som hjelper kunder daglig med å se over retningslinjene, justere eller lage nye. De siste 3 årene har vi hjulpet 400 kunder med å sette opp regelverk for små og store bedrifter, i mange ulike kundesegmenter.
- Vi har merket en økende interesse for gode retningslinjer nå som fastnettet ikke lenger eksisterer og flere trenger mobiltelefoner.
Våre eksperter har mye kundeinnsikt og kunnskap om både beste praksis og skreddersøm. Vi kan gi deg råd for å redusere kostnader, optimalisere tidsbruk, holde deg oppdatert i lover og regler og for å sikre fornøyde ansatte.
Eksempelvis vet våre rådgivere at 80-90 % av bedrifter velger tvunget tilbehør, det vil si at ansatte må velge beskyttelsesglass og/eller deksel, som en fysisk forsikring for at levetiden på mobiler skal forlenges.
Vi har utviklet en egen guide basert på tusenvis av kundemøter, som vi går igjennom med våre kunder. Denne får vi enormt gode tilbakemeldinger på, sier Stian videre.
Her er noen gode spørsmål å stille seg når man skal lage retningslinjer
Mobiltelefonen - ett av våre viktigste jobbverktøy
Den hybride hverdagen har gjort at ansatte ofte jobber på farten - fra hvor som helst og når som helst. Dette har gjort oss avhengige av å kunne logge inn på jobbens systemer med mobilen.
Dette krever også at ansatte har en jobbmobil og at man tenker på sikkerheten.
- Det er få ansatte som går rundt med to mobiler - en jobbmobil og en privat - naturlig nok. Noe som betyr at de bruker samme enhet på jobb og privat, sier Kai André Kaasbøll, Strategi og Marked i Telenor Bedrift.
- Ettersom mange er opptatt av å ha den nyeste smarttelefonen med det beste kameraet, erfarer vi at mange er villige til å betale mellomlegget selv dersom jobben ikke dekker de dyreste mobilene. Mange er også glade for å få data dekket av arbeidsgiver, og betaler gjerne for ekstra datapakker dersom de går over det som er inkludert, fortsetter Kai André.
Kostnadsdeling - gunstig for alle
Mobiltelefoner blir stadig dyrere. Noen kunder har gått fra å spandere nyeste mobiltelefon og hele mobilregningen hver måned, til å bidra med et avtalt beløp til ny telefon og abonnement. Ansatte dekker da egenandelen på mobil og ekstra dataforbruk selv.
Dersom ansatte skal på reise, ferie eller jobbe fra hytta en måned, kan de enkelt kjøpe ekstra data kun denne måneden. Det blir mye rimeligere for bedriften enn om alle skal ha et dyrere abonnement med mer data inkludert.
Vi har flere løsninger slik at "betale selv" kan gjøres enkelt for virksomheten og de ansatte:
Med Fakturakontroll dekker jobben det som er inkludert i abonnementet og ansatte trekkes automatisk for ekstra bruk ved lønnstrekk. Dersom de bruker data utover det som er inkludert, slipper de måtte avklare dette med arbeidsgiver før de fyller opp. Virksomheten kan på forhånd velge ut hvilke varelinjer dere skal betale og hvilke som skal gå på lønnstrekk, for eksempel utenlandssamtaler.
De ansatte kan også kjøpe ekstra datapakker eller økt hastighet i Mitt Telenor med Vipps. Dette kaller vi Betal Selv.
Slik kan virksomheten både forenkle prosesser og spare tid, men også legge ting mer til rette for kostnadsdeling og kostnadskontroll.
Spar tid - automatiser mobiltjenester
- Flere kunder sier at de i gjennomsnitt sender minimum fem e-poster til hver ansatt ved bestilling av mobiltelefon og utstyr til dem. Dette er mye unødvendig bruk av tid. Ved å ta i bruk automatiserte bestillingsverktøy kan ansatte gjøre dette selv og spare tid, sier Kai André. Det gir også de ansatte en valgfrihet de setter stor pris på.
mPort er et digitalt verktøy som:
Gir bedriften full oversikt over alle kostnader forbundet med mobiltjenester, også på individnivå.
Gir raskt oversikt over hvem som kjøper nye telefoner ofte eller bruker data utover det som er inkludert i abonnementene.
Muliggjør iverksetting av retningslinjer, slik at dere kan forhåndsdefinere hvilke enheter, abonnement og utstyr de ansatte kan bestille.
Bidrar til forutsigbare kostnader ved forhåndsbestemte utvalg som tilbys.
Sørger for trygghet om at ansatte velger mobiler som støtter apper og annen programvare bedriften bruker i dag.
Skreddersyr dersom dere har ønsker utover vanlig standard. Eksempler: dere kan dekke hodesett til de som jobber fra kontor, dekke nettbrett til de som jobber på farten eller gi de som er mye på farten mulighet til å bestille ny telefon oftere enn andre da telefonene deres ofte har større slitasje.
Lar de ansatte bestille mobil og tilbehøret de vil ha selv. De betaler eventuell egenandel selv med Vipps.
Ved hjelp av API-er kan dere integrere løsningen med deres egne systemer. Slik kan de ansatte få alt på ett sted med single-sign-on og slipper å logge seg inn flere steder.
Tar hånd om service. De ansatte kan sende inn mobilen hvis den går i stykker. Bedriften kan legge inn et maksbeløp, for eksempel at dere reparerer ikke mobiler som er over 24 måneder gamle og/eller at dere ikke dekker reparasjonsregninger over for eksempel 4000,-
...dette byr på mange muligheter for frihet og kontroll for virksomheten.
Fylkeskommunen tok grep med mPort
Selvbetjening effektiviserer hverdagen og fristiller tid hos de som har bestilt mobil til alle ansatte frem til nå. I tillegg blir ansatte fornøyde når de får velge selv.
- Jeg opplever at kunder sier: «Tenk at dette endelig skjer». De er overlykkelige over å få implementert regelverket sitt inn i mPort, slik at de slipper å bruke tid på intern støy og e-poster frem og tilbake med ansatte. Flere kunder har fortalt om ansatte som har sagt: «Kan jeg virkelig bare bestille mobil selv, uten å be om lov?», etter at de har fått mPort, forteller Stian.
Trøndelag Fylkeskommune har nå cirka 4500 brukere og har vært fornøyde fra dag én med mPort. Sjekk ut hvordan de bruker mPort
Få full oversikt over mobilkostnadene
Som en totalleverandør har vi kompetansen og verktøyene du trenger. Vi har mange gode råd og er klare for å dele disse med deg.
