mPort ble løsningen for Trøndelag fylkeskommune

Da Nord- og Sør-Trøndelag ble slått sammen til ett fylke 1. januar 2018, ble de omtalt som «frontløpere» i regionreformen.

– Vi var den første regionen som ble slått sammen, og fikk fort kjenne på at mange rutiner og ordninger skulle endres på. Blant annet satt vi med ulike løsninger for mobiltelefoni i de to fylkene, og måtte på kort tid stable på plass en ny ordning, forteller Anders Lennart Elstad ved Seksjon IKT i Trøndelag fylkeskommune.

Valget falt ganske raskt på mPort fra Telenor, en løsning som lar arbeidsgivere delegere oppgaver til hver ansatt – samtidig som man beholder full kontroll.

– Skulle vi ha en mobilordning på plass ved sammenslåingen, med det volumet vi da snakket om, oppdaget vi at mPort var noe vi måtte ha. Ellers hadde vi ikke klart å få etablert en mobilordning med et grensesnitt der brukerne kunne gjøre mye av jobben selv, sier Elstad.

Han satt selv i gruppen som arbeidet med å finne frem til felles ordning i opptakten til sammenslåingen. Noe av det første de da så på, forteller Elstad, var hvilke behov de faktisk hadde – og antok de ville ha i årene som kommer:

– Det er jo alltid mange ulike veier til mål. Skal man utvikle noe selv eller kjøpe tjenester fra andre? Hva trenger man egentlig – og hva skal vi egentlig kunne kreve av systemet? Vi opplevde at mPort dekket de behovene vi ville ha fra dag én i nye Trøndelag. Så har det vært en reise etterpå også, der vi har gjort egne tilpasninger – blant annet ved å knytte mobilordningen opp mot økonomi- og admin-systemene via vår egen «robot», sier Elstad.

En av de største utfordringene mPort løste for Trøndelag fylkeskommune, var muligheten de nå 4000 ansatte fikk til å kunne bestille mobiltelefoner og styre abonnementene sine, direkte i en nettportal.

– Videre ble det mulig for brukerne å se hvor mye som blir dekket av arbeidsgiver – i vårt tilfelle 4500 kroner hver 24. måned – og hva de selv måtte betale via Telenors nettløsning. Slik kan de selv velge akkurat hvilken mobil de vil ha … også om de ønsker seg den nyeste smarttelefonen, sier Elstad.

Elstad forteller at det før sammenslåingen var store forskjeller i de to fylkenes mobilordninger, spesielt knyttet til hvor stor del av utgiftene som ble dekket. Men også innad i fylkene var det forskjellig praksis, for eksempel med ulike satser fra skole til skole.

– Det opplevdes litt uryddig. Noen kunne få 1000 kroner i året, andre kunne få 450 kroner i måneden. Samtidig hadde ansatte i administrasjonen langt friere ordninger i Sør-Trøndelag enn vi hadde i Nord-Trøndelag, sier Elstad.

Da fylkeskommunen fikk på plass mPort, ble det også bestemt at ordningen skulle være tilgjengelig for alle ansatte med over 20% stillingsbrøk.

– Vi var opptatt av at ingen skulle ekskluderes. Enten du er lærer, avdelingsleder eller renholdsmedarbeider, dekker vi et like stort beløp knyttet til kjøp av mobiltelefon. Det er et demokratisk prinsipp vi følger – og ved at vi nå har full kontroll og forutsigbarhet på utgiftene, er det lettere å kunne leve opp til dette, sier Elstad og legger til:

– Samtidig ser vi jo at noen yrkesgrupper har et større behov enn andre knyttet til mobilbruk. Da har vi løsninger som gir en stor fleksibilitet uten at det må et stort apparat til for å få godkjent dette.

Med så mange ansatte å holde styr på, var det viktig for Elstad at mPort kunne «snakke» godt sammen med de andre systemene i fylkeskommunen, ved hjelp av deres egenutviklede robot.

– Målet er jo å ta bort så mange manuelle rutiner som mulig. Straks noen blir fast ansatt i en stilling med 20% eller høyere stillingsprosent, i over seks måneder, blir de også automatisk opprettet som en mPort-bruker, forteller Elstad.

Alt som blir foretatt av kjøp og endringer i mPort, vil roboten igjen sende tilbake til fylkeskommunens inventarsystem «Nilex», der all brukerhistorikken finnes.

– Da har vi en komplett og løpende oppdatert oversikt over hva alle brukere har anskaffet av utstyr til hvilken pris, og til hvilken tid alt har skjedd. Vi vil automatisk klare å håndtere skatter og avgifter, for eksempel den dagen telefonen eventuelt skal kjøpes ut, sier Elstad.

Ved utkjøp er det viktig at det beregnes riktig fordelsbeskatning, samt at dette innberettes – noe systemet her kan legge til rette for. For ikke å snakke om all tiden som frigjøres ved at ledere og administrasjon slipper å detaljstyre de ansattes mobilhverdag.

Elstad har foreløpig ikke konkrete tall på besparelsene knyttet til dette i Trøndelag fylkeskommune, men har selv merket fordelene av den nye mobilordningen:

– Vi måtte nok ha økt bemanningen betraktelig om vi skulle gjort alt som vi gjorde det før. Da satt jeg nærmest bare og styrte med disse tingene. To dager i hver måned gikk også med til å oppdatere Fakturakontroll, så den var riktig innen den 20. hver måned – uavhengig om det var sommerferie eller jul.

Elstad forteller om mange endringer i bemanningen hver måned.

– Det er folk som slutter eller går av med pensjon, samtidig som det stadig kommer nye til. Rundt skolestart har vi også en stor turnover. Det å ha alt ajour til enhver tid, var nesten ikke mulig – til det var arbeidsmengden for stor. Slik er det heldigvis ikke lenger.

Om de ansatte selv får velge mobil og administrere både reparasjoner og mobilabonnement, skjer det hele innenfor et rammeverk som er fastsatt av Trøndelag fylkeskommune. Slike retningslinjer for delegering og ansvarsfordeling kan tidvis være kompliserte å utarbeide, og dette er noe Telenor har lang erfaring med å utarbeide for – og sammen med – norske bedrifter og virksomheter.

Hele tiden har også Trøndelag fylkeskommune både kontroll over og eierskap over utstyr og abonnement som blir registrert via mPort.

– Det betyr også at nye telefoner vil være innrapportert i managementsystemet før den kommer fram til brukeren. Når brukeren da logger inn på bedriftssystemet, vil den ha innstillinger for riktig trådløst nett, samt de nødvendige sikkerhetsinnstillingene som gjør at man i det hele tatt får lov til å koble seg opp mot våre systemer. Et av hovedargumentene for at vi har lagt ned såpass mye arbeid i dette, er for at vi skal sikre våre datasystemer, sier Elstad.

Og selv om mobilordningen er på plass, hviler ikke Elstad og kollegaene i Trøndelag fylkeskommune på laurbærene – de ser stadig etter nye måter å effektivisere og digitalisere driften på.

– Telenor har vært veldig lydhøre i forhold til våre ønsker, og har vært behjelpelige med å svare på spørsmål, hjelpe oss ved behov, samt at de har vært veldig interessert i å høre hvordan dette går. Det gode samarbeidet har også ledet til at de utviklet et API som gjorde det mulig for oss å koble mPort til våre systemer – samtidig som de kanskje også lærer noe fra våre erfaringer?