Videokonferansesystem - Linken Møtesenter
Videokonferansesystem - Linken Møtesenter
- Løsninger

Digitalisering ga kjempegevinst: – Aldri vært så fullbooket som under pandemien

Publisert: 5. oktober 2021 kl. 13:04

Ved LINKEN Møtesenter i Tromsø har de gått «all in» på videokonferanseutstyr fra Cisco og Telenor – noe som har gitt storfornøyde kunder og omsetningsrekorder både under og etter pandemien.

– Jeg må innrømme at jeg fikk en stor klump i magen da pandemien traff. Vi hadde nettopp gjort en kjempeinvestering på utstyr til møterommene våre, så da alle kunder avbestilte lurte jeg jo på hvordan vi skulle kunne betale for alt sammen, forteller Marit Andreassen, daglig leder for LINKEN Møtesenter i Tromsø

– Vi sto uten inntekter, men hadde veldig store utgifter på det tekniske.

Investeringen ga resultater

Mars 2020 var ikke en hyggelig måned for landets møte- og konferansesentre. Strenge koronarestriksjoner gjorde det plent umulig for bedrifter og offentlige å gjennomføre planlagte arrangementer, noe som naturlig nok gikk hardt ut over de som lever av å leie ut møtefasiliteter.

Selv om landet stengte ned, forsvant ikke behovet for gode møteplasser for diskusjoner og faglig påfyll. Da skulle det vise seg at investeringen i godt videokonferanseutstyr ikke var fånyttes: LINKEN ble raskt førstevalget for mange bedrifter og offentlige aktører i området.

– Da folk så hva vi kunne tilby, fikk vi plutselig en femdobling på videomøter. Omsetningen gikk faktisk opp i forhold til før pandemien. Da bestemte vi oss for å gå «all inn» på videoteknologi, og gikk i gang med å oppdatere resten av møterommene med videokonferansesystem fra Cisco. Det har lønnet seg, sier hun.

– Jeg tror aldri vi har hatt så tett med bookinger som det siste året. 

Her er noen av oppgraderingene LINKEN har gjort:

●        Installert Ciscos norskutviklede videokonferansesystem med 4K-oppløsning, kunstig intelligens og stemmestyring i alle møterom.

●        Satt opp et møterom med smartkamerafunksjon som automatisk følger den som snakker, noe som gir bedre innlevelse for digitale deltakere.

●        Satt opp videotilgang via Ciscos intuitive kontrollsystem, som består av ett enkelt touchpanel og tilkoblingspunkt – uten noe behov for fjernkontroll eller kabelknoting.

●        Innebygget mikrofonsystem med høy lydkvalitet og ekkokansellering i alle rom.

Kjørte global konferanse fra Tromsø

Pågangen ble til og med så stor at LINKEN så seg nødt til å utvide staben. Et av de nye tilskuddene er Elias Gard Eliassen, som kombinerer jobben som digital møteveileder hos LINKEN med økonomi- og ledelsesstudier på Universitetet i Tromsø.

– Vi har arrangert noen ganske ville greier. Vi hadde for eksempel en nesten heldigital, tredagers mattekonferanse med over 150 ulike innlegg. Noen av dem satt her med oss i Tromsø, men de fleste var spredt utover hele kloden, fra Brasil til Kina. Det var noen intense dager, forteller Eliassen.

– Det var tett program med fire parallellsesjoner, der alle startet samtidig, og varte i 15 minutter før nye foredragsholdere skulle inn. Konferansen ble kjørt via Cisco WebEx – og uten pause mellom sesjonene var det ganske hektisk å koble av og på presist. Det var et voldsomt kjør med mye spenning – men vi landet på beina til slutt.

Kurs, møter, konferanser, og webinar: daglig leder Andreassen forteller at LINKEN har brukt mye tid til testing med både foredragsholdere og deltakere – så alle har vært sikker på oppkoblingen når konferansen startet. 

– Vi har fått alle slags oppdrag, fra små møter med både fysiske og digital deltakelse til store, digitale konferanser. Vi har blant annet gjort mye for helsevesenet, som for eksempel har kjørt kurs for jordmødre til LIS1-opplæringen via oss. Det er jo veldig gøy når kjempestore aktører velger å gå for oss og gir oss den tilliten, sier hun.

Videokonferansesystem
– Suksessen vår er bygget på at vi tok den investeringen i kvalitetsutstyr fra Cisco, sier daglig leder for LINKEN Møtesenter i Tromsø, Marit Andreassen. Her avbildet sammen med digital møteveileder, Elias Gard Eliassen (t.v) og kunderådgiver Mads-Tore Eliassen fra Telenor.

Overrasker kunder med kvaliteten

Selv om noen kunder har vært skeptisk til å gjennomføre arrangementer i et hybrid- eller heldigitalt format, kan Eliassen fortelle at mange blir positivt overrasket over hvor bra det faktisk går an å gjøre det.

– Den vanligste tilbakemeldingen er: Dette var mye enklere og bedre enn det vi hadde sett for oss! sier han. 

Han forteller videre at mye av æren kan tilskrives den solide teknologien som ligger til grunn.

– Altså, teknologien har kommet veldig langt når det gjelder å skape gode møteplasser over video. Med høyoppløsningskameraer i møterommene får du bra bilde, som også beveger seg og setter fokus på de som snakker til enhver tid. Det gjør at de som er med digitalt får mer av følelsen å sitte rundt samme bord. Med skikkelige mikrofoner og god lydisolering blir også lyden herfra veldig god, sier han.

I tillegg har brukervennligheten tatt kvantesprang, påpeker daglig leder Andreassen.

– Det er så standardisert og enkelt. Ingen fjernkontroller, ingen kabler som må knotes med. Du skal bare kunne komme inn og trykke på en knapp på touchpanelet som er plassert inne på møterommet – og sette i gang. Vi har også standardisert oppsettet i alle møterommene slik at det er likt over alt.

Hun er også tydelig på at det er teknologien som legger premissene for vellykkede videomøte.

– Suksessen vår er bygget på at vi tok den investeringen i kvalitetsutstyr fra Cisco. Jeg tror vi har lyktes fordi vi har satset på å ha teknikken på plass, at vi er gode på de digitale plattformene, og at vi har serviceinnstilte ansatte her som gjør en fantastisk jobb.

– Dette er framtida, ferdig snakka

Oppgraderingen av LINKENs møterom er gjort i samarbeid med Telenor, som er leverandør av Ciscos videokonferanseutstyr i Norge. Der er kunderådgiver Mads-Tore Eliassen mektig imponert over omstillingen LINKEN har vært igjennom.

– Det er vanvittig stilig at de har tatt så solide grep og klart å løfte fram videotjenester på den måten. Det er ganske unikt at hele systemet her er så skalerbart: de kan legge om fra et enkelt digitalt jobbintervju til fullskala sykehuskonferanse uten problemer, sier han.

Videre priser han bedriftens fremoverlente og offensive holdning.

– De har skjønt at de ikke kan ha statiske systemer. Det er kundenes behov som driver fram funksjonaliteten i systemene her, og Marit og gjengen har alltid klart å finne gode løsninger.

Og selv om det nærmer seg full gjenåpning, ser ikke daglig leder Andreassen for seg at avkastningen på investeringen i den tekniske plattformen vil gå ned av den grunn.

– Dette er den nye hverdagen. Jeg tror ikke det blir mange møter der alle er til stede fysisk framover. Ikke alle vil orke å legge ut på reise, bare for å være med på ett møte. Også hender det seg at folk plutselig ikke kan møte opp, på grunn av sykdom eller andre ting, og da må man ha en god digital kanal man kan hive seg på spontant, sier hun.

– Disse tjenestene er framtida, ferdig snakka. Det skal være fullgod kvalitet og det skal være enkelt å bruke. Så de digitale investeringene man gjør nå er kjempeviktige.

Likevel: de har ikke helt glemt hvordan man gjør ting på gamlemåten, kan Andreassen avsløre.

– Fortsatt får vi om lag en kunde i året som vil gjøre presentasjon her med overhead. Det går også bra, vi har tre overheader stående her fortsatt. Det er bare artig når noen vil ha sin egen vri på ting, avslutter hun.