Hvordan jobbe effektivt utenfor kontoret

Mann som sitter ute og jobber på laptop

De fleste av oss har opplevd det. Et sykt barn må hentes i barnehagen, og vi må dra fra kontoret før vi ble ferdig med presentasjonen som skulle holdes dagen etterpå. Slike og tilsvarende utfordringer opplever vi alle stadig vekk, og vi er avhengig av å finne gode måter å gjøre jobben ferdig selv om vi ikke er tilstede på kontoret.

Arbeidstagere i Norge er heldige. De fleste av oss har smarttelefoner, de fleste av oss har svært gode internettlinjer hjemme og ikke minst har vi verdens beste mobilnett tilgjengelig nesten uansett hvor vi er. Mange av oss får også dekket bruk av mobil og bredbånd av arbeidsgiver slik at vi skal kunne jobbe utenfor kontoret når behovet eller lysten melder seg.

Så vi har alt vi trenger av infrastruktur for å kunne jobbe fra akkurat hvor vi vil, enten det er på en kafé i byen, hjemme eller kanskje hytta på fjellet. Men det hjelper lite med god infrastruktur om ikke løsningene man har tilgang til og skal arbeide i er nettbasert og tilgjengelig utenfor kontoret.

Hva trenger du

Vi har allerede vært innom det, infrastruktur og hardware. For å kunne jobbe effektivt trenger du både enheter og oppkoblingsmuligheter som er tilpasset arbeid på farten. Det vil si en bærbar PC, nettbrett eller mobiltelefon som er tilpasset det arbeidet du skal gjøre. Er det e-post og mindre endringer holder det kanskje med en mobiltelefon, men skal du skrive lengre dokumenter eller designe presentasjoner er det best med en større skjerm og fullt tastatur. Skal du jobbe på en laptop eller nettbrett og ikke alltid har tilgang til wifi, er det essensielt å ha et SIM-datakort, så du kan bruke mobilnettet.

Du trenger også en bra oppkobling, enten tilgang til nettverk/wifi eller et mobilnett. Det må være stabilt og ha tilstrekkelig med hastighet for at du slipper å bruke tiden på å vente på opp- og nedlastning av data. Bruker du mobilnettet må du også ha et abonnement som har nok datakapasitet og fleksibilitet, så du slipper dyre overraskelser. Det går fort mye data om du jobber en dag vi mobilnettet.

Løsninger

Man kan enkelt dele løsningene man trenger inn i tre forskjellige kategorier: Kommunikasjon, lagring og fagsystemer. For de fleste mindre bedrifter vil den enkleste måten å sikre medarbeiderne tilgang til alle disse løsningstypene være å satse på en nettsky-basert infrastruktur. Dette kan være tjenester fra de store internasjonale programvareleverandørene som Microsoft, Google og Amazon eller fra lokale aktører som har satt opp lignende løsninger.

Kommunikasjon

Flere og flere norske bedrifter har allerede tatt i bruk Office 365 fra Microsoft for alt av kommunikasjonsløsninger. Dette inkluderer e-post, Skype og etter hvert også det nye systemet for samhandling Microsoft Teams. Det som er viktig er at man har et system som gir alle ansatte en enkel måte å både kommunisere via epost, chat og ikke minst nettmøter med lyd og video. På det måten vil også ansatte utenfor kontoret delta i alle viktige diskusjoner og møter som avholdes.

Lagring

For å sikre at alle medarbeidere kan jobbe på en effektiv og trygg måte er det essensielt å lagre alle dokumenter på en felles tjeneste. Dette er viktig da lagring på de lokale enhetene alltid vil medføre fare for at informasjonen blir borte, og ikke minst vil den være utilgjengelig for andre ansatte. Lagringstjenester kan være flere forskjellige typer løsninger. Det kan være kataloger der man lagrer filer, intranettløsninger a la Microsoft Sharepoint hvor man kombinerer filer og annen informasjon i egendefinerte strukturer eller det kan være løsninger som Microsoft Teams der man lagrer informasjonen i prosjekt eller team-baserte områder der alle som jobber med det samme område enkelt kan finne all informasjon. Det viktigste er at det er lett å lagre og finne informasjonen og at leverandøren har gode rutiner for sikkerhet og back-up.

Fagsystemer

Disse systemene er helt avhengig av hvilken bransje du jobber innen. For en rørlegger kan det være et timeregistreringssystem eller metodeverk, og for en selger kan det være et ordresystem eller lagersystem. Dette er systemer som ofte er nært på kjernevirksomheten til bedriften og noe som inneholder mye av de aller viktigste dataene. Valg av slike systemer er viktig for alle bedrifter og ikke alle er tilrettelagt for nettskyen, som gjør det enkelt for medarbeidere på farten å koble seg opp. Det er likevel mange systemer som tilbys oss nettskyleverandører og flere kommer til hele tiden. Det er derfor få, om noen, grunner for at ikke alle medarbeidere skal kunne jobbe fra der de er mest effektive.

Interessert i å effektivisere med Office 365?

Snakk med en rådgiver som forstår dine behov. Ring oss på 22 70 08 01 (08.00-16.00) eller bli kontaktet ved å fylle ut din kontaktinfo.