– Med disse løsningene får bedriften stålkontroll over kostnadene

– Forutsigbare kostnader er alltid en fin ting, spesielt i disse dager, sier Nils Jørgen Moen, Business Development Manager i Telenor Bedrift.

– Men litt for ofte ser vi at norske bedrifter ikke har noe system for verken kjøp eller bruk av mobiltelefoner, og da sklir det veldig fort ut.

Heldigvis er ikke veien lang til full oversikt og kontroll over kostnadene knyttet til de ansattes mobiler – samtidig som de får full frihet over egen mobilhverdag.

Via Telenors nettbaserte løsning mPort får de ansatte velge jobbmobil etter eget ønske. Her dekker bedriften et fast grunnbeløp for alle ansatte i en gitt tidsramme – og så kan den ansatte selv betale mellomlegget om han eller hun ønsker en dyrere mobil.

– Med denne løsningen får du rett og slett stålkontroll over alle kostnadene. Bedriften får ikke lenger noen variable kostnader knyttet til de ansattes mobilbruk – alt er forutsigbart, sier Moen.

– Dette er selvbetjening på bedriftens premisser, der man kan beregne ned på krona hva mobilbruken koster virksomheten.

– Har du ikke noe form for fakturakontroll, må du kanskje sitte med gul tusj og ta ut alt som er privatbruk – og trekke det i lønn. Det er en håpløs oppgave. sier Kaasbøll.

Så oppstår situasjonen mange økonomimedarbeidere kan kjenne seg igjen, straks ansatte kommer trekkende med monsterregninger: Skal du ta en prat med én og én ... eller velge å ta kostnaden?

– Ingen av alternativene er spesielt bra. Kanskje velger du å ta de tre groveste, men ikke de 40 som hver for seg ikke er av så stor betydning. Men i sum er det kanskje disse som utgjorde en høyere kostnad enn de tre du tok tak i, sier Kaasbøll.

– Altfor mange jobber sånn i dag, uten noe som helst form for fakturakontroll – men jobber heller manuelt. Og straks du sitter med slike manuelle rutiner og oppgaver, har du egentlig tapt.

Ifølge Moen kjenner man ofte igjen noen mekanismer hos kunder som ikke har kontroll på de ansattes mobilbruk:

– Mange sier bare «den kosten tar vi bare», så tar de kanskje ikke noe lønnstrekk – fordi arbeidet med å kjøre trekk i lønn koster mer enn det overforbruket utgjør.

Konsekvensen av dette er imidlertid at bedriften mister kontrollen på kostnadene, noe som ifølge Moen kan føre til store utfordringer.

– Det er ikke uvanlig at det for eksempel ligger datakort igjen i skuffer etter ansatte som har sluttet. Dette er helt unødvendige utgifter, som fortsetter å løpe uten at noen får det med seg. I mPort knyttes utstyr og abonnement opp mot hver ansatt, slik at du alltid har kontroll over hva du betaler for.

I bedriftens retningslinjer er det også mulig å ta med forhold knyttet til eierskap til mobilnumre.

– I enkelte tilfeller kan disse være av stor verdi for bedriften, for eksempel hvis en selger tar med seg et gullnummer bedriften har brukt mye ressurser på å bygge opp kjennskapen til. Dette er en typisk ting som som bør tas inn i retningslinjene, og dette er noe vi gjerne hjelper til med.