Mye enklere administrasjon av mobilkostnader

dddd

Tidkrevende arbeid med å skille ut og rapportere de ansattes private mobilforbruk, er nå erstattet med Telenor Fakturakontrolls automatiske løsning.

AS Blomsterringen Engros er Norges største blomstergrossist og har i dag åtte avdelinger rundt om i landet. De leverer kvalitetsplanter til gartnerier, hagesentre, blomsterforhandlere og dagligvare i hele Norge.

Tidkrevende uten Fakturakontroll

Blomsterringen har i dag ca. 90 mobilabonnementer i Telenor Fakturakontroll. Før bedriften tok i bruk løsningen, hadde de ved mottak av de ansattes fakturaer en rutine for å kontrollere privat forbruk. De regnet manuelt ut hva hver enkelt skulle belastes privat, registrerte mobiltrekk i lønnssystemet og registrerte fakturaene i regnskapssystemet. 

– Dette var tidkrevende, og mulighetene for regnefeil var alltid til stede, sier Gunnstein Skomedal, IT-ansvarlig i Blomsterringen. 

Selskapet streber etter å ha en så effektiv administrasjon som mulig, og er alltid på utkikk etter løsninger som reduserer manuelt arbeid slik at ressursene kan brukes på en mer fornuftig måte. 

– Vi hørte om Fakturakontroll via Nordialog Asker og ble interesserte da vi så muligheter for effektivisering, forteller Skomedal.

Enkelt å komme i gang

Blomsterringen er godt fornøyd med at arbeidet de selv måtte gjøre for å komme i gang med Fakturakontroll, var beskjedent. De satte av tid til å forstå hva en policy er og hvordan det fungerer, ellers gikk implementeringen knirkefritt. 

En umiddelbar effekt av løsningen, er standardfilene regnskap mottar fra tjenesten etter hver fakturering. Disse filene leses direkte inn i lønnssystemet og registrerer trekkene til hver enkelt ansatt. – Dette sparer regnskap for mye manuelt arbeid, sier Skomedal.

Fornøyde ansatte

De ansatte får en link hver måned hvor de får god oversikt over forbruket sitt, inkludert hva som er belastet som privat bruk. Avdelingsledere mottar en link som viser mobilforbruket i sin avdeling, mens ansvarlig for mobilløsningen i selskapet og regnskapsansvarlig får en totalrapport. Skomedal mener rapportene er enkle å forstå og gir et helhetsbilde man kan drille seg ned i. 

Blomsterringen tillater de ansatte å kjøpe seg opp til større datapakker enn det bedriften dekker. Dersom en ansatt velger større datapakke betaler de bare for mellomlegget opp til den pakken de ønsker. Større datapakker legges opp som policy og håndteres automatisk av Fakturakontroll-tjenesten. 

– Jeg som ansvarlig for løsningen, har så og si ingen henvendelser fra de ansatte vedrørende telefonregninger da linkene er lette å forstå og Telenor regner ikke feil, sier Skomedal og føyer til at han er godt fornøyd med tjenesten. 

– Vi fikk støtte fra Telenor under oppstart, og det har vært lite behov for support etter at løsningen ble satt i drift. Jeg har ingen problemer med å anbefale Telenor Fakturakontroll videre til andre som lurer på hvordan de kan forenkle håndteringen av mobilkostnader, avslutter Skomedal. 

Les mer om Fakturakontroll