Moderne samarbeidsløsninger og nye former for organisering av arbeid

Endringene i arbeidslivet, i Norge og i verden, siden slutten av 80-tallet, er så omfattende at det nesten er vanskelig å huske. For de av oss som er gamle nok. Og på den ene siden skaper denne utviklingen et hav av nye muligheter. Samtidig opplever nok mange at det er krevende å henge med.

Nye krav til endring og læring fjerner noe av tryggheten mange satt pris på i en jobb før. Ny teknologi endrer prosesser og måten vi arbeider på. Stadig flere arbeidsplasser går fra å være et sted der man jobber, til fysiske og digitale arenar for samarbeid. Et sted der man møtes.

Det finnes ingen universaloppskrift på hvordan man blomstrer som medarbeider på det nye kontoret, i denne "New World of Work" som mange kaller det. Og noen ganger virker det som om det nye, løsningene i seg selv, ikke løser noe, men blir endel av problemet:

En e-postboks som renner over av ubesvarte meldinger. Er et godt eksempel på hvordan ny funksjonalitet like gjerne kan redusere produktivitet, som å øke den. Åpne landskap, uten de aktivitetsbaserte arbeidsplassenes kvaliteter. Ender opp med å ødelegge for flyt, konsentrasjon og samarbeid. Og lite fleksibel teknologi, skrudd fast i veggen eller funksjonalitet som bare virker av og til, som tvinger oss tilbake til fysiske møter og deling av papir.

At moderne samarbeidsløsninger er på plass og at løsningene fungerer, er vi nødt til å kunne ta for gitt på fremtidens kontor. Gjør de det, kan også vi som jobber der ta grep som ikke bare gjør oss produktive, men kanskje til og med lykkelige. Her er noen råd:

Ta kontroll over oppmerksomhet – ikke tid.  I "gamledager" handlet det meste om tid når vi var på jobb. Møter ble avtalt på forhånd. Vi hadde for lite eller for mye av den. Den ene oppgaven fulgte etter det andre. I dag fungerer det annerledes. Det organiserende prinsippet, den faktoren det lønner seg å ha kontroll på, er oppmerksomhet. Da blir viktige spørsmål hvor ofte du leser e-post og hva du gjør med de ubesvarte meldingene. Om du skjermer deg for avbrytelser, fysiske og digitale, eller har åpen "dør". Hvordan du prioriterer arbeidsoppgavene dine gjennom dagen, uken og måneden.

Og det kommer neppe som noen overraskelse at de som selv kontrollerer oppmerksomheten sin (og selvfølgelig, som en konsekvens, tiden sin) og som til enhver tid sørger for å komme videre med de viktigste arbeidsoppgavene, også er de som leverer best – og har det best.

Finn en løsning som samler informasjon, mennesker og oppgaver. Det er ikke nødvendigvis mengden informasjon eller antallet oppgaver i seg selv som er utfordringen. Men at den er så fragmentert. For eksempel - du kan få en e-post klokken 10 med informasjon om et prosjekt som du egentlig ikke skal jobbe på før klokken 15. Og klokken 12 må du avbryte det du holder på med, fordi en prosjektdeltager som du må snakke med, tilfeldigvis er innom kontoret. Så, når klokken er 15 og du skal sette i gang, må du lese e-posten for andre gang og huske samtalen med kollegaen din, før du kan begynne.

Løsningen, bokstavelig talt, er et system der informasjon (for eksempel e-posten fra klokken 10), mennesker og oppgaver er tilgjengelig akkurat når du trenger dem. Det finnes en mengde alternativer, men vi har skrevet om Cisco webex tidligere. En moderne samhandlingsløsning. Der gjør kombinasjonen av delingsfunksjonalitet, lagring, samarbeid og tilgang på mennesker i sanntid det mulig å konsentrere oppmerksomheten din om prosjektet, bare når du vil jobbe med det.

Ha et bevisst forhold til hvordan du bruker kontoret. Hvis du jobber i en god, aktivitetsbasert kontorløsning, og kanskje blir oppfordret av sjefen din til å jobbe andre steder også. Har du et godt utgangspunkt for å skumme fløten av "hackable office"-konseptet. Det handler om å være bevisst hvordan du liker å jobbe med forskjellige oppgaver og deretter oppsøke det fysiske miljøet som gir best uttelling.

Stillerom eller bibliotekløsninger for dyp konsentrasjon, gjerne i timer eller dager av gangen. Organiser bilag og svar på e-post på en café. Book et samarbeidsrom når du og en kollega skal jobbe kreativt. Og begynn dagen med hjemmekontor hvis du skal ha et videomøte før lunsj.

Tenk på karrieren din som mange parallelle prosjekter. I det moderne arbeidslivet skapes det nye jobber og stillingsbeskrivelser nesten kontinuerlig. Det fantes ingen "influencere" eller "digital performance managers" for 15 år siden. Administrasjonsansvarlig i en virksomhet visste svært lite om publiseringsløsninger og selgere hadde ikke begynt å tenke på digitale kundereiser.

Nye oppgaver, ny kunnskap eller prosjekter som ligger i ytterkanten av hva du mestrer, kan være skumle å gi seg i kast med. En måte å forholde seg til dem på, er å tenke på karrieren din som en lang rekke prosjekter. Der virksomhetens behov, mer enn stillingsbeskrivelsen din, definerer jobben og oppgavene. Dette handler delvis om å ha en nysgjerrig holdning, men også om å være bevisst hva hvert prosjekt kan tilføre deg av ny kunnskap og kompetanse. Det kan være så enkelt som å samarbeide med en robot. Eller så komplisert som å måtte programmere den selv.

Les mer av historien om utviklingen av kontoret i del 11, "Det intelligente kontoret".

Dette blogginnlegget er det tiende av flere som handler om fremtidens kontorløsninger, ny teknologi og moderne måter å jobbe på. Ta kontakt hvis du ønsker en samtalepartner som kan hjelpe deg å se mulighetene i din organisasjon – og på ditt kontor.