Arbeidsglede - de ansatte må være lykkelige!
En rekke fysiske forutsetninger må være på plass for at fremtidens kontor skal fungere optimalt. Men ekte arbeidsglede, og produktivitetsboosten som følger, oppnår vi først når de ansatte er lykkelige.
Det moderne kontoret har mange navn. Et av de hyppigst brukte, som vi har skrevet om tidligere, er aktivitetsbaserte arbeidsplasser (ABW, activity based workplace).
Begrepet favner alt fra kontor med dør, via stillerom og prosjektrom, til pop-up arbeidsplasser, satellitter og åpne landskap.
Å designe en ABW-basert arbeidsplass er ikke nødvendigvis så vanskelig. Å få den til å fungere, derimot, er en er krevende øvelse.
Faktorene som må spille på lag spenner fra teknologi og digital infrastruktur til fysisk miljø, mennesker og organisasjonskultur.
Den sikreste ingrediensen i denne miksen er teknologi. Hvis ikke nettverksløsningene, samhandlingsfunksjonaliteten, deling av informasjon, videomøter og chatte-apper fungerer og spiller på lag. Hjelper det lite om alt annet er på plass og at viljen eksisterer.
De aller fleste rådgivere i et vellykket ABW-prosjekt vil trekke frem en IT-plattform, som for eksempel Cisco Webex eller Microsoft Teams, som en forutsetning for suksess, og arbeidsglede.
Med utgangspunkt i denne, bygger konsulenter, arkitekter og virksomheten selv. En fysisk løsning som legger til rette for fleksibilitet og gir den produktivitetsboosten man ønsker.
Det betyr i praksis at de ansatte velger hvordan og hvor de vil jobbe. At de som ønsker det flytter seg fra sted til sted gjennom arbeidsdagen. Mens andre enten holder til på et prosjektrom eller har funnet seg en stille sone for å få unna oppgaver som krever konsentrasjon.
Å bygge ferdig spekkede rom for variert bruk er imidlertid bare det første fase. I fremtiden må de samme møblene og den samme teknologien kunne konfigureres på forskjellige måter. Avhengig av hva de skal benyttes til. Nedenfor er eksempler der mange av de samme innredningselementene blir brukt på fire forskjellige måter – et ekte "hackable" kontor.
En fleksibel løsning, IT-plattformen inkludert, er resultatet av en grundig kartlegging og analyse. Ved bruk av en blanding av spørreskjemaer, fokusgrupper, intervjuer, observasjon og registrering av forskjellige typer data. Samles den kunnskapen som kreves for å designe et kontor der alle finner et sted å utøve sin aktivitet.
For det ligger jo i navnet. Skal du utvikle noe som er aktivitetsbasert, må du vite hvilke aktiviteter du skal basere deg på.
I kategorien "fysiske omgivelser" faller også lyd, lys og temperatur, soneinndeling og flyt mellom sonene. Samt behovet for å endre både miljø og kollegaer gjennom dagen, uken, måneden og året. Og hvis prosjektet i tillegg inneholder reflekterte tanker om hvordan de ansatte skal jobbe når de ikke er på kontoret. Hvordan et hjemmekontor skal se ut. Og hva som må til for at et avdelingskontor i praksis bare blir en forlengelse av HQ, er man på god vei mot et vellykket resultat.
Men så, når teknologien, innredningen og funksjonaliteten er på plass. Handler det om mennesker. Om involvering og eierskap til selve ABW-prosjektet, om felles mål og verdier, om en kultur aller kjenner seg igjen i. Og ikke minst. Et sett regler alle respekterer. Hvis disse tingene ikke blir inkludert i prosessen, spiller det liten rolle hvor fleksible kontorene er. Hvor stabil og enkel samhandlingsløsningen er. Eller hvor mange stillerom det finnes.
Å utvikle en kultur for å jobbe aktivitetsbasert, skjer ved å ta de ansatte med på planleggingen. De er den primære kilden til data som danner kunnskapsgrunnlaget for løsningen. Og de er også sluttbrukerne. Det er de som avgjøre om prosjektet er en suksess eller ikke. Om resultatet gir produktivitetsboosten man søker.
Det høres kanskje enkelt ut, men det hele kompliseres av det faktum at folk er så forskjellige.
Noen drives av en indre motivasjon som gjør det enkelt å sitte alene på et lite kontor hele dagen å jobbe med en enkelt oppgave. Andre er ytre motivert og trenger tilbakemeldinger, input, andre mennesker rundt seg og mer ekstern energi for å levere på en bestilling.
Og mange leter etter en ekstern drivkraft, det som kalles prososial motivasjon og beskriver behovet for å utgjøre en forskjell for andre.
Det er mange grunner til at det er viktig å lykkes med å skape fremtidens arbeidsplass. Lønnsomhetet og overskudd er selvfølgelig avgjørende for at en virksomhet som overleve, men stadig flere ser at et høyt fokus på medarbeidernes trivsel og arbeidsglede også er veien til gode resultater.
Her har kanskje de nordiske landene noe å lære resten av verden. Mens japanere er godt kjent med begrepet "karoshi", som beskriver at man jobber seg til døde, er Danmark, Sverige, Finland og Norge opptatt av arbeidsglede og balanse mellom jobb og fritid.
I USA viser undersøkelser at 9 av 10 arbeidstagere er uengasjerte på jobben. Det resulterer i et økt sykefravær, flere alvorlige ulykker og økt antall feil i prosesser eller defekter ved et produkt.
På disse arbeidsplassene har de kanskje ikke fått med seg forskningen som forteller at lykke er lønnsomt og kan gi den produktivitetsboosten alle vil se. En lykkelig medarbeider er 12 prosent mer produktiv enn de som er uengasjerte og misfornøyde. Og veien til en fornøyd ansatt går blant annet via en arbeidsplass som gjør det lett og morsomt å bidra, der medarbeiderne realiserer det de mener er sitt potensial, der de blir vist tillit – og der videokonferanseutstyret fungerer som det skal!
Les mer av historien om utviklingen av kontoret i del 9, "Slik tar du kontoret fra utgift til et viktig verktøy".
Dette blogginnlegget er det åttende av flere som handler om fremtidens kontorløsninger, ny teknologi og moderne måter å jobbe på. Ta kontakt hvis du ønsker en samtalepartner som kan hjelpe deg å se mulighetene i din organisasjon – og på ditt kontor.
