Moderne arbeidsplass - Slik tar du kontoret fra utgift til et viktig verktøy

Telenor var tidlig ute i Norge med å tenke annerledes om moderne arbeidsplasser. Allerede på midten av 90-tallet flyttet ansatte i Telenor Media ut av kontorene og ut på gulvet, da virksomheten flyttet fra Ullern til Skøyen i Oslo.

Og drøyt 5 år senere, tok de den helt ut; hovedkvarteret på Fornebu ble åpnet i 2001 og var landets mest moderne arbeidsplass.

I intervjuer mer enn 10 år etter innflyttingen, mente den tidligere konsernsjefen, Jon Fredrik Baksaas, at Telenor sin suksess delvis måtte tilskrives endringen i måten å jobbe på, i kjølvannet av flyttingen. Han så at de fysiske omgivelsene påvirket hvor mye de ansatte kommuniserte – og hvem de kommuniserte med. Beslutninger ble tatt raskere enn de gjorde før og han registrerte et slags stemnings- eller kulturskifte i organisasjonen; han kalte det "Attac-mode".

I de første årene med aktivitetsbaserte arbeidsplasser, var det økonomiavdelingen som var pådriverne. Men med en gang HR-avdelingen oppdaget potensialet, ble ABW (activity based workplace) et aktuelt forskningstema. Det finnes etter hvert mange eksempler og en kombinasjon av kvalitativ og kvantitativ forskning for de som vil forstå hva som virker – og hvorfor.

Sosiologer har vært opptatt av gruppedynamikk og samarbeid lenge. Derfor finnes det også forskning langt nede på 70-tallet som er verdifull i dag, når vi forsøker å finne ut hvordan et effektivt kontor skal se ut. To av de klassiske artiklene er skrevet av henholdsvis Mark Granovetter og Tom Allen.

Granovetter forsket på sosiale nettverk og styrken i båndene (ties) mellom dem. Han skilte på sterke bånd mellom mennesker som kjente hverandre godt og som samhandlet jevnlig og hyppig - og svake bånd som kunne eksistere mellom enkeltindivider i organisasjonen eller et miljø.

Et av funnene til Granovetter viser at det er de svake båndene som er mest verdifulle. De svake koblingene mellom folk du kjenner godt og deres perifere venner og kontakter. En svak kobling kan øke nettverket ditt eksponentielt.

Granovetters innsikt har blant annet blitt brukt til å forstå potensialet i sosiale Facebook-liknende kanaler. For eksempel hos bedrifter med tusenvis av Slack- eller Yammer-brukere spredt rundt i verden.

Tom Allen er kjent for "Allen-kurven". Kort oppsummert viser denne at kontakt ansikt til ansikt og den fysiske avstanden mellom ansatte på et kontor, påvirker mengden kommunikasjon og samhandling mellom dem. Kanskje ikke revolusjonære tanker, men hvis du ser på følgeforskningen som Allen gjennomførte sammen med Gunter Henn, blir det interessant. Avstand bestemmer ikke bare mengden kommunikasjon på kontoret, men i alle kanaler, også digitale.

Å etablere et team som aldri møtes, og som primært jobber sammen online, er med andre ord ikke det beste utgangspunktet for suksess.

70-tallets forskning på arbeidsplassen baserte seg på observasjon og intervjuer. Vi har kommet langt siden den gangen. Noe av den mest interessante kunnskapen om hvordan det fysiske kontoret påvirker måten vi jobber på – og til slutt også bunnlinjen i virksomheten – er samlet inn ved hjelp av RFID-teknologi og såkalte sosiometriske brikker (Waber, Magnolfi og Lindsay). Ansatte bærer med seg denne brikken over en lengre periode og forskerne bruker dataene til å analysere interaksjonsmønstrene i en gruppe, avdeling eller organisasjon.

Forskningsdesignet bygger på kunnskap om hvilke former for kommunikasjon som påvirker innovasjon, produktivitet, samhandling osv. i en virksomhet: 

• Utforskning – kommunikasjon med mennesker i mange forskjellige grupper utenfor din egen.

• Engasjement – et riktig nivå på dialogen i egen gruppe og med egne kollegaer.

• Energi – den totale økningen i mengden interaksjon med andre

Med utgangspunkt i kartleggingen ved bruk av de sosiometriske brikkene er det dokumentert en rekke spennende sammenhenger. For eksempel, hvis du ønsker å øke produktiviteten på et call center ved å stimulere til samarbeid, er det ikke store, åpne landskap som er løsningen. I stedet skal du sette de ansatte nært hverandre, men godt beskyttet av skillevegger. Så øker du størrelsen på de sosiale sonene og gir de ansatte litt mer tid til pause. Konkrete resultater fra case Waber, Magnolfi og Lindsay har analysert, viser at produktiviteten kommer til å øke.

Et like spennende eksempel er farmasiselskapet som ønsket å øke innovasjonsgraden, og dermed også produktutvikling og salgsresultater, blant de ansatte. De visste, fra forskningen som er sitert ovenfor, at den kommunikasjonsformen som best understøtter innovasjon er "utforskning", ikke "engasjement". I et forsøk på å skape nye møter i organisasjoner – det som kalles "kreative kollisjoner" – tok de tak i kaffemaskintettheten i virksomheten.

For å gjøre en lang historie kort: Virksomheten, som i utgangspunktet hadde en kaffemaskin pr. 6 medarbeidere spredt rundt i bygningen, kastet ut alle sammen. Så designet de nye, store kaffestasjoner med god plass til både mennesker og nye maskiner. Etter omleggingen delte 120 ansatte én maskin, og resultatet uteble ikke: i tiden etter omleggingen økte selskapet omsetningen med 20 %, tilsvarende 200 millioner dollar.

Også de ansatte blir mer og mer bevisste på at alt fra teknologi til kultur, verdier og fysiske rammebetingelser, betyr noe for prestasjonen. Og nye generasjoner arbeidstakere lite innstilt på å tilpasse måten de jobber på, ufleksible kontorer, fast arbeidstid og "one size fits all".

Les mer av historien om utviklingen av kontoret i del 10, "Gode råd om hvordan overleve på det moderne kontoret".

Dette blogginnlegget er det  niende av flere som handler om fremtidens kontorløsninger, ny teknologi og moderne måter å jobbe på.Ta kontakt hvis du ønsker en samtalepartner som kan hjelpe deg å se mulighetene i din organisasjon – og på ditt kontor.