Aktivitetsbasert arbeidsplass – Hva betyr det?

I mai 2005 dro Microsoft-grunnlegger og CEO, Bill Gates, på tur. Det hadde han for vane å gjøre på den tiden, en gang i året, fullastet med bøker, notater og artikler som ga ham mulighet til å sette seg inn i utviklingstrekk, trender og endringer som kunne påvirke operativsystemet og programmene Microsoft solgte.

Inspirert av lesingen skrev han notatet "The New World of Work". Oppsummert i en setning, et sitat tatt fra den amerikanske psykologen og sosiologen Herbert Simone, konstaterte Gates at «a wealth of information creates a poverty of attention». Digitalisering av data som tidligere var låst i et fysisk medium, nettverk som åpnet opp for ubegrenset spredning av informasjon og nye kommunikasjonsverktøy, som for eksempel e-posten, innebar både enorme muligheter og store utfordringer. 

Bill Gates beskrev fremveksten av ny teknologi og den moderne kunnskapsarbeideren, den klassen Clintons arbeidsminister Robert Reich allerede på 90-tallet beskrev som "symbolanalytikere". Nyheten var ikke at noen jobbet med kunnskap; jurister, regnskapsførere og forskere hadde beskjeftiget seg med dette i hundrevis av år allerede. Nyheten var at stadig mer av arbeidet vi gjorde, og verktøyene, informasjonen og kunnskapen vi trengte for å gjøre det, ikke lenger kunne knyttes til et fysisk sted.

Bill Gates var opptatt av hvordan vi skulle få jobben gjort, og verktøyene vi hadde behov for. Andre var opptatt av hvor jobben ble gjort og de fysiske rammene for kontoret og organisasjonen. I dag har disse to områdene smeltet sammen. Hvor vi jobber påvirker hvordan vi jobber og omvendt.

Denne sammensmeltingen og erkjennelsen preger dagens kontorløsninger og tankene om fremtidens kontor. Og i mange land, blant annet i Norge, har utviklingen munnet ut i det som på konsulentspråk kalles "den aktivitetsbaserte arbeidsplassen".

Når du jobber aktivtetsbasert, som for eksempel byråkratene i det nye regjeringskvartalet skal gjøre, beveger du deg mellom en rekke forskjellige løsninger, avhengig av hva du jobber med og hvordan du ønsker å jobbe. Stillesoner og biblioteker glir over i sosiale lounger og møteplasser, samtalerom, steder der du kan ta en telefon uten å bli forstyrret eller lokalisere et prosjekt i et halvt år. Poenget er at de fysiske løsningene skal støtte hver enkelt ansatts eller gruppes måte å jobbe på.

Forutsetningen for at dette skal fungere, er teknologien. Og i takt med at stadig bedre løsninger ser dagens lys, for eksempel Cisco Webex, beveger de ansatte seg gjennom kontorlandskapet, pendler mellom egen desktop og skyen, inviterer eksterne partnere inn i møtet eller utveksler kunnskap om et produkt, et notat eller en strategi med kollegaer, uavhengig av hvor de befinner seg.

For fremtidens kontor er ikke bare her, det er der – og kanskje er det ikke en gang et kontor, men et sted vi kan møtes. Enten virtuelt i et rom som er bygget i skyen, eller fysisk, på et sted som legger til rette for den formen for interaksjon som er nødvendig for å drive et prosjekt videre.

I takt med at nettverkene sprer seg, verktøyene blir mobile og infrastrukturen ikke lenger må kables inn i veggene, er kontoret i stadig mindre grad et sted vi må være, men en tilstand vi befinner oss i når vi jobber. Noen steder har vi ingen tilhørighet, for eksempel i en flypasslounge eller på toget.  Andre steder lager vi de konfigurasjonene vi trenger innenfor rammen av fire vegger på et kontorhotell eller ute hos en kunde. Med byggeklosser som kan sammenliknes med bitene i et kinesisk puslespill kan vi raskt sette sammen det som trengs for at et areal skal fungere som kontoret, med møbler, strøm og monitorer – og en samarbeidsløsning som vi kun trenger å plugge inn i støpselet for at den skal fungere.

Det er lett å fortape seg i mulighetene knyttet til teknologien og verktøyene. Derfor er det desto viktigere å minne seg selv på at dette i bunn og grunn handler om mennesker, konsentrasjon og kreativitet, samarbeid, erfaringsdeling, nytenkning og innovasjon. For når den digitale grunnmuren er på plass, er det ikke umulig å bygge kontorer som har plass til alle – hvor som helst og når som helst.

Det krever litt, men det gir enda mer.

Les mer av historien om utviklingen av kontoret i del 4, "Vi er avhengige av digitale verktøy som fungerer".

Dette blogginnlegget er det tredje av flere som handler om fremtidens kontorløsninger, ny teknologi og moderne måter å jobbe på.Ta kontakt hvis du ønsker en samtalepartner som kan hjelpe deg å se mulighetene i din organisasjon – og på ditt kontor.