Slik skriver du gode anbud

I fjor ble 223.000 oppdrag lagt ut på Mitt Anbud, og 50.000 på konkurrenten Anbudstorget. De aller fleste anbudene gjelder håndverker- eller servicetjenester. Det store antallet kunder gjør de to tjenestene til en fantastisk kilde til å skaffe seg flere jobber. Men hvis oppdraget er fristende, er du neppe alene om å tilby dine tjenester. 

Så hva skal du skrive for å bli den som får oppdraget?

Å skrive gode anbud er naturligvis viktig, men for å vinne anbudsrunden er det vel så viktig å ha oversikt over når du kan utføre oppdraget, hva slags materialer eller varer du trenger for å gjøre jobben samt å kunne estimere en pris for prosjektet. En slik oversikt vil gjøre kunden trygg og glad, og kan du tilby denne kombinasjonen, så er du nesten uslåelig.

– Tenk på oss som en datingtjeneste. Det handler om å gjøre et godt førsteinntrykk. For større jobber er målet å komme på date – altså en befaring, mens på små og enkle oppdrag er befaringen stort sett unødvendig. Da bør dere kunne bli enige skriftlig eller over telefon, sier Håvard Bungum i Mitt Anbud.

Dating-tankegangen innebærer at du må skille deg ut, og vise at du har forstått hva kunden ønsker. 

Husk også at kundens aller største frykt er at du skal gjøre en dårlig jobb. Derfor bør du bruke tid på å gjøre ham eller henne trygg på at firmaet ditt er seriøst og dyktig.

Det kan være lurt å ha de viktigste setningene ferdig lagret et sted, slik at du kan klippe og lime dem inn. Men husk at hvert anbud må skrives for seg, slik at kunden aldri opplever at du bare har sendt et standardsvar.

Her får du gode råd til hva du bør skrive fra Åge Breivik i Anbudstorget og Håvard Bungum i Mitt Anbud. Rådene er de samme uansett om du skal svare på en anbudstjeneste eller på en e-post. Offentlige anbud er en langt mer omfattende prosess og stiller flere formelle krav. 

1. Begynn med en personlig hilsen
   Det er aldri feil å være høflig. Derfor bør du begynne anbudet med «Hei, Kundens Navn» hvis navnet står oppgitt. Og så avslutter du med et «Vennlig hilsen» og navnet ditt og firmaet.
2. Vis at du har forstått oppdraget
   Lite er mer irriterende enn «god-dag-mann-økseskaft»-svar. Skriv slik at kunden forstår at du har forstått hva han eller hun ønsker. Hvis anbudet gjelder totalrenovering av et bad, så skriv «Vi har lang erfaring med å renovere bad». Ikke nevn tapetsering hvis kunden skal ha malt himlingene. Og så videre.
   Hvis dere holder til 10 minutters kjøring unna kunden, så skriv det. Da viser du at du har skrevet svaret spesielt for ham eller henne.
3. Fortell når dere kan gjøre jobben
   For de aller fleste kunder er «når kan jobben bli gjort?» det kanskje viktigste spørsmålet. Hvis det er en lås som skal skiftes, skal det helst gjøres med en gang. Det er også få som ikke vil ha terrassen eller hagen ferdig i tide før sommeren, eller varmepumpa klar i god tid før vinteren. Også for andre arbeider er det lurt å forklare når firmaet ditt har kapasitet til å gjøre jobben. 
4. Gjør kunden trygg
   Oppdragsgiverens aller største frykt er at jobben ikke vil bli skikkelig gjort. Derfor må du skrive anbudet slik at han eller hun føler seg trygg på at firmaet ditt er seriøst og dyktig.
   Her er de viktigste punktene du må huske på.
   • Skriv gjerne at f.eks. «Vi er et firma som har spesialisert oss på montering av varmepumper i bolighus», og forklar hva det betyr for kunden. I dette eksempelet kan det være at dere plasserer varmepumpa slik at varmen fordeles best mulig i huset.
   • Nevn også hvilke relevante mesterbrev og sertifiseringer firmaet har – selv om de står nevnt på firmaprofilen og nettsidene deres. På oppdrag som krever dokumentasjon og/eller samsvarserklæring, bør du også presisere at dere leverer dette.
   • I enkelte jobber, som flyttevask, vil en garanti for at utvaskingen blir godkjent – med eventuell gratis re-vask i motsatt tilfelle – være bra for å gjøre oppdragsgiveren trygg.
   • For enkle jobber vil også prisen være viktig. For større og mer kompliserte jobber bør du heller vektlegge kvaliteten – kunden vil som regel være innforstått med at du ikke kan gi et pristilbud før etter befaringen.
5. Ha gode formuleringer klare
   Å skrive et anbud som nevner både sertifiseringer, erfaring med mer, tar tid. Derfor er det smart å lage et standarddokument som nevner de viktigste punktene. Pass bare på å ta vekk alt som ikke er aktuelt, og å tilpasse setningene til oppdraget det dreier seg om. Det beste er å skrive anbudet fra scratch, og heller lime inn de setningene som passer.
6. Skriv norsk – ikke fagsjargong
   Husk at kunden ikke har fagkunnskap. Derfor må du skrive anbudet på en måte som vanlige folk skjønner. Dropp «stammespråk», men forklar at dere kan faget og kan garantere at kunden blir fornøyd.
7. Still spørsmål – og foreslå befaring
   For mange kunder betyr den manglende kunnskapen at også bestillingen blir dårlig. Ikke vær redd for å stille spørsmål om hva han eller hun ønsker seg! Da viser du både interesse for kundens behov, og at du kan faget. For større oppdrag kan det være mest effektivt å foreslå en befaring, der du kan se både muligheter og avklare ønskene skikkelig.

Spesielt for mindre oppdrag må du være rask på labben. Allerede etter ett døgn vil de aller fleste oppdragsgiverne ha fått svar fra minst et par håndverkere. 

Hvis du drøyer i flere dager, kan de da lett tenke at du bare er sånn passe interessert i å gjøre en jobb for dem.

– Da mine besteforeldre bestilte nytt kjøkken, sendte de et brev og ventet i to uker før de fikk svar. I dag er folk mye mer utålmodige. Vi går på IKEA og henter kjøkkenet så fort vi har betalt i kassa. Derfor må du være på ballen fort, og svare raskt når de kommer med tilleggsspørsmål, sier Håvard Bungum.

Åge Breivik understreker at bedriftskunder og borettslag gjerne har bedre tid på seg. Det samme gjelder for store prosjekter.
– De fleste vil ta seg god tid til å vurdere anbudene når de skal bygge ny garasje, for eksempel, sier han.

Breivik legger til at folk også er forskjellige. Noen går grundig til verks selv for små oppdrag.

– Da kan det lønne seg å spørre om hvor mange de skal ha inn til befaring. Hvis det er et lite oppdrag og 10 bedrifter konkurrerer om det, er det kanskje bedre bruk av tida di å fokusere på andre kunder, sier han. Sliter du med å formulere et godt anbud? Her har vi laget to eksempler på anbudstekster for å hjelpe deg på vei.