Flyttet sentralbordet i ni kommuner over på mobilen
Overgangen til Mobilt Bedriftsnett var planlagt, men så kom pandemien og et gammelt hovedkort tok kvelden. Da måtte Kongsbergregionen-IKT hive seg rundt – og nå er arbeidshverdagen enklere og mer effektiv.
Hvordan kan vi løsrive sentralbordene fra fasttelefoner og få dem over på mobil?
Dette spørsmålet stiller nå mange virksomheter og kommuner seg – og i ni kommuner i Kongsbergregionen har de funnet svaret.
I Kongsbergregionen har de besvart et spørsmål som mange andre kommuner og virksomheter enten må ha eller allerede har hatt opp til vurdering:
– Vi så verdien av at de ansatte kun brukte mobilene sine. I tillegg varslet Telenor at de etter hvert skulle avvikle kobbernettet. Da måtte vi gjøre en opprydding uansett, sier Solfrid Borgen Hagland, konsulent ved Kongsbergregionen-IKT (K-IKT).
De driver all brukerstøtte og klienthåndtering for mobil, applikasjoner, nettverk og serverdrift i Kongsbergregionen, som omfatter hele ni kommuner: Notodden, Hjartdal, Tinn, Kongsberg, Flesberg, Rollag, Nore og Uvdal, Sigdal og Krødsherad.
Prosjektet startet i 2019 og det var flere grunner til at behovet for en oppgradering meldte seg. Leverandøren av den eksisterende løsningen kuttet support av både programvare og maskinvare, og en oppgradering ville medføre svært høye kostnader. Ettersom de fleste av kommunenes ansatte har egne mobiler medførte det et betydelig redusert behov for fasttelefoni. I tillegg til at mer enn 100 telefonlinjer ville forsvinne med avviklingen av kobbernettet.
Regionen har hatt mobilabonnementer gjennom Telenor i mange år, og det var derfor naturlig å utforske Telenors sentralbordløsninger. Slik ble de introdusert for Mobilt Bedriftsnett.
– Vi anbefalte å gå for den løsningen. Det ville gjøre at vi kunne bistå kommunene bedre og at alle forenes om ett system. Ved å fase ut fasttelefoni vil det også være kostnadseffektivt for kommunene, sier Hege Bogstrand Aasland, avdelingsleder for kundeservice i K-IKT.
Mobilt Bedriftsnett er en tjeneste fra Telenor som flytter sentralbord og kundeservice over på mobilen. Den gjør at virksomheten er lett tilgjengelig for kundene og dermed unngår tapte anrop.
Med Mobilt Bedriftsnett får du blant annet:
Ett hovednummer til bedriften: Med ett hovednummer til bedriften blir det enkelt for kunder å ringe inn.
Alltid noen som svarer: Kunden møter en velkomsthilsen med tastevalg som styrer samtalen videre.
Automatisk viderekobling: I bedriftens åpningstid settes samtales videre slik at kunden raskt kommer frem til rett person eller avdeling.
Aldri stengt: Utenfor bedriftens åpningstid møtes kunden av en talemelding som informerer om åpningstiden.
Oppdatert brukerstatus: Microsoft-synkronisering som opsjon sikrer at brukernes møtestatus og Teams-aktivitet er synlig for sentralbord og kolleger.
Enkel og brukervennlig løsning for administrator: Alle konfigurasjoner og endringer gjøres enkelt via webgrensesnitt.
Pandemien fikk fart på moderniseringen
Det gamle sentralbordsystemet som ble brukt i kommunene er et godt eksempel på hvorfor eldre teknologi har en «utløpsdato»: Det måtte installeres lokalt, og var kronglete å få integrert med andre plattformer, for eksempel kalendersynkronisering. I tillegg var fastvaren gammel og moden for oppgradering.
– Det var et system K-IKT hadde lite forhold til, og de som brukte det hadde lite eierskap til løsningen selv, forteller Hagland.
Tidspunktet for prosjektstarten spiller – naturligvis – en viktig rolle her. Svært mange digitaliseringsprosjekter ble fremskyndet av koronapandemien, og K-IKTs er intet unntak.
– Vi begynte kartleggingen i 2019, men plutselig var alle over på Mobilt Bedriftsnett på grunn av pandemien. Da måtte vi bare få det i gang – og da gikk det veldig fort, sier Merethe Miljeteig, konsulent ved K-IKT, som sammen med Hagland jobber tett med de ansatte rundt om i Kongsbergregionens kommuner.
Tungen på vektskålen kom da den gamle fasttelefonsentralen tok kvelden i mai 2020.
– Det var nettopp fordi vi fryktet at noe slikt kunne skje at vi ønsket å gjennomføre overgangen. Sentralen var gammel og både harddisk og hovedkort røk. Kommunene var uten telefoner en hel dag. Og selv om vi fikk den opp igjen, fikk vi klarsignal fra kommunene til å kjøre alt over til mobiler, forteller Miljeteig.
– I begynnelsen skulle vi ta det sakte, og vi startet kartlegging av hver enkelt kommunes behov, og hvilket oppsett de ville ha. Det ble litt fortgang i ting, så vi måtte bruke en tredjepart å sette opp løsningen for så mange på så kort tid, sier Hagland.
Etterlengtet kalendersynkronisering
I løpet av bare fire måneder var alle brukerne i Kongsbergregionen over på Mobilt Bedriftsnett.
– Det gikk nok litt fort i svingene for alle, og det første halvåret var løsningen veldig ustabil og sentralbordet ofte ut av drift. Ikke all funksjonaliteten som kommunene ønsket seg var oppe fra dag én, og vi har måtte jobbe for finne løsninger for alle telefonkøer, sier Aasland.
I oktober 2022 kom Telenor med ny versjon av Mobilt Bedriftsnett som ble tatt godt imot av K-IKTs konsulenter:
– Den har et enklere grensesnitt med mer oversiktlig oppsett som gjør det enklere å administrere, sier Miljeteig.
Etter hvert som funksjonalitet i tjenesten og brukerne er på plass, har K-IKT gjennomført flere viktige moderniseringstiltak for å forenkle arbeidshverdagen til de ansatte. Blant annet har de fått på plass Outlook-integrasjon slik at kalenderoppføringer synkroniseres med Mobilt Bedriftsnett.
– Dette har vært etterspurt lenge. Nå kan vi se statusen til kollegaer i appen og det er dermed enkelt å se hvem som er opptatt til enhver tid, forteller Miljeteig.
– Vi kan også filtrere personer på kommuner og avdelinger i appen, slik at vi raskt kan finne rett person ved rett avdeling. Det gjør det mye enklere å samarbeide på tvers og det er veldig kjekt å se, skyter Hagland inn.
Selv om brukerne nå hovedsakelig benytter mobiler som arbeidsverktøy, har det likevel vært viktig å ta vare på noen fastnettnumre.
– Kommunene har beholdt noen av de gamle numrene som hovednumre til viktige tjenester. Disse er jo godt kjent for innbyggerne, og tankegangen har nok vært at de numrene er viktige for oss og vårt sted. Heldigvis hadde Mobilt Bedriftsnett en løsning på det, sier Hagland.
Det er nemlig mulig å beholde eksisterende numre etter overgangen til mobil. Fastnettnummeret viderekobles helt enkelt til et fritt valgt mobilnummer eller sentralbord, noe som kan gjøre at virksomheten fremstår som mer seriøs, eller – som i dette tilfellet – for å holde fast ved den lokale tilhørigheten.
– En besparelse for kommunene
Etter hvert som flere kommuner og virksomheter faser ut fasttelefoni, blir behovet for gode mobilløsninger for sentralbord desto større. K-IKT anbefaler alle som står overfor en lignende overgang å gjennomføre en kartlegging av behovet i forkant.
– Vi har brukt mye tid på det. Det er alt fra fax-linjer, telefonlinjer til heiser, nødnumre, reserveløsninger på legevakter – alt dette må tas hensyn til når et system skal byttes ut, sier Hagland, og fortsetter:
– I tillegg var det mange som sa at de ville ha et telefonrør å holde i. De var nok blitt så vant til det at de trodde de trengte det i jobbhverdagen. Vi prøvde noen telefoner som kunne brukes over mobilnettet, men gikk fort bort fra det det igjen.
K-IKT har også hatt opplæring av hvordan de ansatte skal bruke Outlook-kalenderen for å øke bevisstheten om hvordan de skal sette opp avtaler og bruke kalenderen mest hensiktsmessig opp mot Mobilt Bedriftsnett.
Avdelingsleder Aasland tror det er en viktig å gjøre kort prosess på fasttelefonene og få alle brukerne over på mobilen – og i skyen – med en gang.
– Vi ser at det er en besparelse for kommunene at vi i K-IKT er blitt så gode og ikke lenger har så stort behov for tredjepart som tidligere. De ansatte får hjelp raskere og vi forstår enklere hvordan vi kan tilrettelegge løsningene for dem, sier Aasland.
