Tjenestebilag Fakturakontroll Pluss og Basis
November 2024
1. VIRKEOMRÅDE OG OMFANG
Dette bilag regulerer vilkår for tjenesten Fakturakontroll («Tjenesten»).
Bruk av Tjenesten forutsetter signert bedriftskundeavtale mellom Telenor Norge AS («Telenor») og bedriftskunden («Kunde»). Bedriftskundeavtalen er Telenor Tjenesteavtale, med mindre annet er spesifikt avtalt mellom partene. Bedriftskundeavtalen inkludert disse og evt. andre vedlegg er heretter omtalt som «Avtale».
2. GENERELL BESKRIVELSE AV TJENESTEN
Fakturakontroll er en tilleggstjeneste for Kundens kostnadskontroll av mobile bedriftsabonnement fra Telenor. Tjenesten skiller den ansattes arbeidsrelaterte mobilbruk og privatbruk i mobilfaktura fra Telenor, slik at Kunden kan belaste den enkelte ansatte via lønnstrekk for den ansattes private mobilkostnader. Kostnadsfordelingen baserer seg på definerte fordelingsregler som Kundens administrator velger ved aktivering av Tjenesten i Telenors selvbetjeningsportal Min Bedrift.
Tjenestens innhold og funksjonalitet for Kunden er basert på bestilt produktversjon og fordelingsreglene aktivert av Kundens administrator. Tjenesten beskrives nærmere i Telenors til enhver tid gjeldende Produktbeskrivelse.
3. LEVERANSE OG BRUK AV TJENESTEN
3.1 Bedriftsabonnement fra Telenor
Tjenesten forutsetter at Kunden har mobilt bedriftsabonnement fra Telenor. Enkelte bedriftsabonnement er ikke kompatible med Tjenesten, f.eks. abonnement som har hemmelig nummer. Fakturakontroll kan ikke brukes på IoT (M2M) abonnement.
3.2 Selvbetjening
Tjenesten forutsetter at Kunden har tilgang til og aksepterer bruksvilkår for Telenors selvbetjeningsportal Min Bedrift.
Etter inngått Avtale, vil Tjenesten være tilgjengelig for aktivering i Min Bedrift, registrert på Kundens foretaksnummer. Dersom flere foretaksnumre inngår i Avtalen, er Kunden selv ansvarlig for å sette opp relevante administratorrettigheter for Min Bedrift. Kunden har det fulle ansvaret for sin administrator.
Kundens administrator aktiverer Tjenesten som tilleggstjeneste til mobilabonnement i Min Bedrift, ved å velge mobilnumre som skal ha Tjenesten og registrere kostnadskategorier og fordelingsregler som skal gjelde.
Kunden administrerer Tjenesten gjennom Min Bedrift, og kan gjøre endringer til valgt konfigurering og mobilnummer. Kundens administrator kan oppgradere Tjenesten til produktversjon med mer funksjonalitet, jf. punkt 5 under, i Min Bedrift. Eventuell nedgradering forutsetter at Kunden sier opp avtalt Tjeneste og bestiller på nytt.
Telenors kundesupport kan assistere Kunden med oppsett av Tjenesten dersom Kunden har avtalt relevant betjeningsløsning med Telenor.
3.3 Fakturering og lønnstrekk
Kunden har betalingsforpliktelsen overfor Telenor for Tjenesten og for hele bedriftsabonnement. Telenor har ingen forhold til sluttbruker/Kundens ansatte.
Kunden er selv ansvarlig for å trekke sine ansatte i lønn. Kostnadsfordelingen vil komme frem i mobilfaktura per mobilabonnement med aktivert Fakturakontroll. I tillegg mottar Kunden en «lønnstrekkfil» som Kunden kan tilpasse til sitt lønnssystem og importere i lønnssystemet som trekk. Lønnstrekkfil sendes i standard format fra Telenor og Telenor garanterer ikke kompatibilitet med Kundens lønnssystem. Dersom filformatet ikke er kompatibel, kan Telenor tilpasse filformatet, så lenge det ikke innebærer ekstra kostnader for Telenor eller på annen måte er urimelig for Telenor. Kunden har alminnelig undersøkelsesplikt når det gjelder fakturaopplysningene og lønnstrekkfil.
3.4 Informasjon til Kundens ansatte
Kunden skal informere de ansatte om Tjenesten.
Telenor kan sende varslingsmeldinger (SMS) til Kundens ansatte som har mobilabonnement med Fakturakontroll, f.eks. for å varsle om mulig trekk i lønn etter ny fakturautstedelse.
I selvbetjenings-applikasjonen Mitt Telenor, får Kundens ansatte nærmere informasjon om lønnstrekk, tidligere forbrukshistorikk og fordelingsreglene som er valgt for den ansattes bedriftsabonnement. Kundens ansatte kan ikke gjøre endringer til Tjenesten.
4. TELENORS BEHANDLING AV PERSONOPPLYSNINGER I TILKNYTNING TIL TJENESTE
Leveranse av Tjenesten innebærer at Telenor behandler personopplysninger, som databehandler, på vegne av Kunden, som behandlingsansvarlig.
Oversikten under inneholder detaljer om databehandling for Tjenesten. Disse reguleres av Telenors generelle databehandlervilkår i Telenor Tjenesteavtale, med mindre partene har avtalt noe annet.
Som behandlingsansvarlig skal Kunden sikre:
lovlig formål og rettslig grunnlag (hjemmel) for behandlingen av personopplysninger,
at Kundens brukere av Tjenesten er informert om Tjenesten og hvordan denne fungerer
at Telenor til enhver tid har korrekt navn på Kundens brukere og/eller administrator.
| Navn på tjeneste/prosess regulert av databehandlervilkårene | Fakturakontroll-tjenesten leveres i to versjoner: - Fakturakontroll Pluss - Fakturakontroll Basis |
|---|---|
| Formålet med databehandlingen | Å gi Telenor en kostnadsvisning og verktøy for kostnadsdeling mellom Kunden (juridisk eier) og den ansatte (bruker) for mobilkostnader for arbeidsrelatert og privat bruk av bedriftens mobilabonnement. |
| Registrerte (Data Subject) | Kundens ansatte, brukere av Tjeneste |
| Hvilke typer av personopplysninger behandles? | Telenor behandler opplysninger om den ansattes bruk av mobilabonnement, som samtaleopplysninger, bruk av mobil data, samt kjøp av innholds- og/eller tilleggstjenester angitt med tidspunkt, volum, sted (land/sone) og navn på leverandør. Ytterligere opplysninger registrert av Kunden på mobilabonnement, som nummer, SIM-kort, den ansattes navn og ansattnummer vil knyttes til fakturert bruk av abonnementet. |
| Hvordan behandler Databehandler personopplysningene? | Telenor behandler alle data innenfor sine egne systemer. Ferdig behandlede opplysninger overføres til Kunden via beskyttet innlogging i Min Bedrift. |
| Bruker databehandler underleverandører til behandling av personopplysningene? | Nei |
| I hvilke land behandles personopplysningene? | Norge |
| Har Databehandler inngått avtale med underleverandør i henhold til EUs prinsipper for standardavtale om overføring av personopplysninger til land utenfor EU/EØS? | Nei. Det behandles ikke personopplysninger utenfor EØS. Se punkt over. |
| Hvordan og når slettes personopplysningene | Databehandler sletter alle personopplysninger senest innen 3 mnd. etter at avtaleforholdet er avsluttet. Ordre/faktura slettes iht. Regnskapsloven (5 år). Personopplysninger som Kunden selv har registrert kan slettes når som helst av Kunden selv. |
5. FAKTURAKONTROLL PRODUKTVERSJON
Tjenesten leveres i følgende produktversjoner. Avtalt produktversjon fremkommer i Min Bedrift og signert prisbilag.
Fakturakontroll Basis
Kostnadskategorier:
I Min Bedrift fremkommer forhåndsdefinerte kostnadskategorier, som Kundens administrator tildeler enten Kunden eller den ansatte gjennom fordelingsreglene.
Fordelingsregler:
Gjennom fordelingsregler registrerer Kundens administrator i Min Bedrift, hvilke kostnadskategorier bedriften, henholdsvis den ansatte, skal betale i sin helhet. Kostnadskategorier som Kundens administrator ikke tildeler den ansatte, er automatisk tildelt Kunden.
Fakturakontroll Pluss
Kostnadskategorier:
I Min Bedrift fremkommer forhåndsdefinerte kostnadskategorier, som Kundens administrator tildeler enten Kunden eller den ansatte gjennom fordelingsreglene
Fordelingsregler:
Gjennom fordelingsregelen registrerer Kundens administrator i Min Bedrift, hvilke kostnadskategorier bedriften, henholdsvis den ansatte, skal betale i sin helhet. I tillegg kan Kunden velge å dekke bestemte kostnadskategorier inntil en angitt valgfri sum. Kostnadskategorier som Kundens administrator ikke tildeler den ansatte, er automatisk tildelt Kunden.