Veiledning til oppsett og bruk av Fakturakontroll

På denne siden finner du tips og instruksjonsvideoer som hjelper deg med å komme i gang med Fakturakontroll-tjenesten.

1. Opprette avtale om bruk av Fakturakontroll-tjenesten

Fakturakontroll skiller enkelt mellom jobb og privatbruk av mobiltelefonen. Bedriften får kontroll over mobilkostnader, mens de ansatte får friheten til å bruke mobiltelefonen akkurat som de vil.

For å komme i gang med Telenor Fakturakontroll må du først opprette en avtale om bruk av denne tjenesten.

Opprette avtale

Du har logget inn og står på Hjem-siden i Min Bedrift.

1.      Velg fanen Bedrift i hovedmenyen

2.      Velg deretter Avtalebaserte tjenester i kolonnen Avtaler

3.      Skriv faktura i søkefeltet, og velg Fakturakontroll – Ny

4.      Trykk i feltet/raden som viser Fakturakontroll Pluss eller Fakturakontroll Basis

5.      Velg hvilket org.nr avtalen skal registreres på

6.      Bekreft avtalen med å trykke ok

7.      Du vil få et felt/rad som viser at du har en aktiv Fakturakontroll Pluss avtale

8.      Trykk deg inn på den for å starte konfigurering av oppsett

2. Oppsett av fordelingsregler

Her bruker du bedriftens mobilpolicy til å lage en eller flere fordelingsregler som definerer hvordan kostnaden deles mellom bedrift og ansatt.

Oppsett av Fordelingsregel basis

Lage fordelingsregel - kort versjon

Fordelingsregler med unntak

Lage fordelingsregel - lang versjon

  1. Velg arkfanen Fordelingsregler

  2. Velg knappen Ny fordelingsregel

  3. I arkfanen Beløpsgrenser tar du stilling til:

    1. Faste månedlige kostnader

    2. Forbruk i Norge

    3. Utenlandsbruk

    4. Innholdstjenester

  4. Innenfor disse kategoriene velger du om kostnaden skal betales av bedriften, trekkes fra den ansatte på lønn eller om det settes en kostnadsdeling mellom bedriften og den ansatte. På utenlandsbruk og innholdstjenester er det mulig å sette enkelte unntak slik at bedriften kan dekke kun det og den ansatte resterende overforbruk.

  5. Velg lagre

  6. Skriv inn et navn på fordelingsregelen

    1. Hvis du og din bedrift har flere fordelingsregler, så lag et navn som skiller den tydelig fra de andre reglene

Med Fakturakontroll kan bedriften spesifisere en eller flere fordelingsregler som definerer hva slags bruk av mobilabonnement som dekkes av foretaket og hvilke typer kostnader den ansatte vil kunne bli belastet for via trekk i lønn.

Fordelingsreglene opprettes ved å velge hvilke kategorier av mobilkostnader bedriften skal dekke og hvilke kategorier av kostnader de ansatte vil kunne bli trukket i lønn for.  

På Fakturakontroll Pluss kan du velge å ha så mange fordelingsregler du har behov for.

For best mulig oversikt og kontroll vil vi anbefale deg og din bedrift å ha så få fordelingsregler som mulig. Det vil gjøre administrasjonen av tjenesten enklere for deg som administrator.

  1. Gå til arkfanen Fordelingsregler

  2. Trykk på Fordelingsregelen den ansatte er knyttet til

  3. Velg deretter arkfanen Abonnement

  4. Finn eller søk etter den ansatte

  5. Trykk på de 3 prikkene helt til høyre

  6. Velg Flytt til en annen regel. Da kommer det opp et vindu som gjør at du kan søke etter/velge en annen Fordelingsregel

  7. Trykk Flytt nå

  8. Ferdig

3. Koble abonnement til fordelingsregler

For å aktivere fakturakontroll tjenesten må de ansattes abonnement kobles til en aktiv fordelingsregel.

Koble abonnement til fordelingsregel

Flytte abonnement til annen fordelingsregel

For å komme i gang med Telenor Fakturakontroll må du først opprette en avtale om bruk av denne tjenesten.

1.      Trykk deg inn på ønsket fordelingsregel

2.      Velg arkfanen Abonnement

3.      Trykk på knappen Legg til øverst til høyre

4.      Velg å legge til alle eller om du legger til en og en

5.      Når du har valgt/lagt til de abonnementene du ønsker, så velg å gå videre

6.      Du kommer til et oppsummeringsbilde som gir en oversikt på hvor mange abonnement du har lagt til og hva det koster pr måned.

7.      Trykk bekreft

8.      Tjenesten Fakturakontroll er nå aktiv, og Telenor starter fakturering. Du og din bedrift vil ved neste fakturakjøring motta lønnstrekkfil utfra det du har konfigurert i oppsettet i Min Bedrift.

Når du har opprettet de fordelingsreglene du har behov for, så skal du legge til de ansattes abonnement på de fordelingsregler de tilhører. Dette gjør du i Min Bedrift på samme sted som du opprettet fordelingsregler. Se hvordan du gjør det her (video)

Hvordan flytter jeg en ansatt fra en fordelingsregel til en annen?

Du søker opp den ansatte du ønsker å flytte. Trykker på de 3 prikkene helt til høyre på samme linje. Du får opp et valg om å bytte fordelingsregel. Når du har valgt det, så vil du få mulighet til å velge en av fordelingsreglene du har tilgjengelig. Du velger den du ønsker å flytte den ansatte til og bekrefter valget. Den ansatte har nå byttet fordelingsregel og ny regel er gjeldende. Anbefaler at den ansatte blir informert om endringen.

Nei. Du og din bedrift bestemmer hvilke abonnement/ansatte det skal være en del av fordelingsregelen(e).

Det vil være mulig å legge til et og et abonnement. Det vil også være en funksjon som vi kaller bulk, og gjør at du og din bedrift kan legge inn/importere alle abonnement på en gang.

4. Valg og oppsett av lønnssystem

Når bedriften har Telenor Fakturakontroll vil dere få tilsendt en «lønnstrekkfil» hver fakturamåned, denne inneholder beregnet lønnstrekk for de ansatte.

Lønnstrekkfilen tilpasses ved å velge en mal for ønsket lønnssystem og tilpasse valgfrie datafelt. I tillegg velger dere mottakere av lønnstrekkfil og ønsket dato for beregning.

Oppsett av lønnssystem

Vi har formater som passer med flere lønnssystem. Det er mulig å gjøre tilpasninger hvis bedriften har et annet lønnssystem enn det vi har tilgjengelig nå.

Tilgjengelige maler per 01.04.2025:

  • Fakturakontroll generisk (Telenor standard)

  • SAP

  • SAP Advanced

  • UNIT4

  • Visma Enterprise

  • Visma Lønn

  • Visma Payroll

  • Visma Payroll (simplified)

  • Visma Multi

  • Visma Enterprise (variable transaksjoner)

  • Poweroffice

  • Tripletex

  • Xledger (beta)

  • Unimicro

  • 24sevenoffice

  • SD Worx

  • Mintra OCS

  • Sumango

  • Lessor

  • Hafslund

5. Ansatt - informasjon og varsling

De ansatte vil finne informasjon om det beregnede lønnstrekket i Mitt Telenor appen.

Ved hver ny lønnstrekkberegning vil det også sendes en SMS til de ansatte som har et beregnet lønnstrekk. Bedriften kan tilpasse innholdet i SMS meldingene og aktivere om disse varslene skal sendes ut.

Varsling til ansatte

Ansattinformasjon i Mitt Telenor

Informasjon om lønnstrekk blir sendt på SMS til den ansatte. Detaljer og informasjon finner den ansatte på Mitt Telenor.

Hvis den ansatte har spørsmål til lønnstrekket, tar den ansatte kontakt med nærmeste leder/egen bedrift.

SMS-varsel til de ansatte sendes ut samme dag lønnstrekkfilen sendes til bedriften.

6. Lønnstrekkgrunnlag

Hver fakturamåned beregner Telenor Fakturakontroll et nytt lønnstrekkgrunnlag. Detaljene finner du i Min Bedrift hvor det også er mulig å laste ned Excel rapporter.

Du kan startes en «simulering» av lønnstrekk hvis dere vil teste et endret oppsett. Hvis det av ulike grunner må gjøres en endring på et ferdig lønnstrekkgrunnlag kan du starte en re-kjøring.

Lønnstrekkgrunnlag

Hvis ikke det er definert en dato for lønnskjøring og mottak, så vil vi sende dere lønnstrekkfil så rask fakturering er utført.

1.      Trykk på knappen Oppsett lønnstrekk (oppe til høyre)

2.      Velg Endre lønnssystem ved å trykke på de 3 prikkene øverst på siden

3.      Det kommer en pop up med en rullegardin meny. Hvis ingen av valgene passer ditt lønnssystem - ta kontakt med din salgsansvarlig i Telenor

4.      Skriv dato for lønnskjøring i din bedrift

5.      Velg deretter hvor mange dager før dere har lønnskjøring dere trenger lønnstrekkfilen

6.      Skriv inn e-post adressene til de som skal motta denne lønnstrekkfilen (det vil også være mulig å laste ned lønnstrekkfilen i Min Bedrift under arkfanen Lønnstrekk)

Hvis du ønsker lønnstrekkfilen på en bestemt dato før din bedrift skal kjøre lønn til de ansatte, så trenger vi å vite når dere har lønnskjøring og når dere ønsker å motta den.

Ja. Skriv inn e-postadressene til de som ønsker å motta den.

Din bedrift velger selv hvem som skal trekkes på lønn selv om de står knyttet til en fordelingsregel.

7. Konteringsrapport

Når bedriften benytter Telenor Fakturakontroll tilbyr Telenor en egen rapport over mobilkostnadene hvor informasjonen om beregnede kostnader for personlig bruk av abonnement er inkludert.

Denne rapporten kan benyttes til å kostnadsføre mobilkostnader i bedriften.

Konteringsrapport

Flere spørsmål..

Fakturakontroll-avtalen blir registrert på foretaksnummeret til kunden. Når avtalen er opprettet på foretaksnummeret registreres medlemsprodukter på abonnementene, på samme måte som det registreres en tilleggstjeneste på mobilabonnementet.

Det er ikke et teknisk eller forretningsmessig krav at alle mobilnummer på foretaksnummeret må aktiveres i Fakturakontroll avtalen. Kun de abonnement som kunden velger å bestille medlemsproduktet på vil bli aktivert i Fakturakontroll avtalen.

Aktivering og oppsett av fakturakontroll tjenesten gjøres av bedriftens administrator i Min Bedrift.

Fleksibel kostnadsdeling for kunder som ønsker ulike fordelingsregler for dekning av månedlige telefonutgifter. De ulike fordelingsreglene kan ha ulike deler av telefonutgiften som dekkes. Noen ansatte kan ha behov for å få dekket trafikk til ulike land, mens andre har behov for flere datapakker. 

Med Fakturakontroll Pluss kan fordelingsreglene spesifisere om en kostnadskategori skal betales av bedriften eller den ansatte i sin helhet, i tillegg har dette produktet en opsjon om at bedriften kan dekke kostnader inntil en valgfri sum for valgte kostnadskategorier.  

Forenklet kostnadsdeling for kunder som ønsker en standard fordelingsregel for alle ansatte. Hvilke ansatte som skal være inkludert er valgfritt, men de har alle har samme regel for hva de får dekket av mobilkostnader og hva den ansatte må betale selv.

Med fakturakontroll Basis kan fordelingsregelen spesifisere om en kostnadskategori skal betales av bedriften eller den ansatte i sin helhet.

Ja, det kan dere. Ved å ha tjenesten Fakturakontroll, så anbefaler vi å gå over til månedlig faktura. Dere kan også fortsette med kvartalsvis faktura. Å ha kvartalsvis faktura innebærer at du i Fakturakontroll gjør oppsettet pr måned.

Faktura og lønnstrekkfil for å trekke ansatte vil fortsatt komme kvartalsvis. Du og din bedrift må være oppmerksom på at beløpet til trekk oppleves høyere for den ansatte siden det kommer kvartalsvis.

Du og din bedrift vil motta en lønnstrekkfil månedlig (Kvartalsvis faktura? Les mer om det her) som er tilpasset lønnssystemet. Lønnstrekkfilen er basert på informasjon du og din bedrift har gitt i oppsettet som fordeling av kostnader i fordelingsregelen(e), abonnement som er tilknyttet, ansattnummer og hvilken dato dere ønsker å motta lønnstrekkfilen.

Den filen kan importeres manuelt eller automatisk inn i lønnssystemet, som gjør at dere kan utføre lønnstrekk av den ansatte.

Det er opp til din bedrift om dere ønsker å trekke de ansatte i lønn eller om dere bruker Fakturakontroll for å ha en oversikt og kontroll på forbruk av mobiltelefoni i bedriften.

En lønnstrekkfil opprettes med bakgrunn på fakturaen dere mottar, og den definerte fordelingsregelen du og din bedrift har opprettet.

Lønnstrekkfilen mottas på e-post. Dere kan selv velge hvilke e-postadresser som skal motta den. Lønnstrekkfilen mottar dere på den datoen dere selv ønsker.

Pr nå er det kun mulig å motta lønnstrekkfil på e-post og laste den ned i Min Bedrift. Muligheter for API integrasjoner vil bli mulig senere.

Listeprisen på Fakturakontroll Pluss er 49,-. På Fakturakontroll Basis er prisen 39,-. Har du egne avtalepriser, så er det de som er gjeldende.

  1. Velg Ansatte, deretter "alle ansatte"

  2. Trykk på knappen "Velg handling" og velg deretter "Bulk handlinger"

  3. Deretter "Eksporter liste" hent ned Excel filen med oversikten over alle ansatte

  4. I Excel filen må du oppdatere kolonnen for Ansattnummer til de ansatte der hvor dette skal oppdateres

  5. Trykk på knappen "Velg handling" og deretter "Oppdater ansatte"

  6. Bruk den oppdatere Excel filen for å laste opp de endrede ansattnummerne

Dette er ikke en funksjonalitet vi har. Fakturakontroll er bygget opp slik at du bestemmer om det er bedriften som betaler alt, den ansatte som betaler alt eller om bedriften ønsker å dekke noe av kostnaden. I tillegg er det definert 9 ulike kategorier som dekker alle fakturalinjer på fakturaen slik at din bedrift kan definere hvilken kostnad bedriften dekker og hva den ansatte dekker. Dette defineres pr måned.

Den vil ligge tilgjengelig for nedlasting i Min Bedrift.

Den vil ligge tilgjengelig for nedlasting i Min Bedrift.

Tjenesten kan ikke kombineres med Felles Faktura, Hemmelig nummer, Prioritetsabonnement og Telenor Kontant Bedrift

Når en ansatt slutter, så kan den fjernes fra Fordelingsregel

Hvis du har endret fordelingsregel etter lønnstrekkfil ble laget, og ønsker å foreta lønnstrekk basert på den nye regelen så må lønnstrekkfilen kjøres på nytt - også kalt rekjøring.

En re-kjøring starter du ved å bruke aksjonsknappen til høyre for den aktuelle lønnstrekkberegningen.

Det kan du gjøre ved å gå inn på Oppsett lønnstrekk. Oppsett lønnstrekk finner du over arkfanene om Lønnstrekk, Fordelingsregler etc. I banneren øverst er det 3 prikker, trykk på den og der finner du Oppsett lønnsystem.

Du kommer videre til arkfanen Feltkonfigurasjon, trykk Endre helt til høyre. Da vil det bli mulig å legge inn informasjon du trenger. Trykk Lagre når du er ferdig.