Hvor mye tid bruker dere på å koordinere flere leverandører?

Så lenge alt fungerer som det skal, er det liten grunn til å tenke over hvor mange leverandører virksomheten faktisk forholder seg til. Mobilen virker, fiberlinjen er stabil, nettverket gjør jobben sin, og ansatte kommer seg inn i systemene de trenger. Da spiller det liten rolle om mobil, fiber og nettverk leveres av ulike leverandører. Hver enkelt tjeneste fungerer, og derfor er det lett å tenke at leverandørbildet fungerer like godt.

Det er først når noe endrer seg at bildet blir mer sammensatt.

En ny lokasjon skal kobles opp. En medarbeider trenger tilgang til nye tjenester. En fiberforbindelse blir ustabil, eller en supportsak berører både mobil, fiber og nettverk. Da handler oppgaven sjelden bare om å løse det tekniske. Noen må finne ut hvem som har ansvaret, få de riktige leverandørene involvert og følge opp saken til den er løst.

Ofte er det virksomheten selv som blir bindeleddet mellom leverandørene.

Når virksomheten selv blir bindeleddet mellom flere leverandører, er det sjelden én stor hendelse som skaper mest arbeid. Den største tidsbruken ligger ofte i alle de små oppgavene som dukker opp gjennom året. Hver for seg virker de ubetydelige, men til sammen kan de ta overraskende mye tid.

Det kan være en endring i et abonnement, en ny medarbeider som trenger tilgang til riktige tjenester, en flytting til nye lokaler eller en supportsak som berører både mobil, fiber og nettverk. Oppgavene er sjelden kompliserte i seg selv. Likevel tar de ofte lengre tid enn nødvendig når flere leverandører må involveres, og virksomheten selv må sørge for at informasjonen flyter mellom dem.

Denne typen arbeid havner sjelden på en egen linje i budsjettet eller i en rapport. Likevel er det tid som tas fra andre oppgaver – tid som kunne vært brukt på å utvikle virksomheten, følge opp kunder eller skape verdi andre steder.

De færreste virksomheter planlegger å ha mange leverandører. Ofte blir det bare sånn.

En mobilavtale inngås når behovet oppstår. Fiber bestilles i forbindelse med en flytting eller etablering av et nytt kontor. Nettverk, sikkerhet og andre tjenester kommer til etter hvert som virksomheten vokser eller behovene endrer seg. Hver beslutning er fornuftig der og da, og hver løsning løser et konkret behov.

Over tid kan summen av beslutningene likevel gjøre hverdagen mer kompleks enn den trenger å være. Antallet avtaler øker, flere kontaktpersoner kommer til, og ansvaret blir fordelt på flere leverandører. Ingen av endringene oppleves som store i seg selv, men til sammen kan de gjøre det vanskeligere å bevare oversikten.

Derfor lever mange virksomheter godt med dagens løsning uten å stille spørsmål ved den. Ikke fordi den nødvendigvis er den mest effektive, men fordi leverandørbildet har vokst frem gradvis og blitt en naturlig del av arbeidshverdagen.

Når virksomheter vurderer den digitale infrastrukturen sin, er det naturlig å ha mest oppmerksomhet på selve løsningene. Har vi kapasiteten vi trenger? Er mobildekningen god nok? Er nettverket rustet for måten vi jobber på i dag – og for behovene vi får i morgen?

Det er viktige vurderinger, men de sier ikke nødvendigvis noe om hvor enkelt løsningene er å forvalte når virksomheten er i endring. Teknologien kan fungere akkurat slik den skal, samtidig som administrasjonen rundt den tar mer tid enn nødvendig.

For mange er det først når de ser leverandørbildet samlet at de oppdager hvor mye tid som faktisk går med til koordinering. Ikke fordi én leverandør gjør en dårlig jobb, men fordi ansvaret er fordelt på flere. Da blir spørsmålet kanskje ikke hvor mange leverandører virksomheten har, men om leverandørmodellen gjør arbeidshverdagen enklere enn den kunne vært.

Mange virksomheter oppdager først hvor mye tid som går med til koordinering når de begynner å se leverandørbildet som en helhet. Først da blir det tydelig hvor mye administrasjon som ligger mellom de enkelte tjenestene.

Det handler om å bruke mindre tid på koordinering og mer tid på det virksomheten faktisk er til for. Om å slippe å finne ut hvem som har ansvaret når noe endrer seg. Om å gjøre den digitale hverdagen enklere.

Ingen virksomheter blir mer konkurransedyktige av å bruke tid på å koordinere leverandører. Verdien ligger i å frigjøre tid, skape bedre oversikt og gjøre den digitale hverdagen enklere – både når alt fungerer som det skal, og når det ikke gjør det.

Les også: Tre fordeler ved å samle flere tjenester hos én leverandør