Videomøter - dette trenger du av utstyr
Videomøter - dette trenger du av utstyr
- Løsninger

Slik får du den «hybride hverdagen» til å fungere

Publisert: 10. oktober 2021 kl. 13:09

Vi har samlet tipsene du trenger for å lykke med videomøter.

Hvordan skal bedrifter gå tilbake til «normalen» etter nesten et halvannet år med hjemmekontor? Selv etter at obligatorisk hjemmekontor fases ut, er det lite trolig at den «normale» arbeidshverdagen – med fem åttetimersdager på kontoret i uka – vil komme tilbake.  

Nesten halvparten av norske arbeidstagere ønsker nemlig å jobbe hjemmefra minst to dager i uken, viser en rapport fra OsloMet. Ifølge en SINTEF-undersøkelse har minst tretti prosent av norske arbeidstakere lyst til å jobbe mest hjemmefra framover.  

Med andre ord: videokonferanser og -møter har kommet for å bli. Det krever noe ganske annet av teknisk utstyr for bedrifter, siden kornete kameraer og dårlige mikrofoner i møterom vil være et alvorlig hinder for godt og effektivt arbeid.

Les også: Dette møtesenteret gikk «all in» på å oppgradere videoutstyr – og satt omsetningsrekord.

Cisco og Telenor leverer utstyret du trenger for en hybrid arbeidshverdag

Telenor tilbyr enkle og fleksible kvalitetsløsninger for videomøter og hybride arbeidsformer i samarbeid med Cisco, som er en verdensledende aktør innenfor: 

  • Profesjonelt videokonferanseutstyr: mikrofoner og høyoppløsningskameraer med smarte funksjoner som gir en bedre opplevelse av at man sitter i samme rom

  • Høykvalitets nettverk som sikrer uavbrutt og sømløs digital samhandling for hele bedriften

  • Sikre, skybaserte samhandlingsløsninger i form av Cisco Webex

Legg godt til rette – for alle!

Det at det tilnærmet alltid vil være noen som sitter på hjemmekontor, betyr igjen  at de aller fleste møter vil ha en eller flere fjerndeltakere. 

Digitale fasiliteter, nettverk og tjenester er derfor noe som påvirker hele bedriftens kjernevirksomhet. 

Tenk: Har du utstyr til å sende video og lyd av god kvalitet fra møterommene dine? Er kameraene og mikrofonene gode nok? Er nettet godt nok i alle rom til at både videomøter og arbeid med tunge filer i skyen går sømløst, uansett hvor man setter seg? 

Dette er bare noen eksempler som viser hvor avgjørende digital infrastruktur er for en god og effektiv arbeidsflyt.

Dette trenger du for å lykkes med hybride møterom

  • Standardiserte, enkle løsninger av god kvalitet, med god lyd i rommet og godt videobilde

  • Mulighet til å bruke flere skjermer slik at fjerndeltakere og presentasjon får hver sin skjerm

  • Videomøterommene må svare til bedriftens faktiske daglige behov – ikke være mer kompliserte enn dere trenger– og kunne integreres sømløst med plattformen dere bruker, som Microsoft Teams

  • Et kamera som kan følge med på den som snakker automatisk

  • En tydelig møteleder som er kjent med teknikken i rommet, og som klarer å stimulere til inkludering og engasjement på lik linje for alle

  • Under møter, for eksempel, kan digitale tavler være mer nyttig, fleksibelt og inkluderende enn et whiteboard som står i hjørnet – uavhengig av hvor mange som deltar hjemmefra.

Slik blir de hybride møtene gode

Hvordan sørge for at alle kan delta på lik linje, uavhengig om de er til stede i rommet eller er med via en skjerm?
En ting er sikkert: Det holder ikke å sette en laptop i hjørnet som representerer hjemmekontor-brigaden. Skjerm, kameraer, mikrofoner, til og med lyssetting må tilpasses for at digitale deltakere ikke bare blir sett og hørt, men også får med seg mest mulig av det som skjer i selve rommet. 

I tillegg må alle systemer være enkle å koble seg på. Det nytter ikke med verdens beste hybrid-møterom hvis terskelen for å bruke dem er for høy. Derfor er også kompetanse, opplæring og ikke minst brukervennlighet viktige stikkord når du tar et digitalt løft på møterommene.  

Dersom virksomheten tar bilde, lyd og lys på alvor, er mye gjort for å legge til rette for gode møteopplevelser for alle, uansett hvor de jobber. Og da blir ikke videomøter bare en dårlig erstatning for fysiske møter, men et nyttig verktøy i sin egen rett som kan hjelpe bedriften nå sine mål.

Ikke gi slipp på fordelene med videomøter

Pandemien har dessuten også gitt en overraskende lærdom: Folk er gjerne mer produktive når de får mulighet til å jobbe hjemmefra. Likevel er det unektelig noe som har gått tapt uten kontoret som samlingsplass: den såkalte «kaffepraten» i alle dens varianter er viktig for å stimulere kreativitet, initiativer og motivasjon. 

I stedet for å henge seg opp i om når og hvor man skal være på kontoret, er det derfor mer betimelig å spørre seg selv: «Dette er det vi ønsker å oppnå – hvilke metoder og verktøy passer best til dette?»

Derfor er det lite vits i å ha et mål om at flest mulig av møtene skal være så fysisk som mulig. Noen ting kan faktisk gjøres bedre digitalt – tenk for eksempel på følgende fordeler med videomøter: 

  • Videomøtet er gjerne mer strukturert, og gjør det enklere å holde seg til tema og møteplanen

  • Med intelligensen som ligger i dagens videomøtesystemer (AI) blir det enklere å få en balanse i møtene og sikre at alle kommer til orde

  • Å jobbe sammen i sanntid i dokumenter er en smidig og effektiv form for samarbeid 

  • Enkel og effektiv samhandling; kan enkelt dra inn kolleger og eksterne eksperter for raske avklaringer uavhengig av geografi

  • Mulighet for enkelt å gjøre opptak av møter og kurs for senere gjenbruk 

  • Videomøter er suverene når det kommer til å sømløst dele opp deltakerne i grupper som kan midlertidig jobbe videre med separate oppgaver – såkalte «breakout rooms»

Slik har Telenor lagt til rette for en hybrid arbeidshverdag

  • Oppgradert og standardisert alle møterom med samme type videoløsning, for å gjøre det enkelt for alle å sette i gang et videomøte.  

  • Satt opp enkle touchpanel for oppkobling av videosamtaler som er like i alle møterom.

  • Gjort det mulig å ringe direkte inn i Teams-møter fra videorom med et par tastetrykk.

  • Installert profesjonelt videokonferansesystem som sikrer gode møtekvalitet både på tale og video, begge veier – både for deltaker fra møteromrom på kontoret og de som er med via video.

  • Aktivt involvert HR-avdelingen i utforming av videomøterom.