– Vær smart når du skal digitalisere kommunen

Stein C. Tømmer, Telenor

Hvordan skal norske kommuner ta i bruk teknologi og digitalisering for å møte stadig større utfordringer? – Lær av andre som allerede har vært igjennom prosessen, sier Telenor.

– Start enkelt, men gjør det riktig, sier Stein C. Tømmer, ansvarlig for Smart kommune-programmet til Telenor, som hittil har hjulpet mer enn 50 kommuner med digitalisering.

– Norske kommuner møter i dag store utfordringer på nesten alle områder, ofte med en presset økonomi, men samtidig er også mulighetene større enn noen gang, forteller han. 

Ny teknologi og digitalisering kan fornye, forenkle og forbedre alt fra omsorgstjenester og utdanning til boligutvikling boligbygging søppeltømming, og luftkvalitet.

– Mange er allerede i gang med digitalisering, men ofte innenfor avgrensede områder. De fleste mangler en helhetlig plan for kommunen, med alle de besparelser og synergieffekter dette gir, og tilsvarende alle ulempene man vil møte senere uten en samordnet plan.

kakediagram
Nær 70 % av kommunenes kostnader går til helse/omsorg og oppvekst/utdanning.
Kilde: Kommunene og norsk økonomi – KNØ 2015

Hva skal til for å lykkes?

– Skal du lykkes med digitalisering i kommunen, må du få med deg toppledelsen. Få med deg rådmannen, og gjerne også ordføreren. Forankring på toppledernivå med rådmannen som en drivende kraft, og villighet til å starte en digital reise, er en forutsetning, sier Tømmer.

– Start med å kartlegge dagens situasjon. Hvordan er prosessene, hva med infrastruktur og eksisterende teknologi (eller mangel på det), tilgjengelige arbeidsverktøy og ikke minst kompetansen hos de ansatte? 

– Vår erfaring er at rundt 20 % av ansatte i en kommune ikke er «digitalt modne». Det vil si at de ikke har nødvendig kompetanse til å bruke de digitale løsningene godt og effektivt i sin arbeidsdag. Da er god opplæring avgjørende for å få alle med på den digitale reisen.

Kartleggingen må også belyse hva som er de viktigste satsingsområdene for kommunene, og hvilke gevinster man ønsker å oppnå. En handlingsplan med konkrete tiltak må følges, og resultatene skal kunne måles og gi en effekt.

Stein Tømmer, Telenor
Stein C. Tømmer, ansvarlig for Smart kommune-programmet til Telenor.

De viktigste områdene

– Det er typisk 5 resultater de fleste kommuner ønsker å oppnå med digitalisering, sier Tømmer:

1

Effektivisering av arbeidsprosesser

Ny teknologi og digitalisering kan forenkle, fornye og forbedre nesten alle områder, og frigjøre menneskelige ressurser. Her er det enormt mange muligheter. 

– Et eksempel er Bærum kommune som skal installere digitale låser hos alle innbyggere tilknyttet hjemmepleien, rundt 3200 boliger. Kommunen har regnet ut at de vil spare rundt 2 millioner kroner i året ved at hjemmepleierne slipper å reise rundt og hente og levere nøkler, og i stedet bare kan åpne døren med en mobilapp, forteller Tømmer.

– Et annet eksempel er Oslo kommune, som ved hjelp av ny teknologi og sensorer sparer rundt 50 % av drifts- og vedlikeholdskostnader, og bruker 50 % mindre energi, med dynamisk gatebelysning.  

I tillegg må kommunene ofte innføre nye måter å jobbe på, og erfaringen vår er at det er mange manuelle arbeidsprosesser som kan endres og gjøres mer effektive gjennom bruk av ny teknologi.

2

Redusere kompleksitet

Mange kommuner er i dag et lappeteppe av gammel og ny teknologi, eller ingen teknologi i det hele tatt. 

– Vi møter ofte gamle IT-systemer som driftes i kjelleren på rådhuset. Her bør man heller vurdere skybaserte tjenester, som vil fjerne kompleksitet, reduserer kostnader og tidsbruk, og sørge for moderne programmer og tjenester, sier Tømmer.

– Et annet eksempel er gamle telefonsentraler som kan stå for en betydelig del av de månedlige telefoniutgiftene. Disse kan erstattes med mye rimeligere, mobile løsninger. Andre ting kan være gode samhandlingsverktøy for bruk både internt i kommunen og ut mot innbyggere og næringsliv. Det finnes kommuner der ansatte ikke har e-post, og hvor man fremdeles får lønnslipp på papir i posthyllen eller sendt hjem, i stedet for digitale løsninger.

3

En mer attraktiv kommune for jobbsøkere

– Kommunen må kunne tilby moderne arbeidsverktøy for å tiltrekke seg attraktiv arbeidskraft, ikke bare en stasjonær PC, fasttelefon og et skrivebord. Et minimum er ofte smarttelefoner og et nettbrett eller en bærbar PC. En nyansatt i teknisk etat som skal starte med eiendomstaksering, eller oppmåling, eller graving av vann og avløp, kan ikke reise frem og tilbake for å taste inn nye eller lete etter eksisterende informasjon. Han eller hun trenger et nettbrett eller en mobil som er tilkoblet dynamiske kart og arkiver i sanntid, gjerne skybaserte løsninger slik at jobben blir gjort der og da. Med moderne verktøy jobber vi smartere og får en enklere og bedre hverdag, sier Tømmer.

4

Bedre digitale tjenester for innbyggere og næringsliv

– Vi vet at over 60 % av innbyggerne i Norge ønsker flere digitale tjenester fra kommunen. Dette er typisk familier med barn i barnehage og førskolealder, og som gjerne bor i eget hus. De er gjerne digitalt modne, og ønsker selvbetjente løsninger og få gjort ting effektivt, sier Tømmer.

Telenor holder på å utvikle en egen app for innbyggere, et rammeverk for mobile flater, som samler alle typer tjenester fra kommunen. – Dette kan være alt fra renovasjonstjenester og byggesøknader, til søknad om barnehageplass og ferieinformasjon, eller pushvarsler om forurenset drikkevann eller fare for ras og oversvømmelser.

En rekke kommuner har digitalisert skole- og utdanningsinstitusjonene sine, med stor suksess både blant elver, lærere og forelde. – Et skoleeksempel her, er Vardø kommune som gikk fra verst til best, ikke bare på utdanning, men mange andre områder også, og som i dag regnes av mange som en av landets «smarteste kommuner», sier Tømmer. Les mer om Vardø kommune

– Eller geodata med levende kart på mobil og nettbrett, med detaljinformasjon helt ned til kumlokknivå, som oppdateres i sann tid, og kan være til store nytte for innbyggere, næringsliv og ansatte. Her er Søgne kommune en pionér.

5

Klima og miljø

– Det er spesielt store byer som er opptatte av klima og miljø, og som har satt seg ganske hårete mål om reduserte utslipp, innenfor blant annet CO2 og NOx, sier Tømmer. For eksempel har Oslo som mål å minimum halvere klimagassutslippene innen 2030, og ambisjonen er å være en ’nullutslippsby’ i 2050.

Her finnes det flere løsninger og synergieffekter, og mange flere vil komme. Telenor er blant annet involvert med et smartparkeringsprosjekt utenfor Trondheim, der sensorer på parkeringsplasser vil kunne varsle bilister om hvilke parkeringsplasser som er ledige og opptatte. Undersøkelser viser at 30-35% av all bilkjøring i byer skyldes bilister på jakt etter en parkeringsplass, så her er det potensielt store miljøgevinster.

En mann med to barn på en parkbenk
– Vi plukker i gjennomsnitt opp mobilen 1500 ganger i uken. Hvor mange av kommunens tjenester finner de der? Møt innbyggerne der de er, sier Stein C. Tømmer.
Foto: Getty

Smart Kommune fra Telenor

Digitalisering står høyt på agendaen i norske kommuner. Smart Kommune er et Telenor-program for å utarbeide kommunens strategi innenfor digitalisering og mobilitet. Prosessen er basert på workshops, analyse, sluttrapport og effektiv implementering. Send oss gjerne din henvendelse for å få vite mer om Smart Kommune til smart.kommune@telenor.com eller se https://www.telenor.no/bedrift/smartkommune/.