– En helt ny hverdag

Daglig leder i Melby Transport, Geir Ove Melby

– Gule lapper er det verste jeg veit. Tidligere hadde jeg gule lapper over hele veggen på kontoret - og til slutt husket jeg ikke hvorfor jeg hadde hengt dem opp, sier Geir Ove Melby og ler. Nå har han funnet en løsning.

Du har hatt en lang og travel dag på jobb. Dashbordet er fullt av gule lapper med avtaler og viktige beskjeder. I setet ved siden av deg ligger det parkeringskvitteringer, fakturaer og dokumentasjon. Noen ganger forsvinner det bokstavelig talt viktig dokumentasjon ut av bilvinduet når du åpner det, og kvitteringer blir bleket av sola slik at du aldri vil få pengene refundert. Det er et evig kaos som du prøver å få oversikt over hver dag. Du kjenner en stigende frustrasjon, et behov for mindre papir, mer kontroll og en mer effektiv arbeidsdag. Spørsmålet er bare hvordan?

Geir Ove Melby sitter på et lite kontor rett innenfor døra hos Melby Transport i Skjåk. Utenfor vinduet er det høye fjell og dype daler, lastebiler og containere i skjønn forening. Geir Ove vokste opp med Melby Transport og kjørte sin første lastebil som 12-åring. I fjor, nesten 40 år senere, tok han over som daglig leder i familiebedriften.

Det som begynte med en septikbil i 1976, hadde gradvis utviklet seg til en bedrift med sju ansatte som utfører septiktransport, avvanning, renovasjon, containerservice og kraning, i tillegg til brøyting og strøing om vinteren. Alle ansatte er ute i felten hver dag, så da Melby Transport landet et større oppdrag i fjor, så Geir Ove behovet for å få et skikkelig system på oppdragene og ordrene.

Full kontroll

– Det hadde gått i den samme tralten i mange år, og selv om vi også hadde våre systemer tidligere, gikk alt på papir eller via telefon. Jeg trengte rett og slett bedre oversikt, og var på jakt etter et enkelt, digitalt system der jeg kunne gi oppdrag til sjåførene og få en tilbakemelding når oppdragene var utført. Det finnes så mange systemer der ute, men de er så omfattende. Vi valgte feltoppdragsløsningen fra Telenor fordi det er enkelt. Fryktelig enkelt, sier Melby.

Da Melby bestemte seg for en ny digital løsning, hadde han en samtale med en rådgiver på Telenors kundeservice-team på Gjøvik. Denne første samtalen er viktig for å kartlegge de ulike bedriftenes behov – for de er forskjellige. Ved å gå igjennom arbeidsdagen og arbeidsmetodene sammen med kunden, kan rådgiverne raskt danne seg et bilde av hvilke utfordringer de har, og hvilke løsninger Telenor kan tilby for å gjøre arbeidsdagen litt enklere. Rådgiverne på Gjøvik har kompetanse innen alt fra regnskap og økonomi til håndverkstjenester og webdesign, og kan på den måten skreddersy løsninger til hver enkelt kunde. For Melby Transport var det altså feltoppdragsløsningen valget falt på, og Geir Ove Melby er strålende fornøyd.

– Arbeidsmengden er ikke mindre, men alt har blitt mer systematisk. Løsningen gir meg full kontroll - og det gir meg igjen en enklere hverdag.

En hjelpende hånd

Geir Ove har to dataskjermer foran, bak seg har han en hylle med fargerike permer og på kontoret ved siden av sitter datteren Maika Melby (28). Maika er farens høyre hånd og tredje generasjon i Melby Transport. Hun har utdanning innen kontorfag og jobber på kontoret tre dager i uka, og hun kom inn i bedriften midt i implementeringsprosessen av den nye løsningen. Maika har hatt ansvar for planlegging, gjennomføring og igangsetting av systemet.

– Du skulle ha sett kontoret til pappa før, sier hun og peker på en eske med papir.

– Han hadde pappesker fulle av ordre, og all oversikten var oppe i hodet hans. Der hadde han kontroll over ordre, fakturaer, beskjeder og papirer. Jeg skjønner ikke hvordan han klarte det -  jeg hadde ikke hatt sjans til å huske alt dette, sier Maika.

Geir Ove Melby på kontoret
EN HELT NY HVERDAG: Overgangen til digitale verktøy har gjort arbeidsdagen enklere for Geir Ove Melby og de ansatte i bedriften hans.

Ny hverdag

Fra pappesker med ordre og vegger fulle av gule lapper, kommuniserer nå kontoret med sjåførene sine via nettbrett. Tre av sjåførene hans har installert nettbrett i lastebilene, og de kan enkelt plukke oppdrag fra oppdragslisten i systemet. Her kan de også legge inn informasjon som er relevant for hvert enkelt oppdrag, for eksempel vekt, dokumentasjon, beskjeder og ventetid.

– Når oppdraget er inne i systemet, er det sjåførens ansvar å passe på at oppdraget blir utført. Dette gjør at jeg har jeg bedre oversikt over hvilke arbeidsoppgaver som er gjort og hvilke som ikke er gjort. Og hvis jeg skal finne et gammelt oppdrag, søker jeg det bare opp.

Tidligere hendte det at jeg plutselig kom til å huske oppdrag som jeg visste var utført, men som jeg ikke fant dokumentasjon på uansett hvor mye jeg lette. Å miste viktige papirer her og der, utgjør en del penger i lengden, sier Geir Ove Melby.

En annen ting som har lett for å bli borte og som utgjør en del penger i løpet av en dag, er tid.

– La oss si at du har 10 ansatte og at hver av dem mister en halvtime hver dag på for eksempel venting. Gang det med 240 arbeidsdager i året så får du en sum som er rent svinn.

– I sum betyr et godt system at jeg har full kontroll, og ikke minst at andre på kontoret også har kontroll. Det betyr igjen at jeg ikke er uunnværlig, og at jeg ikke behøver å sitte inne på kontoret hele dagen. Det er en helt ny hverdag, sier Geir Ove Melby.

Han mener at en av fordelene med systemet er at han får bedre tid til å være daglig leder og slipper å måtte grave seg ned i papirer.

Fikk de ansatte med på laget

Melby Transport ble startet av Geir Oves far, Ragnar i 1976. I løpet av alle disse årene har det skjedd store endringer i arbeidslivet, og nettopp endringer kan være smertefullt. Å gå fra gamle rutiner og over i en mer digital hverdag kan være skummelt, og man kan møte på barrierer og utfordringer. For eksempel kan man møte motstand internt. Hos Melby Transport har det gått over all forventning.

– Det har gått helt smertefritt. De ansatte var motiverte og hadde selv en interesse for et enkelt system. De hadde jo akkurat de samme problemene ute i bilene - med lapper, ordreblokker og papirer som forsvant. I dag er det ingen ordreblokker i bilene våre lenger.

– Hva gjorde du for å lykkes med overgangen fra manuelle til digitale prosesser?

– Jeg fortalte de ansatte om systemet - at det skulle være enkelt å lære og enkelt å bruke. Vi har heldigvis hatt lite problemer, og de gangene vi har hatt behov for hjelp, har vi fått kjempeoppfølging fra Telenor. Vi har et telefonnummer som vi kan ringe hvis vi trenger råd eller support, sier Geir Ove og smiler.

Mindre stress - mer fritid

Det at Geir Ove har god oversikt på jobben på dagtid, gjør at han får litt bedre tid på fritida. Og nettopp fritid har blitt viktigere for ham med årene.

– Tidligere kunne jeg jobbe fra fem om morgen til midnatt, men det gidder jeg rett og slett ikke lenger. Jeg har lyst til å ha tid til å ta en ferie, dra på camping og arrangere festival. Med feltoppdragstjenesten har vi full oversikt, jeg er ikke uunnværlig lengre, og kan bruke kvelder og helger på å lage en festival som folk liker å besøke år etter år. Det er viktig å ha tid til å ha det litt gøy også!

Se hvordan Geir Ove Melby fikk bedre kontroll på oppdragene

Vil du vite mer om Smart Arbeidsdag?

Book et nettmøte, så finner vi sammen en løsning som passer din bedrift.