Tipset som gjør prosjektregnskapet til hjelp - ikke bry

Daglig leder i bygg- og anleggsbransjen fører prosjektregnskap
Skal firmaet ditt gå i pluss, må du ha kontroll på utgifter og inntekter. Med digitale løsninger løser du den biffen lekende lett.

Kravet sier at alle som utfører bygg- og anleggsvirksomhet for over 300.000 kroner for én kunde, må levere prosjektregnskap. Pes, synes mange. Regneark og prosjektplaner var kanskje ikke grunnen til at du ble håndverker.

Bjørn Halvor Sannesmoen, derimot, tenker helt motsatt.

– Så snart du kommer i gang med digitale løsninger for prosjektstyring og prosjektregnskapet, kommer du til å lage prosjektregnskap også for mindre prosjekter. Rett og slett fordi det gir deg stålkontroll, sier han.

Bedre kontroll gir bedre lønnsomhet

Sannesmoen jobber i 24SevenOffice, selskapet som i samarbeid med Telenor har utviklet tjenesten Prosjektstyring. Med løsningen kan medarbeiderne legge inn timer og materialer direkte i prosjektet – fra mobilen – mens de er på byggeplassen. I likhet med hammer og sag, har nemlig mobilen blitt et nyttig verktøy, også for dem som vil oppdatere prosjekter mens de er på farten. Systemet sørger da for at kostnadene og utleggene kommer rett inn på riktig post i prosjektregnskapet.

Hittil har han hjulpet over 100 bedrifter i gang med løsningen. Konklusjonen er helt klar:
– Mye av grunnen til at mange i bransjen sliter med lav fortjeneste, er at de har dårlig kontroll, sier han.
– Når alle kostnader kommer rett inn i prosjektregnskapet, blir regnskapet hele tiden oppdatert. Da blir det et fantastisk styringsverktøy for ledelsen, både til styringen av prosjektet og når bedriften skal levere anbud på liknende jobber senere, sier Kjetil Aasdal, som er business manager i Telenor.

Gule lapper er dyrt

Aasdal minner om at de tradisjonelle løsningene med gule lapper og papirbaserte timelister, har en tendens til i beste fall å bli liggende lenge i skuffen før sjefen til slutt bruker helga til å føre dem inn i regnskapet. I mange tilfeller blir noen av lappene også borte.

Kostnader som forsvinner fra regnskapet gir rent tap for bedriften. Men også ellers taper bedrifter mye på å bruke gule lapper-metoden.
– Da må håndverkeren dra fysisk innom kontoret for å hente og levere papirer. Det tar fort 45 minutter hver eneste dag – tid han heller kunne ha brukt til fakturerbart arbeid, sier Aasdal.

Med Prosjektstyring kan du enkelt oppdatere prosjektene dine via mobilen - enten du er på kontoret eller ute i felten.

Bjørn Halvor Sannesmoen minner også om at selv store prosjekter ofte består av mange småoppdrag – spesielt for rørleggere og elektrikere.

– De må kanskje innom fem prosjekter om dagen, for å legge ledningen før taket lukkes i stua i det ene huset, stikkontakt på badet i et annet hus, og så videre. Da er det en stor fordel at timene og materialet fra hvert oppdrag går rett inn i riktig prosjektregnskap, forklarer han.

Kontorarbeidet går raskt

Å snu om på innarbeidede rutiner tar tid. Noen av de erfarne arbeiderne på byggeplassen kan også protestere i begynnelsen. Telenor tilbyr personlig brukerhjelp gjennom kundesenteret på Kongsvinger, slik at det er enklere å komme i gang og få raskt hjelp når en trenger det.

Og både Aasdal og Sannesmoen er sikre på at investeringen vil lønne seg på sikt.

– Jeg pleier å si at «hvis du bruker mer enn 10 sekunder på å opprette et prosjekt, gjør du noe feil», sier Bjørn Halvor Sannesmoen.

– Når du har lagt inn riktig adresse, riktig materiell med riktige priser, timekostnad og de andre faktorene som skal inn i regnskapet, forsvinner også motstanden på byggeplassen. Da merker arbeiderne at også de sparer tid. Og når alt blir lagt inn riktig ute på plassen, blir også kontorarbeidet mye triveligere, sier han.

info icon

Dette må prosjektregnskapet inneholde:

  • Prosjektkode
  • Oppdragsgivers navn og adresse, eventuelt organisasjonsnummer
  • Oppdragets art (hva jobben går ut på)
  • Oppdragets oppstart (når jobben starter)
  • Oppdragets opphør (når jobben er ferdig)
  • Alle direkte kostnader
        o    lønnskostnader
        o    materialkostnader
        o    kostnader til underentreprenører
        o    andre direkte kostnader 
  • Alle inntekter

Prosjektregnskapet må lages minst hver fjerde måned. Både prosjektregnskapet og dokumentasjonen for postene i det må, oppbevares i ti år. Dette kravet gjelder også for byggekontrakter med anbud/kalkyler, tegninger, kontrakter med underentreprenører, timelister og ordrelister.
Vil du vite mer?
Kontakt oss
info icon

Kontoret på mobilen

Våre løsninger for økonomi og prosjektstyring hjelper service- og håndverksbedrifter å forenkle og effektivisere arbeidsdagen – med mobilen som verktøy.

Du velger kun det du trenger. En av våre rådgivere gir deg anbefalinger om hvilke tjenester som passer din bedrift. Vårt «Kom i gang»-team sørger for at løsningen blir satt opp slik dere ønsker, og at alle får nødvendig opplæring. Alle ansatte får også tilgang til brukerstøtte.