Slik får du med deg medarbeiderne på laget

Illustrasjonsfoto av mann som ser på mobiltelefon og er skeptisk til digitalisering

Du er lei av store papirhauger og ineffektive prosesser og har skjønt at digitalisering er veien å gå. Problemet er bare at de ansatte er skeptiske til endring. Hvordan sikrer du at overgangen fra papir til digital går så smertefritt som mulig?

Du har ditt eget selskap. Du er sjefen. Du bestemmer hva som skal skje, og hvordan fremtiden ser ut. Så da er det vel bare å fortelle dine ansatte at «nå skal vi digitalisere, og sånn blir det bare»? Dessverre er det ikke slik at vi mennesker er skrudd sammen til å adlyde når vi ikke er enig i det som skjer rundt oss. Og det er jo ikke noen tvil om at det siste du trenger når du forsøker å gjennomføre digitalisering av bedriften, er opposisjon hos de ansatte. Spørsmålet blir derfor; hvordan motiverer du noen som gjerne skulle sett at alt forblir som det alltid har vært.

– Du bør involvere de mest skeptiske medarbeiderne helt fra starten. Det er den eneste veien til mål, råder business manager Kjetil Aasdal i Telenor Bedrift.

Ja, for bare tenk etter hvordan det er selv; dersom du føler eierskap til noe, og får være med på beslutningsprosessen, så vil du jo også være mer motivert til endringene. Derfor er det helt essensielt at du får med deg dine ansatte på laget.

Videre er motivasjon viktig for å lykkes med endringene. For uten motiverte og engasjerte ansatte kan du like gjerne legge ned. – Motivasjon handler om å forankre og synliggjøre verdien endringene har for hver enkelt ansatt, mens opplæring og kunnskap er nøkkelen for at du faktisk klarer å gjennomføre endringen, sier han Aasdal.

Etabler et støtteapparat

Selv om målet med å digitalisere prosessene er at hverdagen skal bli enklere både for deg og dine ansatte, kan prosessen med å komme seg dit virke lang. Christian Endsjø er leder i Styrke, en gratis rådgivningstjeneste fra hovedorganisasjonen Virke, og han jobber daglig med digitalisering av små og mellomstore bedrifter. Han forteller at en undersøkelse de gjennomførte, viste at nesten 70 000 ledere uttrykte ønske om hjelp til digitalisering. – Dette er fordi flere og flere ser behovet for å digitalisere bedriften, men er usikre på hvor de skal begynne. Det er ofte begrenset med ressurser i små og mellomstore bedrifter, noe som gjør det utfordrende å vite hvordan du skal komme i gang, sier han.

Kjetil Aasdal forteller at det i slike situasjoner kan være en god idé å legge en solid plan for hvordan du faktisk skal implementere digitaliseringen. For den yngre generasjonen er jo bruk av mobil og PC i hverdagen som en del av deres DNA, mens for de eldre kan overgangen være vanskelig. Da er det lurt å ha noen parat til å hjelpe, slik at prosessen går så smertefritt som mulig. Dette kan du gjøre på to måter; enten ved å innføre såkalte «superbrukere» i bedriften som kan hjelpe de andre, eller via en leverandør som er lett tilgjengelig for ansatte som trenger hjelp.

– Dette er bakgrunnen for at vi etablerte et «customer success team» i kundeservice, som hjelper Smart Arbeidsdag-kunder med å etablere og komme i gang med de digitale tjenestene. Vi sørger for at alle ansatte får nødvendig opplæring og har tilgang til brukerveiledning, sier han.

Du trenger ikke å endre alt på en gang

Du vet at du må digitalisere, rett og slett fordi det vil gjøre livet ditt så mye enklere. Likevel får du hjertebank når du tenker på implementeringsprosessen og hvordan de ansatte vil reagere. Da er det godt å vite at du ikke trenger å gjøre alt på en gang – du kan ta det i ditt tempo, og gjøre litt av gangen.

– Vi opplever at mange bedrifter vegrer seg fordi de ikke har kapasitet til å ta steget inn i digitaliseringen. Når man er vant med dagens måte å jobbe på, er det naturlig at man er bekymret for hvordan en ny, ukjent hverdag skal se ut. Derfor er vi i våre rådgivningssamtaler med kundene, svært opptatt av at endringene må skje på kundens premisser, og at de er motiverte og forberedte på endringen som skal skje, forteller Aasdal.

Christian Endsjø hos Styrke er enig, og legger vekt på at det kan være lurt å ta prosessen i flere deler. Det viktigste er tross alt å finne de beste mulighetene til å styrke egen konkurransekraft, selv om det kanskje tar litt lengre tid enn forventet. – Det finnes ingen magisk kur for å implementere digitalisering av tjenester uten at det føles ut som et strev for de ansatte. Endring og fornying er noe alle må gjennom, og det er derfor smart å stake ut en kurs og dele opp digitaliseringen i faser, sier han.

Her er seks gode argumenter du som sjef kan bruke for å overbevise dine ansatte om at digitaliseringen er helt nødvendig for at bedriften skal lykkes i fremtiden:

1. Kundene blir mer fornøyde med smartere løsninger
2. Lønnsomheten vil forbedres, ettersom mindre tid kastes bort på papir- og dobbeltarbeid
3. Dere vil jobbe smartere, ikke hardere
4. Ressurser vil brukes bedre
5. Færre feil vil gjøres innad i bedriften
6. Sist, men ikke minst: Det blir mindre mas fra kontoret på manglende timelister eller reiseregninger

Lykke til – dette fikser du!

Vil du vite mer om Smart Arbeidsdag?

Book et nettmøte, så finner vi sammen en løsning som passer din bedrift.