Drukner du i Post-it-lapper?

Foto av mange Post-it-lapper som skal illustrere hvor lite effektiv arbeidsdag du får med alt papiret

Avlys kaoset! Drømmen om en mer effektiv arbeidsdag kan være nærmere - og enklere - enn du tror.

Du har hatt en lang og travel dag på jobb. Dashbordet er fullt av gule lapper med avtaler og viktige beskjeder. I setet ved siden av deg ligger det parkeringskvitteringer, fakturaer og dokumentasjon. Noen ganger forsvinner det bokstavelig talt viktig dokumentasjon ut av bilvinduet når du åpner det, og kvitteringer blir bleket av sola slik at du aldri vil få pengene refundert. Det er et evig kaos som du prøver å få oversikt over hver dag. Du kjenner en stigende frustrasjon, et behov for mindre papir, mer kontroll og en mer effektiv arbeidsdag. Spørsmålet er bare hvordan?

Slik gjenvinner du kontrollen

– Det første du bør gjøre er en kartlegging av bedriftens arbeidsmåte i dag, der du vurderer hvor ting fungerer bra og hvor du ser fordeler av mer effektive prosesser. Er det mulig å spare tid, penger og få en mer effektiv prosessflyt i deler av virksomheten? I så fall bør du starte der, sier business manager i Kjetil Aasdal i Telenor Bedrift. Han har snakket med mange fortvilte ledere for små- og mellomstore bedrifter, og sett på nært hold hvor galt det faktisk kan stå til.

– I vårt arbeid ser vi at mange bedrifter føler frustrasjon og ubehag ved at de har manuelle arbeidsprosesser som gjør at de mister oversikt og kontroll, og at de må gjøre mye dobbeltarbeid ved å legge inn samme informasjon i forskjellige systemer. I slike tilfeller anbefaler vi å digitalisere arbeidsprosessene. Ved å gjøre dette kan man effektivisere måten man jobber på, få bedre oversikt og kontroll, og dermed også bedre økonomien i bedriften, sier Aasdal.

– Bedrifter som innfører digitale verktøy for å digitalisere arbeidsprosesser og kundedialog på riktig måte, kan oppleve betydelige effektivitetsgevinster.

Med Smart Arbeidsdag får du en mer effektiv arbeidsdag, uten papirmølle og med alt du trenger rett på mobilen.

Skikkelig effektive tips gjennom digitalisering

Hensikten med å digitalisere er ikke bare å bli kvitt rotet og kaoset som papirkvitteringer, Post-it-lapper og bilag fører med seg – målet er jo å få en enklere og mer effektiv måte å jobbe på!

Den gode nyheten er at du faktisk ikke må være født effektiv for å bli det. For det finnes faktisk små, men enkle grep du kan gjøre for å gjøre arbeidshverdagen litt mer effektiv. Her er noen av tingene vi kan lære av de effektive blant oss:

Sett ting i system

I en arbeidshverdag med mange avtaler og et stort tidspress, er det frustrerende og kostbart å ikke ha system i sysakene. Effektive mennesker har ofte et godt system, gjerne digitalt, som gir god oversikt over kunder, prosjekter, fakturaer og timeregistrering. De slipper altså å bruke unødvendig tid på å lete på kontoret, eller i bilen.

Planlegg bedre

Når de gule lappene med adresser, telefonnumre og oppmøtetidspunkt forsvinner, er det tapte penger for deg, og veldig frustrerende for kunden. Effektive mennesker legger en plan for hvordan de skal planlegge, utføre og levere en jobb, et prosjekt eller et oppdrag. Ved å ha system for ordreplanlegging via mobilen, får du oversikt over hvor du skal, hva du skal gjøre og eventuelt hvilke varer eller materialer du skal ha med deg. Her er det mye tid og frustrasjon å spare.

Unngå dobbeltarbeid

Tid er penger, og taper du tid – vel, da taper du penger. Manuelle prosesser skaper ofte dobbeltarbeid. Hvis du først skal skrive en faktura for hånd, for så å skrive den inn i et fakturaprogram, så gjør du samme oppgave to ganger. Dermed bruker du også dobbelt så lang tid som du burde, og det er ikke så lurt. Hvorfor ikke bare legge fakturaen rett inn i et fakturaprogram på mobilen istedenfor? Da får du sendt fakturaen i det øyeblikket jobben er utført, og kan bruke tiden på andre ting.

Ha orden i papirene

Tenk på hvor mange ting du kunne fått skattefradrag for! Da er det synd hvis halvparten av kvitteringene blir borte i rotet... Et par hundre kroner her og et par hundre kroner der – det blir det penger av til slutt! Enten det er bilder av ferdig arbeid som skal dokumenteres, eller kvitteringer for utlegg eller fakturaer, er det smart å samle all dokumentasjonen på ett sted. Så slipper du at papirer flyr ut av bilvinduet, at kvitteringer blekner i solen, og at bildebevisene fra badet du pusset opp, forsvinner mellom bildene av barn og barnebarn på kamerarullen.

Bli synlig for kundene dine

Hele 90 prosent av alle kunder starter søket etter en leverandør på nett. Da kan det virke meningsløst å bruke masse tid på å jakte etter kunder. Fokuser heller på å ha en god hjemmeside, og la kundene komme til deg. Men, det er et men – 40 prosent av alle kunder forlater også en nettside dersom opplastningen tar mer enn tre sekunder. Derfor gjelder det å være sikker på at siden din fungerer like godt på PC som på mobil og nettbrett. Du trenger ikke lenger å ha IT-kompetanse verken for å sette opp eller drifte en nettside som ser proff ut. Du kan sette jobben til noen som faktisk kan det, og liker det.

Psst!

Vi vet at endring kan være vanskelig for noen og enhver, og det er ikke til å stikke under en stol at en digitaliseringsprosess vil kreve noe av både deg og de ansatte. En solid plan for hvordan du kan implementere digitaliseringen er alfa og omega for å lykkes. Det kan være lurt å ha noen parat til å hjelpe, slik at prosessen går så smertefritt som mulig. Dette kan du gjøre på to måter; enten ved å innføre såkalte «superbrukere» i bedriften som kan hjelpe de andre, eller via en leverandør som er lett tilgjengelig for ansatte som har behov for hjelp. For du trenger ikke lenger spisskompetanse innen IT for å lykkes med digitalisering, men heller en rådgiver som kan hjelpe deg å lykkes.
Vil du vite mer om Smart Arbeidsdag?

Book et nettmøte, så finner vi sammen en løsning som passer din bedrift.