Dette taper du på å miste oversikten på jobb

Illustrasjonsfoto av mann som har mistet oversikten på jobb

Hvordan var det egentlig med den leveransen, og de ekstra timene de ansatte la inn forrige lørdag? Du kan risikere å tape mye penger ved å miste oversikten på jobb, men det finnes heldigvis enkle løsninger!

En ekstra time her, et bilag til et innkjøp som ikke blir samlet på der – hva betyr det egentlig? I verste fall er det vel bare snakk om maks et par tusen kroner i året? Det kan være lett å tenke sånn, men i realiteten kan slikt «småslurv» faktisk være avgjørende for bedriftens fremtid. Mads Henanger i 24SevenOffice, som er samarbeidspartner med Telenor på tjenesten regnskap, forteller at det ikke bare er snakk om de faktiske ekstra kostnadene eller potensielt tapte inntekter. I verste fall kan det bety slutten for selskapet. Hvorfor er det slik?

Det handler om beslutninger tatt på feil grunnlag. Hvis du mister kontroll over bedriften din, kan du risikere å ta fremtidige beslutninger for virksomheten basert på et regnskap som ikke er fullstendig. Dette kan involvere alt fra fremtidige leveranser og bestillinger, til ansettelse av nye ansatte.

– Har du ikke kontroll over de finansielle aspektene, så vil du jo fort miste kontroll over bedriftens situasjon, sier han.

Hva kan du miste kontrollen over?

Det kan være mange ting du kan miste kontrollen over i selskapet, og noen kan gi større konsekvenser enn andre. Som for eksempel når det kommer til MVA. Får du ikke levert inn de rapportene du skal i tide, kan du få dagbøter, og dette kan bli dyrt i lengden.

– Jeg har sett tilfeller hvor beslutninger basert på feil i regnskapet har gitt dårligere resultater. Dette kan jo gå utover forhold som ansattes lønn, eller dårlig likviditet på grunn av at du kanskje skylder mer penger enn du trodde og ikke har oversikt over innbetalinger som mangler, sier Henanger.

No pain(s), no gain – eller?

«Pains» refererer til hvilke punkter i en bedrift det brukes unødvendig tid på, som for eksempel føring av bilag, fakturering, utbetaling av lønn og registrering av overtid. Det som kanskje koster deg to eller tre timer ekstra per uke, kan en datamaskin gjøre på fem minutter.

Regnestykket er enkelt, tre fakturerbare timer gir mye mer inntekt enn tre timer brukt på papirarbeid. Velger du å digitalisere papirarbeidet, kan du heller bruke tiden på å faktisk tjene penger. Og dessuten slippe at alle permene og de klassiske «bilagsposene» roter til kontoret.

Hvordan gjenvinne oversikten?

På bakgrunn av svarene fra undersøkelser, intervjuer og fokusgrupper, lanserte Telenor nylig «Smart arbeidsdag» som er en digital verktøykasse for småbedrifter. I verktøykassa finner du IT-tjenester som kan forenkle arbeidshverdagen din. Målet er at alt skal kunne gjøres digitalt fra mobiltelefonen din - for eksempel å registrere timer og fakturere direkte fra mobilen når jobben er gjort. Det som kanskje koster deg to eller tre timer ekstra per uke, kan en mobiltelefon gjøre på fem minutter.

– Vi vet at de færreste små og mellomstore bedrifter har en egen IT-avdeling eller dedikerte ressurser med digitaliseringskompetanse, så derfor har vi laget en skreddersydd løsning, hvor du enkelt kan legge inn nye ordre, føre timer, dokumentere og fakturere. Hvis du har problemer eller spørsmål, får du egen rådgiver og support som gjør at du ikke trenger egen IT-kompetanse i bedriften, sier Ove Fredheim, leder for Telenors bedriftsdivisjon.

Regnestykket er enkelt: Tre fakturerbare timer gir mye mer inntekt enn tre timer brukt på papirarbeid. Velger du å digitalisere papirarbeidet, kan du altså bruke tiden på å faktisk tjene penger. Dessuten slipper du alle permene, de gule lappene og de klassiske «bilagsposene» som roter til kontoret.

Vil du vite mer om Smart Arbeidsdag?

Book et nettmøte, så finner vi sammen en løsning som passer din bedrift.