Så enkelt er det å fremstå profesjonelt

4 personer som jobber

For å overbevise kundene til å velge akkurat din bedrift, er det viktig å gi et profesjonelt inntrykk. Her er 9 tips til hva du bør tenke gjennom og eventuelt forbedre for å fremstå ryddig og profesjonelt.

Uansett om varene eller tjenestene du selger er bra, hvis ikke kunden har tiltro til deg, vil de neppe kjøpe dem. Enten du driver et regnskapskontor eller en rørleggerbedrift, er tillit det aller viktigste for kunden: Tillit til at jobben blir gjort som avtalt, til avtalt tid og pris, og uten at kunden må belage seg på å bruke masse ekstra tid på rot og misforståelser.

Svært lønnsom investering

– Det er viktig å fremstå profesjonelt. Rett og slett fordi det gir kunden et mer tillitsvekkende inntrykk av bedriften din. Og det koster ikke mer å virke proff enn det koster å virke uproff, sier Marius Fjeld, som er produktsjef for skytjenester i Telenor og dermed har hjulpet en rekke bedrifter med å digitalisere og effektivisere arbeidsflyten.

I de fleste tilfeller vil bedriften faktisk tjene penger på å gjøre de nødvendige investeringene. De digitale verktøyene som hjelper deg til å gjøre et godt inntrykk på kundene, gjør også arbeidet mer effektivt slik at de ansatte får gjort mer i løpet av arbeidsdagen.

9 gode tips

Her er ni tips til hvordan du overbeviser potensielle kunder om at ditt selskap er til å stole på.

1. Bedriften må ha en god nettside

Nettsiden er som regel det første inntrykket potensielle kunder får av din bedrift. Derfor må du sørge for at den ser profesjonell ut.

Over halvparten av alle Google-søk skjer nå fra en mobiltelefon, og 80 prosent av bedriftskunder bruker mobilen til å vurdere produkter eller tjenester. Derfor bør det være et minstekrav er at nettsidene er mobiltilpasset, slik at de fungerer like godt på mobil som på PC. I tillegg bør du sørge for at tekstene er uten skrivefeil, at lenkene virker slik de skal, og at alt av tjenester og kontaktinformasjon er oppdatert og korrekt beskrevet.

Med tjenesten Nettside gjør Telenor det enklere enn noen gang å lage og vedlikeholde en profesjonell nettside. Da kan du la profesjonelle webutviklere bygge siden for deg og sikre at den holdes oppdatert. Eller du kan velge å gjøre alt selv ved hjelp av gode verktøy. Vi hjelper deg også med å finne en god nettadresse for siden.

2. Vis at du har kontroll når kunden tar kontakt

Når kunden først har funnet deg og tatt kontakt, må du vise at du har kontroll – både over egen kalender og eventuelle eposter du har mottatt. Her er digitale kontorløsninger helt avgjørende. Ved å bruke Office 365 fra Telenor har du alltid samme informasjon tilgjengelig om du bruker mobiltelefonen eller PC. Du kan raskt sende informasjon til kunder samt sjekke kalenderen og se om du er ledig dersom kunden ønsker en avtale. Du vil være i stand til å besvare nesten hva det skal være, raskt og uansett om du er på kontoret eller ikke.

3. Sørg for at e-posten ser proff ut

Generelt vil vi ikke anbefale at man bruker gmail eller hotmail e-postadresser i jobbsammenheng. Bedriften vil virke langt mer solid og profesjonell hvis e-posten har firmanavnet bak @-en. Da forstår kunden umiddelbart at du faktisk representerer firmaet.

Du bør også ha en god signatur i e-posten, med navn, tittel, telefonnummer, e-postadresse og kontaktinformasjon til bedriftens nettside. Da slipper kunden å lete frem denne informasjonen selv.

4. Gjør et godt inntrykk på telefonsvareren

Hvordan høres telefonsvareren din ut? Spilte du den inn i farta uten en klar plan for hva du skulle si, og med støy i bakgrunnen? Husk at telefonsvareren ofte er førsteinntrykket du gir potensielle kunder. Derfor bør du bruke litt tid på å spille inn en god beskjed. Tenk nøye gjennom hva du skal si og sett deg på et stille sted før du leser den inn med rolig og klar stemme. Og gjør et nytt forsøk hvis resultatet ikke ble som planlagt.

5. Kom forberedt til jobben

Gode forberedelser er ikke nødvendigvis halve jobben, men de er i hvert fall ekstremt viktige for hvilket inntrykk kunden får av deg og bedriften du representerer. Hvordan du best kan sørge for at alle ansatte alltid er godt forberedt, avhenger av hva slags bransje bedriften er i.

I service- og håndverksbedrifter er tjenestene i Felt og planlegging fantastiske verktøy, fordi de gir full oversikt over både hvor de ansatte skal være når, og hva oppdraget går ut på. Dermed vil de lett kunne planlegge dagen og stille med riktig verktøy og utstyr – uten å måtte innom lageret for å hente noe.

For mer tradisjonelle møter er kalenderen i Office 365 svært nyttig, fordi de ansatte kan sette opp påminnelser i forkant av møter slik at de aldri kommer for sent. De har også full tilgang til alle relevante dokumenter, både på vei til og under møtet.

6. Bli ferdig med jobben i tide

De fleste oppdrag består av flere elementer og involverer flere medarbeidere. Da kan det bli krevende å følge opp fremdriften. Heldigvis fins det flere systemer som hjelper både prosjektleder og hver enkelt ansatt med å holde oversikt.

Hvilket system bedriften bør velge, avhenger av hvordan den jobber. For typiske kontoryrker er Office 365-programmet Planner perfekt, mens tjenesten Prosjektstyring er spesiallaget for bedrifter som jobber mest utenfor kontoret – der kan de ansatte enkelt både registrere timer, materiell og dokumentasjon på mobilen.

7. Ha full kontroll på dokumentasjonen

Når kunden etterspør dokumentasjon på arbeidet bedriften din har gjort, har du mulighet til å briljere – eller til å rote noe aldeles fryktelig rundt på pulten eller i hylla med ringpermer.

Med riktige digitale løsninger har du tilgang til alle nødvendige dokumenter overalt, også via mobilen hvis du er på ferie. Igjen avhenger hvilken løsning vi anbefaler, av hva slags bransje du er i. Både Prosjektstyring, Feltoppdrag og Office 365 kan være gode valg. Våre rådgivere vil i samspill med deg gi råd om hvilken av løsningene din bedrift bør velge.

8. Send fakturaen når du skal

Ved å fakturere kjapt og inkludere alle nødvendige opplysninger i fakturaen, fremstår bedriften din profesjonelt. Lite irriterer kunden mer enn fakturaer de hadde glemt eller ikke regnet med. Derfor er det beste tidspunktet for å sende fakturaen, med en gang jobben er utført – før kunden har glemt hva som ble gjort og hva som var avtalt.

Ved å ta i bruk tjenesten Fakturering, kan du fakturere effektivt og fortløpende, og inkludere alle nødvendige opplysninger og dokumentasjon – også fra mobiltelefonen. Dermed unngår du at denne delen av jobben hoper seg opp til slutten av måneden. Løsningen gjør det også lett å legge inn kjøregodtgjørelse, utlegg og andre tillegg som kunden skal betale.

9. Sørg for at alle i bedriften mestrer systemene

Selv de beste digitale systemer kan skape kaos hvis ikke de ansatte lærer å bruke dem. Derfor er det viktig at du gir god opplæring, og at bedriften ikke gaper over for mange nye systemer på én gang.

Som kunde hos Telenor har dere alltid tilgang til dyktige, norskspråklige kunderådgivere. Våre rådgivere har god kunnskap om programmene i Office 365, i tillegg til tjenestene for fakturering og regnskap, prosjektstyring, nettside og domene. Gjennom en samtale avdekker vi behovene til din bedrift. Vi hjelper deg til å velge hvilke løsninger som vil gi størst nytte, slik at dere prioriterer riktig.

Vil du vite mer om våre mobile verktøy for å digitalisere og effektivisere driften? Ta kontakt for en uforpliktende samtale med våre rådgivere!