7 ting som tyder på at du bør skifte til skybasert system på jobben

Mann som bruker mobilen

Blir det mye papir på kontoret og ekstra arbeid på fritiden? Mister du noen ganger oversikten over timeregistreringen, fakturaene eller regnskapet?

Du er ikke alene! Mange bedrifter drukner i permer og papirer, og sliter daglig med systemer som ikke snakker sammen. Mange sitter fortsatt med manuelle prosesser og bruker tid på å utføre enkelte arbeidsoppgaver flere ganger. Ikke så effektivt, ganske frustrerende, men heldigvis lett å løse med skybaserte systemer.

Hva er skybaserte systemer?

Det er mye snakk om skybaserte systemer for tiden, og at det kan forenkle og effektivisere arbeidsdagen din. Mens tradisjonelle systemer lagres på lokale servere, flyttes altså skybaserte systemer ut i skyen. Fordelen ved å være «i skyen» er at du ikke har noen geografiske begrensninger. Det betyr at du får friheten til å jobbe hvor som helst og når som helst med akkurat samme tilganger som på kontoret, enten du bruker pc, nettbrett eller mobiltelefon som arbeidsverktøy. Slike systemer kan dermed bidra til bedre informasjons- og prosessflyt – noe som igjen frigjør tid til det som er viktig for deg og din bedrift.

Tettere relasjoner og bedre arbeidsflyt

Kjetil Aasdal er business manager for skytjenester i Telenor, og han og hans kolleger snakker stadig med kunder som har utfordringer som kan løses ved å bytte til skybaserte systemer.

– I vårt arbeid ser vi at mange bedrifter føler stor frustrasjon og ubehag ved at de har manuelle arbeidsprosesser som gjør at de mister oversikt og kontroll, og at de må gjøre mye dobbeltarbeid ved å legge inn samme informasjon i forskjellige systemer. Ved å digitalisere sine arbeidsprosesser kan man effektivisere måten man jobber på, få bedre oversikt og kontroll og derigjennom bedre økonomien i bedriften, sier Aasdal.

Dette noen av de vanligste utfordringene kundene forteller om:
- Bedriftens behov endrer seg
- Systemene snakker ikke sammen
- Manuelle arbeidsoppgaver og papirflyt
- Regnskapsføreren jobber i et annet system
- Fakturaene hoper seg opp til slutten av måneden
- Tungvint timeregistrering
- Behov for å kunne jobbe effektivt også utenfor kontoret

Bedriftens behov endrer seg

Når en bedrift vokser, vokser det også frem nye krav og behov for nye systemer. Systemene som gjorde jobben tidligere, fungerer ikke lenger, og timelisten som før ble laget i Excel, skaper nå dobbeltarbeid og frustrasjon på kontoret. Når bedriften vokser ut av systemene, gjelder det å vokse på en smart måte.

– Det er viktig å velge et system som tar høyde for vekst, som er enkelt å bruke og som kan skaleres opp eller ned ved behov, sier partner account manager Mads Henanger i 24SevenOffice. 24SevenOffice er Telenors partner på økonomi- og prosjektstyringsverktøy.

Begynn med det som haster mest, og ikke gap over for mye. Velg en leverandør som tar seg tid til å gjøre en grundig kartlegging av arbeidsoppgaver og utfordringer, slik at du får skreddersydde løsninger for akkurat deg og din bedrift, og ikke glem opplæringen. For å lykkes med endring, er opplæring og oppfølging alfa og omega.

Systemene snakker ikke sammen

– Når man har mange systemer som ikke snakker sammen, må man ofte registrere samme data flere steder. Det betyr dobbeltarbeid, og dobbeltarbeid er lite effektivt. Jeg vil anbefale et ERP-system som har et åpent API. Et åpent API betyr i korte trekk at systemet er tilrettelagt for integrasjoner mot andre systemer. På den måten kan man løse arbeidsflyt og viktige prosesser på en så effektiv måte som mulig, sier Henanger.

Et ERP-system er en komplett løsning som omhandler områder som salg, økonomi, planlegging, innkjøp og lager. Med et slikt system kan du automatisere arbeidsprosesser som er tidkrevende, for eksempel håndteringen av fakturaer. Og ved å digitalisere og automatisere papirarbeidet, kan du samle timeregistrering, oppdrag og fakturering, i ett og samme system.

Med et slikt system vil du også få en bedre informasjons- og prosessflyt i bedriften, samt en trygghet om at all informasjon er oppdatert til en hver tid.

– Ofte tenker man på det å være digital eller «i skyen» som at man har en digital tjeneste – et regnskapssystem eller en app for timeføring. Men det er først når disse tjenestene «snakker sammen» - slik at informasjon flyter mellom tjenestene - at man digitaliserer måten man jobber på, sier Kjetil Aasdal i Telenor.

Mads Henanger i 24SevenOffice

Mange manuelle prosesser og mye papir

Manuell administrasjon og papirarbeid er arbeidshverdagen i veldig, veldig mange bedrifter. Håndskrevne timelister, fakturaer og ordre betyr mye dobbeltarbeid for dem på kontoret. Og dobbeltarbeid er lite effektivt.

– Vi vet at mange bedrifter jobber med manuelle og ineffektive arbeidsprosesser i dag. Med inntreden av digitale verktøy for å digitalisere arbeidsprosesser og kundedialog, vil bedrifter som tar disse verktøyene i bruk på en riktig måte, oppleve betydelige effektivitetsgevinster, sier Kjetil Aasdal i Telenor.

Fakturahåndtering er en av prosessene som enkelt kan effektiviseres i mange bedrifter.

– Mange har tungvinte prosesser rundt håndtering av faktura. Mitt tips er å finne et system som effektiviserer de manuelle prosessene i form av automatikk. Noen eksempler på dette er helautomatisk distribusjon av faktura, automatisk kontering, samt å unngå å ta i mot faktura manuelt, altså på papir, sier Henanger i 24SevenOffice.

En annen tungvint prosess er utgiftshåndtering. Bare tenk på hvor mange taxi-kvitteringer, gule lapper og utlegg det blir når alle ansatte samler sine papirer i løpet av en måned. Tenk så deilig om du og dine kollegaer kunne levere reiseregning og utlegg elektronisk, uten å måtte ta fram blanke ark, stiftemaskin og limstift hver gang du hadde en kvittering i forbindelse med lunsjmøter, innkjøp og reise? Bedre effektivitet og informasjonsflyt er to klare fordeler ved å digitalisere.

– Når informasjon som tidligere ble formidlet via papir, kan overføres digitalt, vil det bety en betydelig besparelse i forhold til tid, samt redusere risiko for manglende underlag, sier Aasdal i Telenor.

Regnskapsføreren jobber i et annet system

I en undersøkelse om regnskapssystemer og teknologiutvikling, utført av Regnskap Norge*, ble brukerne av skybaserte systemer spurt om hvilke fordeler de la størst vekt på da de valgte et skybasert regnskapssystem. Undersøkelsen viste tydelig at det var tettere relasjoner og samarbeid med kundene - samt bedre arbeidsflyt - som var de viktigste gevinstene av å velge skybasert systemer. Den aller viktigste årsaken til å velge skybasert regnskapssystem, var muligheten for at kunde og regnskapsfører kan jobbe i samme system.

– Samspillet mellom regnskapsfører og daglig leder er viktig. For at daglig leder skal ha kontroll over den økonomiske utviklingen i bedriften, er det viktig at tallene er oppdaterte og at oppdateringene skjer i sanntid. Telenors og 24SevenOffices løsning lar begge parter jobbe i samme regnskapssystem. Dette medfører at man ikke lenger er avhengig av regnskapsfører på samme måte som før for å hente ut data, noe som gjør arbeidsprosessen enklere, sier Mads Henanger.

Med regnskapsløsningen til Telenor får du et slikt heldigitalt, automatisert og webbasert system. Her kan både du og regnskapsføreren få tilgang til alt dere trenger – ferdig integrert – i ett komplett system, slik at du kan ta hånd om de oppgavene det er hensiktsmessig å løse selv tilknyttet regnskapet og bilagsflyten. En annen fordel med et slikt skybasert system, er at dere får ut den nøkkelinformasjonen dere trenger for fakturering, lønn, administrasjon og rapportering rett på mobilen, og kan jobbe like effektivt på farten som inne på kontoret.

Fakturaene hoper seg opp til slutten av måneden

Utsetter du faktureringen til siste dagen i måneden? Mangler du dokumentasjon og fakturagrunnlag på oppdrag? Eller gjøres all fakturering manuelt?

Det finnes løsninger der du effektivt kan fakturere med en gang oppdraget er utført, samt godkjenne og betale, fortløpende og rett fra mobilen, enten du er på farten eller på kontoret. Fakturaene sendes automatisk, og du trenger ikke ta hensyn til ulike fakturaformat. Du kan også enkelt sette opp dine fakturamaler, skreddersydd etter bedriftens behov og profil, og du slipper å logge inn i nettbanken og å måtte jobbe fra PC.

Med fakturaløsningen til Telenor er det veldig enkelt å sende fakturaer fra mobilen. For ansatte ute på farten, er det bare noen få tastetrykk før jobben er gjort. Når fakturaen er betalt, blir regnskapet bokført.

Tungvint timeregistrering

– Mange bedrifter taper mye penger fordi de verken får fakturert tidsnok eller riktig. Med timeregistreringsverktøyet fra Telenor og 24SevenOffice, kan man enkelt fange timene på en effektiv måte. Dette fører til bedre kontroll, innhenting av timene tidsnok, og en enklere løsning for de ansatte til å registrere timene via telefon. En annen fordel er at man slipper å ha papir og timelister flytende omkring, sier Mads Henanger i 24SevenOffice.

Med Timeregistrering får du enkel tilgang til time- og kostandsregistrering, stoppeklokke og logg fra mobiltelefonen. Du kan registrere timer fortløpende og du får full logg og dokumentasjon på oppdrag underveis og etter at jobben er gjort. Du velger selv om du vil føre timer eller kostnader på et prosjekt eller oppdrag, eller om du kun vil dokumentere timene som er forbrukt gjennom en arbeidsdag. For mer avansert timeføring kan du opprette en rekke kategorier, produkter og tjenester - alt fra ulike timesatser, til kjøring, utstyr og materiell. Dette legger seg automatisk i prosjektmodulen og er lett tilgjengelig for medarbeidere ute på oppdrag. Dermed kan ansatte ute i felten enkelt registrere både timer og forbruk av materiell og utstyr direkte fra nettbrett eller mobilen – enten de er på kontoret eller på farten. Enkelt og greit.

Behov for å kunne jobbe effektivt også utenfor kontoret

Det kan være utfordrende å få med seg alt som skjer på kontoret når arbeidsdagen ofte tilbringes hos kunder eller ute på farten. Fordelen med skybaserte og mobiltilpassede løsninger, er at du kan jobbe effektivt med mobilen som arbeidsverktøy. Det er for eksempel mye tid å spare ved å registrere timer fortløpende på mobiltelefonen istedenfor å levere timelisten på papir, ved å sende fakturaer via mobilen så fort jobben er gjort istedenfor å legge den i en bunke på skrivebordet, eller å registrere kvitteringer, utlegg eller dokumentasjon uten å ta vare på all verdens krøllete papirer.

For mange er det dessuten til stor hjelp å ha ordrene og informasjon knyttet til disse, liggende i en kalender som sjefen også har tilgang til. På den måten er det enkelt for alle involverte å se hvordan du ligger an i løypa og om du rekker et oppdrag på hjemveien, og det er enkelt for deg å samle all informasjon og dokumentasjon om jobben som er gjort, i ett og samme system. Mange vil oppleve at arbeidsdagen blir mer effektiv og enkel når man slipper å dra innom kontoret for å ha møter, levere papirer og sjekke mail, men kan løse alt via mobiltelefonen.

Last ned sjekkliste

Hva bør du tenke på når du skal skifte til skybasert system? Fyll ut feltene under og last ned vår sjekkliste.

Vil du vite mer om våre løsninger innen økonomi og prosjektstyring?

Snakk med en av våre rådgivere. Sammen finner vi en løsning som passer din bedrift.