Slik kan du effektivisere arbeidsdagen din med digitale økonomi- og prosjekteringsverktøy

Mann som leser på mobilen
Vi møter på mange tidstyver i løpet av en arbeidsdag. Det er flere arbeidsoppgaver som må utføres to ganger, vi har noen dokumenter i arkivskapet og andre i skyen, og mange av oss bruker mye av tiden vår på å få oversikt, kontroll og på å lete. For hvor er kvitteringen du fikk av taxisjåføren? Og hvor mange timer ble egentlig brukt på det siste prosjektet dere jobbet med?

La oss si at hver ansatt bruker en halvtime på leting, dobbeltarbeid eller ineffektiv jobbing per dag. I en bedrift med 15 ansatte og en timepris på 600 kroner, blir det over en million kroner i tap hvert år. Det er 1750 arbeidstimer som kunne ha blitt brukt til salg, produktutvikling eller teambuilding. Det er ikke vanskelig å tenke seg bedre bruk av tiden og pengene.

Når vi snakker om digitalisering, snakker vi ofte om store tall, megatrender og omstendelige endringsprosesser. Men i hverdagen handler digitalisering av arbeidsprosesser og bruk av smart teknologi om mindre stress, færre sene kvelder med opprydning og bedre oversikt. Det er rett og slett en ny og mer effektiv måte å jobbe slik at du får mer ut av tiden og pengene, og ikke minst at du får en enklere arbeidsdag.

Tidstyvene dukker opp flere steder i løpet av en arbeidsdag. De er som regel knyttet til det å lete etter informasjon og dokumentasjon, å miste oversikt og kontroll over budsjetter, regnskap eller prosjekter, eller å måtte registrere samme informasjon flere steder og i systemer som ikke snakker sammen.

Dette er de vanligste tidstyvene:
• Manuelle prosesser og mye papir
• Dobbeltregistrering
• Mangel på oversikt og kontroll
• Dårlig kommunikasjonsflyt i bedriften
• Datasystemer som ikke snakker sammen

I de neste avsnittene har vi fokus på administrasjon, økonomistyring og prosjektstyring. Vi skal se på hvordan du kan håndtere tidstyvene innenfor disse områdene på best mulig måte, og vise deg hvilke løsninger som finnes. Vi vil også vise deg hvordan du kan velge å sette sammen en hel løsning, komplementere eksisterende løsninger med nye elementer, eller hvordan du kan starte din digitaliseringsreise ved å teste ut ett eller flere elementer. Vi tar også for oss konkrete eksempler på hvordan du kan forbedre effektiviteten og arbeidsprosessene i din bedrift. For med gode systemer og riktige verktøy, kan du kvitte deg med disse tidstyvene en gang for alle.

E-guide for økonomi og prosjektstyring

Last ned e-guide

Få våre råd om hvordan du effektiviserer arbeidsdagen med digitale økonomi- og prosjekteringsverktøy.
Last ned gratis e-guide

Reiseregning/Utlegg

I 2014 ble originalitetskravet for reise- og utleggsregninger opphevet, og det ble mulig å lagre regninger digitalt. Nå holder det altså ikke med et uskarpt bilde av kvitteringen på mobilen. Det er strenge krav til dokumentasjon i bokføringsloven: Alt regnskapsmateriale skal oppbevares på en forsvarlig og sikker måte, det skal blant annet ikke kunne endres urettmessig eller bli slettet. Med løsningen Reise og utlegg åpner du en app på telefonen, tar et bilde av kvitteringen det gjelder eller laster mobilbildet av kvitteringen opp i appen. Teknologien sørger videre for at utlegget registreres korrekt og i henhold til regelverket.

For når det gjelder reiseregninger og utlegg så er de vanligste tidstyvene mange manuelle prosesser. Dersom man ikke har systemer som snakker sammen, blir det i tillegg mye dobbeltregistrering og ekstra arbeid.

Hver måned er det mange som sitter på kontorer rundt omkring og ekspederer bunker med utlegg og kvitteringer fra ansatte som har vært på reise eller som har lagt ut penger for bedriften – altså papirbunker med informasjon som må punches inn i et system. Dette dobbeltarbeidet tar tid. Det finnes løsninger som gjør «papirarbeidet» for deg med et par tastetrykk. I tillegg til at du laster kvitteringer og utlegg opp i en app på mobilen, tar også Reise og utlegg hensyn til formål, datoer, summer og valutaer. Det er også mulig å knytte kostnader til et prosjekt med et par tastetrykk, dersom dette er aktuelt.

På reise vil dette si at du kan føre utleggene fortløpende, fylle ut annen informasjon på mobilen og være ferdig med «papirarbeidet» før du er tilbake på kontoret. Den som skal godkjenne utleggene, for eksempel leder eller økonomiansvarlig, får bilagene opp på skjermen, enten de sitter ved PC`en på kontoret eller bruker mobiltelefonen. De kan enkelt godkjenne, bokføre og utbetale. Det blir enklere i alle ledd, og alle får full kontroll på alle utlegg.

Skjermdump av Reise og utlegg

Fakturahåndtering

De største tidstyvene når det kommer til fakturering, er manuelle prosesser og dobbeltregistrering. Flere bedrifter har dessuten ett system til å fakturere og ett system til å bokføre – de har altså systemer som ikke snakker sammen.

Mange bedrifter gjør fortsatt mye manuelt - de skriver faktura for hånd og sender per post. Men faktura er ikke et papirark man må sende i posten. Det er et betalingskrav for leverte varer eller utførte tjenester der mengde, pris, mva, betalings- og transportvilkår og så videre er angitt. Og det finnes bedre løsninger for å forholde seg til disse kravene, både de du sender og mottar, enn å manuelt fylle inn informasjonen som er påkrevd, printe ut og legge i konvolutt. Eller åpne konvolutten, gå inn i nettbanken, myse mot KID-nummeret og krysse fingrene for at du ikke taster feil.
Manuelt må fakturaer attesteres, registreres, kontrolleres og føres korrekt i regnskapet - avstemt mot eventuelle bilag. Men gode integrerte løsninger gjør jobben enklere og minimerer risiko for menneskelig feil som feil KID-nummer eller en null for mye.

Å gjøre noe med disse utfordringene er både enkelt og tidsbesparende. Det kan være mye tid å spare på et helautomatisk system for fakturaer. Det finnes flere måter å effektivisere og automatisere fakturering på, for eksempel ved å digitalisere fakturamottaket. Ved å ta i bruk for eksempel EHF-mottak (se faktaboks) ligger all data ferdig utfylt i systemet, slik at alt går automatisk og du alltid er ajour i forhold til bokføring.

For å bedre arbeidsflyten og forhindre dobbeltarbeid, finnes det også løsninger der ansatte som jobber utenfor kontoret, effektivt kan fakturere med en gang oppdraget er utført. Den eller de som har myndighet til det, kan også godkjenne og betale fakturaer fortløpende - rett fra mobilen. Fakturaene sendes automatisk, og du trenger ikke ta hensyn til ulike fakturaformater. Du kan enkelt sette opp dine fakturamaler, skreddersydd etter bedriftens behov og profil, og du slipper å logge inn i nettbanken og å måtte jobbe fra PC. Med fakturaløsningen til Telenor er det veldig enkelt å sende fakturaer fra mobilen, også for ansatte som er ute på felten. Når fakturaen er betalt, gjenstår det kun for regnskapsfører eller økonomiansvarlig å bokføre. Dette kan spare dere for mye tid og dobbeltarbeid. 

Les mer om hvor enkelt du fakturerer fra mobilen.

Skjermdump av Faktura og ordre

Timeregistrering

Når det kommer til timeregistrering er det mange tidstyver. Den største tidstyven er dobbeltarbeid og manuelle prosesser, men det brukes også mye tid på dårlig kommunikasjonsflyt. I sum fører dette til mangel på oversikt og kontroll.

I mange bedrifter er det noen som jobber på kontoret mens andre er ute på farten. Det krever gode rutiner og systemer for kommunikasjon. En kjent utfordring er at vedkommende som har ansvar for timeregistreringen på jobben, bruker mye tid på å mase på timelister. Hun eller han mottar gjerne timelister på papir og på mail, og ender ofte opp med en bunke papirer på slutten av måneden. Vedkommende må legge alt inn i et system, føre timene på riktige prosjekter og kunder, og kanskje sende det videre til en annen som skal legge det ut til lønn. Jo flere ledd, jo mer tid bruker vi.
Resultatet er at mange bedrifter taper mye penger fordi de verken får fakturert tidsnok eller riktig, og det kan derfor ha stor verdi å investere i gode verktøy for å registrere timene. Timene som legges ned i en bedrift og skal faktureres kunder, er jo en viktig del av grunnlaget for bedriftens eksistens.

Med et timeregistreringsverktøy blir det enklere å registrere timene på en effektiv måte. Dette fører til bedre kontroll fordi vi får innhentet timene tidsnok. Det er også en enkel løsning for de ansatte som jobber utenfor kontoret og som vil registrere timene sine via telefon. En annen fordel er at den som sitter på kontoret, får bedre oversikt når all informasjonen er samlet på ett sted, og ikke har papir og timelister flytende omkring.

Med et skikkelig timeregistreringssystem kan få du enkel tilgang til time- og kostandsregistrering, stoppeklokke og logg fra mobiltelefonen. Du kan registrere timer fortløpende og du får full logg og dokumentasjon på oppdrag underveis og etter at jobben er gjort. Du velger selv om du vil føre timer eller kostnader på et prosjekt eller oppdrag, eller om du kun vil dokumentere timene som er brukt gjennom en arbeidsdag. For mer avansert timeføring kan du opprette en rekke kategorier, produkter og tjenester - alt fra ulike timesatser, til kjøring, utstyr og materiell. Dette legger seg automatisk i prosjektmodulen og er lett tilgjengelig for medarbeidere som er ute på oppdrag. Dermed kan ansatte ute i felten enkelt registrere både timer og forbruk av materiell og utstyr direkte fra PC, nettbrett eller mobilen.

Blir det mye papirflyt? Få gode tips her.

Skjermdump av stoppeklokkefunksjonen

Prosjektstyring

Systemer som ikke snakker sammen og dårlig oversikt over prosjektene, er to av de største utfordringene og tidstyvene for de som jobber med prosjektstyring.

Å mangle oversikt over prosjekter, over hvilke oppgaver som er gjort, hvilke timer som er registrert og hvordan utviklingen i prosjektet er, kan skape både ekstra arbeid og frustrasjon for de prosjektansvarlige.

Det er mange som sliter med å holde oversikt over kostnader og lønnsomhet, og som mangler oversikt over ressursbruk knyttet til konkrete prosjekter, avdelinger, oppgaver og arbeidstype. Det er også mange som bruker mye tid på rapportering, og på å etterleve kravene til dokumentasjon. Noen jobber også i parallelle systemer, noe som fører til mye merarbeid, dårligere kommunikasjon og dårligere oversikt. Og dårlig oversikt gjør det vanskelig å planlegge framtidige prosjekter på en god måte.

For å bedre kontroll på prosjektstyringen finnes det gode, sømløse løsninger. Prosjektstyring er et system som gjør det enklere å få oversikt over kostander og dokumentasjon, samt at du kan hente ut innsikt og rapporter vedrørende prosjekter. Med en slik løsning får full kontroll over framdrift og status på tvers av oppdrag og prosjekter i alle faser. Du etablerer prosjektet enkelt på PC`en eller mobilen din, og har full tilgang fra alle enheter. Gjennom løsningen kan oppdatere status, legge inn nye oppgaver eller kommunisere med de andre prosjektdeltakerne - enten du er på kontoret eller ute i felten. Planlegging, gjennomføring, timeregistrering og dokumentasjon, økonomi og fakturering - alle data føres til riktig prosjekt og alt oppdateres fortløpende slik at prosjektleder har full oversikt over hvem som gjør hva, hvor og når. Resultatet er full oversikt over prosjektene og god kommunikasjon med prosjektdeltakerne.

Skjermdump av Prosjektstyring

Kunderelasjonshåndtering

Manglende oversikt og mange ineffektive og manuelle prosesser er de største tidstyvene når det gjelder kunderelasjonshåndtering, eller CRM som det ofte kalles. CRM står for «customer relationship management» og er altså et system for å holde god oversikt over kunderelasjonene dine.

Det å ha et godt system for kunderelasjoner er viktig for å kunne drive god kundepleie og kundeservice. I mange bedrifter befinner mye viktig informasjon oppe i hodet til sjefen eller andre ansatte. Når viktig informasjon ikke deles eller er utilgjengelig for dem som trenger den, fører det ofte til dårlig bruk av tid og ressurser fordi man stadig må lete etter adresser, avtaler eller annen viktig kundeinformasjon. Ikke minst kan det virke uproft når en kunde ringer og trenger svar på spørsmål.

I et system for kunderelasjonshåndtering, har du full oversikt over dine kunder, kontakter og leverandører på ett sted. Alt som berører kunden, lagres automatisk på et kundekort og er dermed alltid oppdatert slik at du kan gi kundene dine god oppfølging og behandling, enten de har spørsmål rundt framdrift eller økonomi. Du kan enkelt gå inn på kundekortet å sjekke for eksempel e-postkorrespondanse eller ordrehistorikk, enten du sitter på kontoret eller vil sjekke det via mobilen.
All denne informasjonen er samlet i et system som igjen kan kobles til de løsningene som bedriften din har for økonomi- og prosjektstyring. Du har også mulighet til å planlegge aktiviteter og knytte systemet til konkrete prosjekter, og systemet snakker naturligvis også sammen med regnskapssystemet slik at det automatisk oppdateres underveis.
Skjermdump av CRM-funksjonen
Skjermdump av CRM-funksjonen

Regnskap

Det er mange tidstyver som dukker opp når det gjelder regnskap, og de viktigste er mange manuelle prosesser, mye papir, dårlig kommunikasjonsflyt og systemer som ikke snakker sammen.

I en undersøkelse om regnskapssystemer og teknologiutvikling, utført av Regnskap Norge, ble brukerne av skybaserte systemer spurt om hvilke fordeler de la størst vekt på da de valgte et skybasert regnskapssystem. Undersøkelsen viste tydelig at det var tettere relasjoner og samarbeid med kundene - samt bedre arbeidsflyt - som var de viktigste gevinstene av å velge skybasert systemer. Den aller viktigste årsaken til å velge skybasert regnskapssystem, var muligheten for at kunde og regnskapsfører kan jobbe i samme system.

I vårt regnskapssystem Regnskap kan du og regnskapsfører jobbe i samme system, og regnskapsføreren får gratis tilgang til regnskapet. Ved å jobbe i samme system som regnskapsføreren, blir kommunikasjonsflyten bedre fordi alt oppdateres i sanntid. Du kan for eksempel sette opp at fakturaer automatisk går direkte til daglig leder, og at regnskapsfører får beskjed når fakturaene er godkjent. Da kan han eller hun bokføre rett i systemet. Alt skjer automatisk slik at du slipper å bruke tid på å ringe eller sende e-post hver gang du gjør noe i systemet.

I et slikt regnskapssystem blir bilagsflyten automatisert, og du kan kjøre betalinger direkte fra mobilen. Systemet håndterer alle formater for inn- og utgående bilag. Alle funksjoner er ferdig integrert; fra skanning, EHF, mottak, godkjenning, fakturering, bank og betaling, bokføring, reskontro – til rapportering med drill-down ned til bilagsnivå.

I Regnskap kan du konsentrere deg om det du kan best og gjøre de oppgavene du har kompetanse til, mens regnskapsføreren tar seg av resten. Du kan også hente ut resultater uavhengig av om regnskapsføreren er tilgjengelig eller ei, og på den måten få bedre oversikt. Med et løpende oppdatert regnskap har du et helt annet grunnlag for å ta gode beslutninger.

Les mer om fordelene og ulempene ved å gjøre regnskapet selv her:

Pluss og minus ved å gjøre regnskapet selv

Slik unngår du å være bank for kundene dine

Skjermdump av mottaket i regnskapsløsningen

Et system som snakker med de andre systemene

For veldig mange bedrifter er tidstyvene et resultat av at systemer ikke snakker sammen. For å bli kvitt disse tidstyvene, kan løsningen være et skybasert ERP-system som strømlinjer arbeidsprosessene slik at bedriften kan jobbe sømløst.

ERP er en forkortelse for Enterprise resource planning og er et system som støtter opp om flere virksomhetsområder i en bedrift, alt fra produksjon, lager og salg til innkjøp og økonomi. Målet med et ERP-system er å håndtere virksomhetens informasjon, og tilfredsstille behov for styring, administrasjon og deling av data.

Telenor kan levere alle løsningene du trenger i et skybasert ERP-system, og en ny løsning kan også integreres med eksisterende løsninger. En av fordelene ved å velge Telenor, er at vår samarbeidspartner 24SevenOffice har svært mange standardintegrasjoner å velge fra.

Les mer om fordelene ved å skifte til skybasert system.

Smart Arbeidsdag – en rådgivningstjeneste fra Telenor

For å hjelpe små og mellomstore bedrifter med å manøvrere i det digitale landskapet og effektivisere sine arbeidsprosesser, har Telenor lansert Smart Arbeidsdag. Smart Arbeidsdag er en rådgivningstjeneste der vi hjelper bedrifter med å utforske hvilke muligheter de har for å gå over til en mer digital måte å jobbe på. Rådgivningssamtalen tar ca. 1 time, og du vil få oversendt en rapport i etterkant med forslag til mulige løsninger. Rådgivningssamtalen er uforpliktende og du velger selv om det er noe du vil gå videre med.