Skrotet alt og begynte på nytt

Fra Tromsø by

Da Tromsø kommune startet gjennomgangen av sin eksisterende IT-løsning, ble resultatet at de bestemte seg for å bygge alt på nytt – med den siste teknologien fra Cisco og bistand fra Telenor Inpli. – Tilganger og rettigheter blir nå knyttet til roller, ikke fysisk plassering. Helpdesk omorganiseres så IT-avdelingen kan jobbe strategisk og automatisering og selvbetjening sikrer at endringene kan gjennomføres uten at bemanningen øker.

– Change everything, break nothing, kan kanskje stå som en overordnet beskrivelse av prosessen og prosjektet jeg har fått ansvaret for, sier rådgiver i Tromsø kommune, Kent Heide. Med bakgrunn fra IT-bransjen og et optimistisk syn på hva det er mulig å få til, selv med relativt små budsjetter, ble han hentet inn for å gjennomføre endringene som han også hadde vært med på å foreslå.

Og er det en ting som kjennetegner prosjektet som har fått navnet NEXT, så er det brukerfokus. Tidligere var fysisk plassering i kommunen ofte avgjørende for hva du hadde tilgang til av funksjonalitet og ressurser. Når den nye løsningen går live i løpet av 2019, handler det utelukkende om rollen din og hva du har behov for. Samtidig gjør automatiseringen av nettverket det mulig å flytte driftsoppgaver til support, noe som gir IT-avdelingen muligheten til å fokusere på de de gjør best; konsentrere seg om fremtiden, digitalisering av kommunale prosesser og tjenesteutvikling. Og budsjetter og kostnader er under kontroll, forteller Kent Heide.

– Jeg kjenner andre virksomheter i andre sektorer som gjør det samme som oss, men med 10 ganger større budsjetter. Etter mitt syn er det å skyte spurv med kanoner. NEXT-prosjektet, som er finansiert av Forbedringsprogrammet, bygger hele Tromsø kommunes IT-plattform på nytt, innenfor rammen av de millionene kommunene hadde til rådighet. Det får vi til i samarbeid med Cisco, som gjør tilgjengelig ny teknologi og løsninger som vi er først med i Norge. Og vi bygger vår egen plattform og vår egen sky, med plass til andre kommuner som også ønsker oppsiden knyttet til digitalisering, men som ikke har økonomiske ressurser å bruke på en tilsvarende oppgradering, forklarer Heide.

Rykker tilbake til start

NEXT-prosjektet, som startet tidlig i 2018, begynte med en gjennomgang av den eksisterende løsningen. Telenor Inpli var tidlig med som rådgiver, og fokuserte sammen med Heide både på det tekniske og på kommunens eksisterende organisasjon og prosesser.

– Tromsø kommune befant seg i samme situasjon som en rekke andre norske kommuner; flere år med for lave investeringer i IT, systemer og fagapplikasjoner som ble gamle og en organisasjon som i for stor grad måtte bruke tid på drift, brannslukking og tidkrevende rutiner, sier Heide.

Det ble raskt klart at en oppgradering og videreutvikling av denne, kom til å koste mer enn det smakte. 

– Det handler ikke om at folk ikke har gjort jobben sin, men at bordet fanger; når du forsøker å få en eldre og lite funksjonell løsning til å henge med i ett år til, ender du opp med å flikke, reparere og ta med deg eldre problemer inn i fremtiden. Da Tromsø kommune var så uredde at de bestemte seg for å kaste alt og begynne på nytt igjen, satt de også strek over en lang rekke problemer og utfordringer som ville ha fulgt med en eventuell ny versjon av den eksisterende plattformen.

Kent Heide, rådgiver i Tromsø kommune

Sammen med Telenor Inpli og Cisco satt Heide opp en liste over software og hardware som tilsammen skulle bli den nye IT-løsningen. 

– For Cisco tror jeg dette var litt som å åpne opp en godtepose og så dele de beste bitene med oss, smiler Heide. For selv om vi er en liten kunde i global sammenheng, har vi fått en bistand som har vært helt fantastisk – og avgjørende for å vi er så godt på vei.

– Cisco Application Centric Infrastrukture (ACI) og Cisco Software Defined Access (SDA) er endel av grunnstammen i nettet. Cisco HyperFlex er rammen rundt en multicloud-løsning der vi i realiteten bygger vårt eget datasenter og vår egen sky. Umbrella og Firepower er viktige sikkerhetskomponenter og Cisco Identity Service Engine (ISE) gir en unik oversikt over alt og alle som er koblet på med en adresse. Alle løsningen står sikkert på Ciscos Catalyst- og Nexus-svitsjer.

– Når vi nå reetablerer plattformen, må for eksempel alle fagapplikasjoner vurdert på nytt. Hvis de skal migreres, så skal de også dokumenteres. Dermed fornyer vi ikke bare teknologien, men går opp policy, rettigheter og rutiner på nytt – noe som selvfølgelig tar oss til et helt nytt sikkerhetsnivå.

Kent Heide ved siden av en server
- Tromsø kommune befant seg i samme situasjon som en rekke andre norske kommuner; flere år med for lave investeringer i IT, systemer og fagapplikasjoner som ble gamle og en organisasjon som i for stor grad måtte bruke tid på drift, brannslukking og tidkrevende rutiner, sier Kent Heide, rådgiver i Tromsø kommune.

Organisasjon og mennesker

Kent Heide er en teknologientusiast. Allikevel er det ikke teknologien han er mest opptatt av når vi diskuterer NEXT og Tromsø kommune med ham. 

– IT-løsningen får vi til. Det er ikke lett, men det er gjennomførbart. Utfordringen, og det største potensialet, er knyttet til organisasjonen og menneskene. For mange av dem som nå skal forholde seg til en ny løsning, kjenner den gamle veldig godt – og får tross alt jobben gjort også slik den er skrudd sammen i dag.

– Den nye løsningen er brukersentrert, på alle måter. Tilganger og rettigheter er knyttet til hvem du er og hva du trenger, ikke hvor du sitter og hva som lar seg gjøre. Selvbetjeningsløsninger, som de aller fleste er vant til å forholde seg til i hverdagen, på Facebook, på Min side hos lokalavisen eller på Gmail, blir første stoppested for både å løse problemer og dekke behov. Så etablerer vi en skikkelig 1. linje og 2. linjesupport, med fokus på brukernes behov. Og da, når disse tingene er på plass, kan dagens IT-organisasjon fokusere på videreutvikling og på å realisere gevinster i kjølvannet av digitaliseringen og Internet of Things – som NEXT-prosjektet er en forutsetning for at vi skal få til.

– Litt forenklet kan man si at de ansatte i Tromsø kommune i dag har reist 15 år tilbake i tid hver gang de har dratt på jobb og logget på IT-plattformen. Når dette prosjektet er avsluttet, blir jobben mer som hjemme, med moderne teknologi og brukerfokuserte løsninger. Og fordi Tromsø kommune tok sjansen på å si at den gamle løsningen var historie, er de også med på å skrive historie, både som kommune og som Cisco-kunde, avslutter rådgiver Kent Heide i Tromsø kommune.

Kanskje du også er interessert i: