Slik kommer du på rett side av det digitale klasseskillet

Voksen mann på feil side av det digitale klasseskillet

For første gang i historien har små bedrifter like gode muligheter til å henge med i utviklingen som store. Derfor er det ingen grunn til at din bedrift skal sakke akterut i bruken av ny teknologi.

Til tross for at Norge er et av verdens mest digitaliserte land, holder mange bedrifter fortsatt fast ved utdaterte måter å jobbe på.

Halvparten av bedriftene med under 100 ansatte registrerer fortsatt ordrer på papir. Kun én av fire bruker mobilen til timeføring, og fire av ti bruker ingen mobilapper til å forenkle arbeidshverdagen, ifølge en undersøkelse av bedrifter innen service- og håndverksbransjen.

Og det er de minste bedriftene som har kommet kortest i digitaliseringen.

– Vi ser tendensen til et digitalt klasseskille i næringslivet: mellom bedriftene som har klart å ta steget over i det digitale, og de som ikke har det, sier Marius Fjeld, som er produktsjef for skytjenester i Telenor.

Samme muligheter for alle

Egentlig er det ikke lenger noen grunn til at småbedrifter skal være digitale sinker. Tvert imot: I dag er selv avanserte digitale løsninger tilgjengelige som «hyllevare», og kan tas i bruk helt uten en egen IT-avdeling.

Det betyr at tiden da kun store bedrifter hadde tekniske ressurser til å digitalisere arbeidsprosessene, for lengst er forbi.

– Historisk er dette en ganske unik situasjon. Andre store omstillinger har som regel krevd både tekniske kunnskaper og finansielle muskler. Digitalisering, derimot, krever ikke engang en server på bakrommet. Snarere tvert imot: Det er billigere og sikrere å lagre alt i skyen, sier Fjeld.

Digitalisering gir store fordeler

Når norske bedriftsledere bør ta grep for å havne på riktig side av det digitale klasseskillet, har det flere grunner.

  • Digitale verktøy gjør at arbeidsoppgaver kan løses raskere og mer effektivt.
  • De gir bedriftene bedre kontroll over alt fra utgifter til ressursbruk.
  • De gjør det langt lettere å samarbeide både internt i bedriften og med kunder og leverandører.
  • De reduserer faren for feil og misforståelser.
  • De gir mulighet til å svare raskt og korrekt – fordi informasjonen er tilgjengelig over alt.

Til sammen betyr dette at digitalisering gir store konkurransetrinn til bedriftene som klarer å gjennomføre den.

Slik løser du manglende kompetanse

Marius Fjeld tror at manglende kompetanse er en av de viktigste grunnene til at en del av de minste bedriftene sakker akterut i digitaliseringen.

– Kravene til digital kompetanse er etter hvert blitt så omfattende at mindre bedrifter kan slite med å henge med. De sitter ikke på egne ressurser slik større bedrifter gjør, og syns derfor det er vanskelig å identifisere hvilke løsninger bedriften trenger, sier han.

For å hjelpe norske bedrifter til å lykkes, har Telenor utviklet en digital verktøykasse for bedrifter i alle størrelser. Vi tilbyr også gratis rådgivningstjenester til bedriftsledere som ønsker å lære mer om hvilke muligheter som fins.

5 viktige digitaliseringsgrep

Fjeld understreker at ulike virksomheter har ulike behov for hva og hvordan de bør digitalisere driften.
Han trekker likevel frem disse fem funksjonene som nokså generelle behov for norske bedrifter.

  1. Ordrebehandling, utlegg og timeføring: Enhver bedrift må ha kontroll over ordrer, utlegg og utførte arbeidstimer. Med riktig digital løsning kan de ansatte føre dette rett inn i bedriftens systemer også fra mobiltelefonen – slik at håndskrevne ark og lapper, påminnelses-eposter og liknende blir historie. 
  2. Fakturering via mobiltelefonen: Systemet for ordre og timeføring bør også være integrert med bedriftens faktureringssystem, og gjøre det mulig å sende og behandle fakturaer like enkelt fra en mobiltelefon som en PC. På den måten blir det enklere å få fakturert umiddelbart – og risikoen for feil i fakturaene blir langt mindre. Samme system bør sørge for at fakturaen automatisk kommer inn i regnskapet. 
  3. Prosjektarbeid: Med et skybasert prosjektstyringsverktøy blir det enkelt for prosjektleder å se oppdatert status til enhver tid – og for hver enkelt medarbeider å både se oppgavene og rapportere. Ved å velge et prosjektstyringsverktøy som også inneholder timeføring, utlegg og fakturering, blir kontorarbeidet langt mer effektivt – og ledelsen får frigjort tid til å lede i stedet for å administrere. 
  4. Skybasert dokumentflyt: I mange bedrifter blir nye versjoner av arbeidsdokumentene sendt frem og tilbake mellom medarbeiderne etter hvert som noen gjør endringer. Dermed blir det tidkrevende å finne ut hva som er endelig versjon, og stor fare for feil. Ved å lagre og redigere dokumentene i skyen, sparer bedriften tid og sikrer samtidig at alle forholder seg til nyeste versjon. 
  5. Videomøter: Teknologien bak videomøter er gammel, men fortsatt bruker norske bedrifter unødvendig mye tid på å reise til og fra fysiske møter. Ved å la videomøter overta for en del av møtene, frigjør bedriften både tid og penger til andre ting.