Med kontoret i lomma

Kvinne tar i bruk mobile kontorverktøy i jobben

Moderne mobiltelefoner er i realiteten fullverdige arbeidsverktøy. Men altfor få bedrifter utnytter mulighetene skytjenester og mobiletelefoner gir til å effektivisere arbeidet.

Telenors 4G-nett er ikke bare verdens raskeste mobilnett (ifølge Ookla Speedtest 2018). Med gjennomsnittlig hastighet på 75 Mbit/s, er det også raskere enn det nettet de aller fleste har hjemme.

Kombinert med skytjenester og stadig kraftigere smarttelefoner, åpner dette for helt nye muligheter for hvordan bedrifter kan og bør jobbe.

– De fleste vil oppleve at arbeidet blir langt mer effektivt hvis de ansatte kan bruke mobiltelefonen som det den i realiteten er: Et kraftig verktøy som de kan bruke til å løse nesten alle oppgavene de vanligvis bruker PC-en til, sier Stephen Parsli, som er leder for skytjenester i Telenor.

Noen bedrifter sakker akterut

Likevel fortsetter mange bedrifter å jobbe som før. Spesielt blant de mindre bedriftene er det få som har tilrettelagt for de ansatte å løse arbeidsoppgavene via mobilen. Dette til tross for at det i dag er enkelt og rimelig å ta i bruk løsninger som det tidligere bare var de store bedriftene som kunne bruke. Denne forskjellen mellom de digitale og de mer tradisjonelle bedrifter er i ferd med å skape et digitalt klasseskille i næringslivet – hvor bedriftene som henger med i digitaliseringen, får store konkurransefortrinn gjennom å jobbe raskere og mer effektivt.

Vi vet at medarbeiderne i mindre bedrifter er like mye på farta som ansatte i store virksomheter. Uten moderne, mobile IT-løsninger betyr det gjerne at viktige oppgaver blir utsatt til den ansatte igjen sitter foran PC-en på kontoret.

- Tidligere var det vanskelig å gjøre slike arbeidsoppgaver på mobilen, pga. liten skjerm, lite tastatur og et brukergrensesnitt som ikke var tilpasset, sier Parsli. Data var også lagret på IT-systemer som var godt låst inn på bedriftenes nettverk, uten mulighet for å kunne nå dette utenfra.

Nå derimot er det egne applikasjoner som er utviklet nettopp med tanke på mobilens størrelse, og med skytjenester har man alltid tilgang til alt man trenger av dokumenter og data. Da har man plutselig muligheter til å gjøre jobben både raskere og enklere og uten å måtte vente til man er tilbake på PC-en.

Det er nemlig det vi ofte ser, at viktige oppgaver som timeregistrering, rapportering på oppgaver og oppdatering av dokumenter blir utsatt til man er tilbake på arbeidsplassen, noe som igjen fører til at både den ansatte og kollegene kan jobbe mindre effektivt: Prosjektleder mangler oppdatert oversikt over både fremdrift og tidsbruk. Den økonomiansvarlige må vente med å fakturere kunden. Og både utlegg, notater og dokumentrettelser forsvinner fordi de bare ble skrevet på en gul lapp eller i en epost til seg selv.

Gjør arbeidet mer fleksibelt

Men hvorfor legge så stor vekt på mobiltelefonen og skybaserte løsninger?

Grunnen er enkel: Til forskjell fra PC-en har vi mobiltelefonen tilgjengelig overalt. Uansett om vi er på farten, hos kunden, i butikken eller spiser lunsj, har så godt som alle mobilen parat i lommen.

Det betyr at alle programmer og dokumenter som medarbeiderne trenger, også bør være tilgjengelige via en mobiltelefon.

Telenor formidler skytjenester for alt fra prosjektstyring og -oppfølging til timeregistrering, fakturering, reiseregninger og samhandling. Felles for dem alle er at de fungerer både på mobiltelefon og PC, og siden det ligger i skyen sikrer det at endringene blir automatisk synkronisert til alle enheter.

– Hvilke løsninger som gir størst effekt for din bedrift, avhenger av hva dere jobber med. I dag fins det mobile applikasjoner for så å si alle kontoroppgavene i bedrifter, sier Stephen Parsli.

Fjerner tidstyver

Ved å gå over til et skybasert system, tilrettelegger bedriftsledere for at de ansatte kan jobbe mer effektivt og benytte seg av både PC og mobilen som arbeidsverktøy. Dette har mange fordeler:

  1. Sparer tid for og penger. Ved å bruke mobilen til å gjøre oppgaver som timeregistrering, fakturering og reiseregning, slipper de ansatte å måtte innom kontoret ens ærend for å rapportere til bedriftens system. Verktøyene medfører også at medarbeiderne kan utnytte dødtid på f.eks. reise effektivt. Gjennom full tilgang til å redigere dokumenter i skyen fra mobilen, slipper de dobbeltarbeidet med å rydde opp i lokale versjoner eller huskelapper til seg selv når de sitter foran PC-en. Tidsbesparelsen kan igjen gi tid og rom til å løse flere oppdrag, eller mindre overtidsbruk.
  2. Raskere rapportering. Når fakturagrunnlag, reiseregninger og så videre blir levert umiddelbart via telefonen, slipper medarbeiderne som jobber med dette, å vente og å purre opp skjemaer fra kollegaene. Resultatet blir at ledelsen har bedre og mer oppdatert oversikt når de skal fatte beslutninger.
  3. Bedre samarbeid. Ved at alle i bedriften har tilgang selv når de ikke sitter foran PC-en, blir det enklere å følge opp prosjekter, diskutere arbeidsdokumenter, og sette opp møter med medarbeidere som ikke sitter på kontoret.
  4. Færre feil. Registrering og dokumentasjon blir alltid riktigst når det gjøres med en gang. Og ved at medarbeiderne har oppdaterte dokumenter og arbeidslister på mobilen, er det enkelt å unngå misforståelser. Det gir sikkerhet for at de svarer kunden utfra riktig dokument. Og bedriften unngår feil fordi endringer gjort på farten ikke er lagt inn i «hoveddokumentet», eller at ordrer blir glemt fordi de ikke er ført inn i bedriftens system.
  5. Mindre frustrasjon. Ulike versjoner av samme dokument, misforståelser fordi ikke alle er oppdatert, fakturagrunnlag og kvitteringer som forsvinner eller må purres opp, og prosjekter hvor oppfølging og planlegging må utsettes fordi ingen vet helt hva som er gjort og ikke. Slike ting kan skape stor frustrasjon. Når de ansatte kan løse oppgaver når som helst, med mobilen, vil bedriften fjerne mange av disse kildene til irritasjon.

Hva med sikkerheten?

Samtidig som mobiltelefonen kan effektivisere arbeidet, er mange bedriftsledere skeptiske til å ha bedriftens systemer og dokumenter tilgjengelig via skytjenester og på alle ansattes mobiler.

Mange bedriftsledere anser det som risikabelt å flytte bedriftens data over på skylagring. Overføring av data til andres varetekt og ut av landet oppleves som risikofylt.

Kjell Kjebekk som business manager for sikkerhet i Telenor Norge, er derimot veldig tydelig.

– Skyleverandørene har store team av eksperter som jobber med sikkerhet. Derfor vil kun svært store bedrifter ha en sikkerhet som i det hele tatt nærmer seg sikkerheten i skytjenestene. For de aller, aller fleste norske bedrifter, vil skylagring dermed gi bedre sikkerhet for dataene enn bedriftens egen server kan gi.

Hva så med mobiltelefonen? Det er jo tross alt relativt vanlig at mobiltelefonen blir mistet eller stjålet. For å løsninger redusere risikoen for misbruk, bør bedriftens ansatte sikre telefonen med en kode. Det aller beste er om man bruker fingeravtrykk eller ansiktsgjenkjenning for å låse opp, men PIN-kode er også en god nok sikring for mange bedrifter.

Telenor tilbyr også en løsning for bedrifter som ønsker en ytterligere sikring (Telenor MDM). Telenor MDM er en skalerbar og skybasert sikkerhetsløsning som gir bedriften kontroll over mobile enheter, og hvor bedriften kan sette regler for mobilbruk som f.eks. at mobilen må ha pinkode for å få tilgang til bedriftens systemer.  Her kan man også dele telefonen inn i en «privatdel» og en «bedriftsdel». På denne måten unngår de at uvedkommende får tilgang til bedriftens programmer og dokumenter.

– Todelingen i Telenor MDM gjør også at den ansatte raskt kan slette alt i bedriftsdelen hvis mobilen skulle bli borte. Når medarbeideren har fått seg ny telefon, sørger skylagringen for at alle dokumenter, eposter, kalenderoppføringer og så videre kan lastes inn igjen raskt og enkelt, understreker Kjebekk.

Start med det viktigste

Det er mange gode grunner for å ta skrittet over i den digitale arbeidshverdagen og gi de ansatte moderne verktøy som skybaserte løsninger og mobiltelefoner med mulighet til å utføre en større del av arbeidshverdagen. Men hvor starter man når man som bedrift ikke har en stor IT-avdeling eller mye kompetanse på slike løsninger?

Det er flere veier til mål. Noen bedrifter gjør det gradvis ved å f.eks. begynne med grunnleggende tjenester som e-post og dokumentarkiv. Andre selskaper ser muligheten til å flytte alt ut i skyen på en gang og dermed frigjøre tid og kostnader man i dag bruker på vedlikehold av lokale IT-løsninger og hardware. Hva som er best for din bedrift er avhengig av hvilket behov dere har og hvordan dere både jobber i dag og ikke minst hvordan dere ønsker å jobbe i morgen.

Trenger du hjelp til å finne de beste mobile løsningene for din bedrift?

I Telenor har vi rådgivere som står klare til å hjelpe deg. I løpet av en 30 minutters rådgiversamtale hjelper vi deg med å avdekke hvilke behov din bedrift har. Deretter ser vi på hvilke løsninger som vil gi best effekt slik at de ansatte kan jobbe smartere og benytte skytjenester og mobilen som et arbeidsverktøy.